Унификация и стандартизация управленческих документов

      При составлении документов используются  следующий состав реквизитов:

      01 – герб РФ

      02 – герб субъекта РФ

      03 – эмблема организации или товарный знак

      04 – код организации

      05 – код формы документа

      06 – наименование организации

      07 – справочные данные об организации

      08 – наименование вида документа

      09 – дата документа

      10 – регистрационный номер документа

      11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа

      12 – место составления или  издания документа

      13 – гриф ограничения доступа  к документу

      14 – адресат

      15 – гриф утверждения документа

      16 – резолюция

      17 – заголовок к тексту

      18 – отметка о контроле

      19 – текст документа

      20 – отметка о наличии приложения

      21 – подпись

      22 – гриф согласования документа

      23 – визы согласования документа

      24 – печать

     25 – отметка о замирении копии

      26 – отметка об исполнителе

      27 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело

      28 – отметка о поступлении  документа в организацию

      29 – отметка для автоматического  поиска документа. 

    1. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о

       государственном гербе РФ.

    2. –  помешают на бланках документа  в соответствии с правовыми  актами

       субъектов РФ.

    3. –  эмблему организации или товарный  знак помещают на бланках

       организаций в соответствии с  уставом (Положение об организации)  если

       на бланке уже есть герб  РФ или герб субъекта РФ, то  эмблему не

       воспроизводят.

    4. –  код организации расставляют  по общероссийскому классификатору

       предприятий.

    5. –  код формы документа расставляют  по общероссийскому классификатору

       управления документации.

    6. –  наименование организации должно  соответствовать наименованию,

       закрепленному учредительному документу.  Наименование на иностранном

       языке воспроизводят в тех  случаях, когда оно закреплено  в уставе и

       располагают ниже наименования  на русском языке. Пример:           ООО

       «СИГМА»

                                            “SIGMA” Ltd

    7. –  справочные данные об организации  включают: почтовый адрес,

                                                         номер телефона и

       другие сведения по решению  организации (номера            факсов,

       счетов в банке, адрес электронной  почты, web – страница в

                                      интернете). Пример:     352290

       Краснодарский край

                                 Отрадненский р-н

                                  Ул. Мира

                                  АО «ОГОНЕК»

                                  Р/с 20012345627744121235

                                  Тел.:

                                  Факс:

    8. –  наименование вида документа  составляемого или изданного  в

       организации регламентируется уставом  и должно соответствовать видам

       документов предусмотренной в  УРД. Этот реквизит оформляется

       заглавными буквами и пишется  на всех документах кроме писем.

    9. –  датой документа является дата  его подписания или утверждения.

       Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности:

       день, месяц, год.

   10. – регистрационный  номер документа состоит из  его порядкового номера,

       который можно дополнять.

   11. – ссылка  на регистрационный номер включает  регистрационный номер и

       дату, на который дается ответ.

   12. – указывают  в том случае если затруднено  его определение по

       реквизитам.

   13. – гриф  ограничения доступа для служебного  пользования (СЕКРЕТНО),

       конфиденциально (коммерческая тайна)  расставляется без кавычек в

       правом углу.

   14. – адресат  при адресовании в организацию  ее название указывают в

       именительном падеже, должность  в дательном падеже.

   15. – гриф  утверждения документа расставляется  в правом верхнем углу

       документа. Документ может утверждаться должестным лицом или

       специальным создавшим документом. При утверждении документа

       должестным лицом расставляется  гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ»,

       наименование должности лица  утверждающего документ, личная подпись и

       её расшифровка, ее дата.

   Пример:                          УТВЕРЖДАЮ

                                             Гениральный директор

                                          ЗАО «ГРАНД»

                                         Личная подпись расшифровка подписи

   16. – резолюция   пишется руководителем непосредственно  на документе и

   включает:

    - фамилию  исполнителя (кому поручается)

    - содержание  поручения (конкретные действия)

    - срок  исполнения

    - подпись  руководителя и дата подписания.

Пример:  Соловьеву  А.В. подготовить проект приказа

            К 18.09.01 личная подпись  18.08.01

17. – заголовок  к тексту включает краткое  содержание документа. Заголовок

согласуется наименованием  вида документа и может отвечать на вопросы: о

чем, о ком или  кого, чего.

Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)

               2). АКТ

                    списания продукции.

18. – отметка  о контроле ставится должным  лицом или подразделением,

осуществляющим  контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на

поле документа  рядом с заголовком буквой «К»  или словом на штампе

«контроль».

19. – текст документа  обычно состоит из двух частей. В первой части

указывается причины, основания, цели составления документа. Во второй

выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание

документа не нуждается  в пояснении текст содержит одну заключительную

часть.

20. – если в  приложении не употреблялось  в тексте то указывается его

наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких

приложений то они нумеруются.

Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз.

                        2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в 17

экз.

      Приложение к распорядительным  документам должно оформляться в правом

верхнем углу и  должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия

распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.

Пример:                                    Приложение 1

                                           К приказу директора ОАО «ЭРА»

                                           От 01.04.2001 №12

21. – подпись  включает наименование должности  лица подписавшего документ (с

указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись

и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.

22. – гриф согласования  документа состоит из слова  «СОГЛАСОВАННО»,

должности лица, с  которым согласовывается документ (включает наименование

организации, подписи  и ее расшифровки и даты согласования).

Пример: СОГЛАСОВАНО

             Начальник Департамента образования

             Подпись ее расшифровка

             18.09.01

23. – визы согласования  документа включает подпись визирующего,  ее

расшифровки, дату, при необходимости должность  визирующего.

Пример: Юрист консулат

             Подпись ее расшифровка

             18.09.2001

24. – печать  заверяет подлинность подписи  должестного лица на документах

предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право

лица, фиксирующих  факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

25. – отметка  о замирении копии необходима  при заверении соответствия копии

документа подлиннику. Отметка содержит за верительную  надпись «Верно»,

должность лица заверившего  подпись, подпись и ее расшифровка, дата

замирения.

Пример: Верно

             Менеджер по персоналу     подпись ее расшифровка

             18.09.2001

      Для замирения более важных  документов расставляется печать.

26. – отметка  об исполнителе включает фамилию  исполнителя документа и номер

его телефона. Отметку  об исполнителе располагают на лицевой  стороне или при

отсутствии места  на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем

углу.

27. – отметка  об исполнении документа и  направление его в дело включает

следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует

документ, свидетельствующий  об исполнении или при наличии  такого документа

ссылку на его  дату и номер документа.

28. – отметка  о поступлении документа в  организацию содержит порядковый

номер и дату поступления  документа. Отметку о поступлении документа в

организацию проставляют  в виде штампа. Автоматическим нумератором  или иным

способом у нижнего  поля первого листа документа.

29. – отметка  для автоматического поиска может  включать имя файла и другие

данные о документе.