"Унификация и  стандартизация управленческих  документов"

Содержание 

      Унификация и стандартизация  управленческих документов            3 
 

   Приказ  об  итогах  работы  с  документами   в   2001г.   В   ОАО”Родина”

   15 
 

   Список                     использованной                      литературы

   16 
 
 

    1.  Унификация  и стандартизация управленческих  документов. 
 

    Унификация  документов   заключается   в    установлении    единообразия

состава  и  форм  управленческих  документов,  фиксирующих     осуществление

однотипных управленческих функций и задач.

    Стандартизация   документов    -    форма    юридического    закрепления

проведенной  унификации  и    уровня    ее    обязательности.    Установлены

следующие категории  стандартов:

. государственные стандарты (ГОСТ).

. отраслевые стандарты  (ОСТ);

. республиканские  стандарты (РСТ).

         Унификация документов  проводится  в  целях  сокращения  количества

применяемых  документов,   типизации   их    форм,    повышения    качества,

снижения   трудоемкости     их    обработки,    достижения    информационной

совместимости  различных   систем    документации    по    одноименным     и

смежным   функциям     управления,    более    эффективного    использования

вычислительной  техники.

    Работа по унификации включает:

.  разработку   УСД,    которая     осуществляется     министерствами     и

   ведомствами,  ответственными       за       соответствующие       системы

   документации;

.   внедрение   межотраслевых        (межведомственных)        УСД        в

   республиканских  и отраслевых УСД:

. внедрение разработанных  ОКТЭИ;

.  ведение   УСД   и   ОКТЭИ   с     целью     поддержания     достоверности

   информации  и их дальнейшее развитие;

.   разработку   комплексов      отраслевых      унифицированных       форм

   документов, отражающих  специфику   отрасли   и  не  вошедших  в  УСД,   а

   также их  государственную регистрацию;

.   разработку    отраслевых      классификаторов     технико-экономической

   информации, отражающих специфику отрасли.

    Организационное    и   методическое    руководство    унификацией      и

стандартизацией    документов,    координацию     работ      и      контроль

осуществляет  головная    организация    по    координации    внедрения    и

ведения УСД и ОКТЭИ в республике.  На отраслевом уровне эту  работу    ведет

головная  организация  по  внедрению и ведению УСД  и ОКТЭИ в   отрасли.

          Унификацию  и  стандартизацию  управленческих  документов  следует

рассматривать   как   один   из   факторов   повышения    производительности

управленческого  труда.  Унификация  документов  -  это  выбор  рациональных

структур  их  построения,  приведение  документов  единообразию  на   основе

установления рационального  количества их форм  и  типизация  их  построения.

Она применяется  не  только  к  управленческим  документам,  но  и  к  новым

системам. Например, унифицированы проездные, авиационные  и  железнодорожные

билеты. 

          Основными принципами унификации  документов являются: 

- унификация от  общего  к  частному.  Заключается  в  построении  формуляра-

образца документов для конкретной системы  документации  и  установлении  на

его основе состава  реквизитов для  данной  системы  документации,  отдельных

видов документов, конкретного документа и т. д.; 

-  единообразие  форм  документов  и  правил  их  построения,   составления,

оформления. Обеспечивается путем  максимальной  типизации  и  трафаретизации

документов, унификации расположения  данных  на  поле  документа,  выработки

технологий и  условных сокращений; 

- комплексность  унификации. При ее проведении  должны  предусматриваться  все

требования к  документу на всех стадиях его  создания,  заполнения,  обработки

и хранения. Кроме  того, должны учитываться психофизиологические  возможности

человека и параметры технических средств; 

- информативность.  Означает включение в  документы   только  тех  реквизитов,

которые нужны  для решения  конкретных  задач,  для  поиска  и  подтверждения

юридической силы документа; 

- сокращение числа  видов документов. Достигается за  счет  совершенствования

методов  управления,  например,  в  направлении   повсеместного   применения

оргтехники; 

- стабильность  требований  к  документам  (установлены  государственными  и

отраслевыми стандартами); 

- сопряжение с  действующими системами классификации и  кодирования  технико-

экономической информации; 

- экономичность.  Достигается за счет обоснованного   включения  документов  в

систему документации, широкого применения бланков,  рациональной  компоновки

форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д. 

         Существует  3  способа  унификации  текстов:  трафарет,  анкета   и

таблица. 

Трафарет- это  способ  фиксации  постоянной  информации  в  виде  связанного

текста с пробелами  для переменной информации. В  форме  трафарета  создаются

ряд приказов, заявлений. 

Анкета-  способ   представления   унифицированного   текста,   при   котором

постоянная информация  располагается  в  левой  части  листа,  а  переменная

вносится в документ в процессе его  составления  в  правую  часть  листа.  В

унифицированной системе  документации  на  организационно-  распорядительные

документы  анкетным  методом  смоделированы  приказы  по  приему,  переводу,

увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства  анкет:

упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы;  создаются

предпосылки для  копирования информации. 

         Таблица  -  разорванный  текст,  расположенный   по   определенному

принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике,  а

переменная - на пересечении  соответствующих граф и строк.  Обладает  большой

информационной  емкостью,  позволяет  строго  классифицировать,   кодировать

информацию, легко  суммировать данные. Однако он более  сложен  в  машинописи.

В табличной форме  в УСД по  ОРД  представлены:  штатное  расписание,  график

отпусков, кадровые приказы. 

Эффект от  унификации  и  стандартизации  управленческих  документов  бывает

косвенным  (  повышение  качества  управления,  эффективности  использования

оргтехники,  ускорении  оборачиваемости  финансовых  средств)  и  прямым   (

снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на  заработную  плату)  при

работе с  документами,  расхода  материалов  на  их  изготовление,  удельных

капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники). 

         Стандартизация – это деятельность  по установлению норм, правил  и

характеристик в  целях обеспечения:

    - безопасности  продукции, работ и услуг; жизни  и здоровья

    - технической  и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой

      продукцией

    - экономии  всех видов ресурсов.

          Все ГОСТы, действующие на территории  нашей страны обьединены в

единую государственную  систему стандартизацию – иерархически организованную

систему классификации и самих ГОСТов.

      В целях сокращения количества  применяемых в деятельности учреждения

документов, типизации  их формы, снижения трудовых, временных  и материальных

затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости

автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по

унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). 

      УДС – совокупность взаимосвязанных  унифицированных форм документа,

обеспечивающих  документированное представление данных в определенных видах

хозяйственной деятельности.

      В основе создания УСД лежит  метод унификация – установление

единообразия состава  и форм управленческих документов создаваемых  при

решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются

классификаторы  технико-экономической с социальной информации,

обеспечивающих  интегративную автоматизированную обработку данных.

      Государственная система документированного  обеспечения управления

(ГСДОУ) – это  совокупность принципов и правил устанавливающих единые

требования в  документации управленческой деятельности и организации работы

с документами  в органах государственного управления на предприятиях.

      Основная цель ГСДОУ упорядочивание  документа оборота организации

сокращения количества и повышение  количества документов, создание наиболее

благоприятных условий  для применения технических средств  и современных

технологий сбора., обработки и анализа информации.

      Основные положения ГСДОУ охватывают  вопросы документирования

управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации

и автоматизации  работы с документами.

      Различают следующие виды документов:

    - По  назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и

      средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

    - По  происхождению (служебные и личные  документы).

    - По  форме (индивидуальные, типовые,  трафаретные).

    - По  срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,

      временные).

    - По  месту составления (внутренние и внешние).

    - По  наименованию (проказы, указы, отчеты).

    - По  стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).