Унификация и стандартизация управленческих документов

• наличие информации, смыслового содержания;
• стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
• функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

     Документ - сложный объект, представляющий собой  единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его  сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического  направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. sistema - целое, составленное из частей, соединение).

     Документ  представляет собой систему - множество  закономерно связанных друг с  другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство.

     Элемент - предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих  необходимую для существования  системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

     Понятие системы относительно, как и понятие  элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными  подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев.

     Документ  как целое - это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

     Изучение  документа как системы состоит  в выявлении его элементов, подсистем  и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются  признаки и параметры, характеризующие  документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

     При системном подходе изучаемый  документ рассматривается как часть  более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому, прежде всего, важно  выяснить, частью какой более общей  системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

     Документ  представляет собой относительно самостоятельную  систему благодаря наличию собственных  признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету; по совокупности признаков можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от признака свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

     Документ  всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (учебник - учебная, указ - правовая, афиша - рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная).

     Знание  функций документа позволяет  уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов  и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа. 
 
 
 

       4. Бланки документов

     Бланк документа - это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

     Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в  государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее  отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа. Но, бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом.

     В организации обычно применяются  два вида бланков - для письма и  общий бланк для всех других видов  документов. Бланк для письма и  общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов: 

     Герб (реквизиты 01и 02).

     Герб  изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных  органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 03.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

     Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учёту.

     В новом ГОСТе Р 6.30-2003 введён раздел Требования к изготовлению, учёту, использованию  и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нём указывается, что гербовые бланки подлежат особому учёту:

     "На  гербовых бланках типографским  способом или нумератором проставляют  порядковые номера, а при необходимости  и серии этих номеров. Учёт  гербовых бланков ведётся раздельно  по видам бланков в регистрационно-учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

     при поступлении бланков:

• наименование вида гербового бланка;
• дата поступления;
• номер сопроводительного документа;
• наименование организации - поставщика гербовых бланков;
• количество экземпляров;
• серия и номера гербовых бланков;
• при выдаче бланков:
• наименование вида гербового бланка;
• количество экземпляров;
• серия и номера гербовых бланков;
• наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
• расписка в получении;
• примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

     Гербовые  бланки хранят в надежно запираемых и опечатанных шкафах. Уничтожение  гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно - регистрационной форме" (ГОСТ Р 6.30-2003 п. 5.4, 5.5, 5.6).

     Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, помните, что Правительством Российской Федерации издано Постановление "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", в котором установлено, что "изготовление ... бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические... предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне".

     В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

     Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный  герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

     Эмблема облегчает поиск документа, позволяет  сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стране эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка, на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка, на уровне наименования фирмы. Наименование автора документа (реквизит 06)

     В бланке мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях - наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

     Вышестоящая инстанция указывается лишь в  бланках тех предприятий или  организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

     В настоящее время быстро растет количество организаций, имеющих постоянных иностранных  корреспондентов. Для переписки  с ними разрабатываются специальные  бланки, в которых наименование организации  и адрес воспроизводятся дважды на русском и иностранном (чаще всего английском) языках.