Встреча посетителей

Содержание.

1. Встреча посетителей…………………………………………………….3
2. Приём к руководителю…………………………………………………4
3. Приём посетителей по личным вопросам……………………………..6
4. Список использованной литературы…………………………………..8

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 

1. Встреча посетителей

Прием посетителей - одна из важнейших функций секретаря. Первое    впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее. Секретарь руководителя организует прием посетителей руководством.

Прежде всего  следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так  как приемная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом. Организация приема зависит от категории посетителей:

1          сотрудников своей организации;

2          сотрудников других организаций:

а.         по предварительной договоренности;

б.         прибывших внезапно.

3          посетителей поличным вопросам.

Во всех случаях  секретарь прежде всего приветливо здоровается с вошедшим. 

2. Приём к руководителю

Так как секретарь  помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто  дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Организуя прием  к руководителю, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время.

Для приема остальных  сотрудников организации по текущим  вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя, К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

При приеме работников других организаций после приветствия  надо выяснить и записать:

♦          фамилию, имя, отчество;

♦          организацию, которую он представляет, и его должность;

♦          по какому вопросу;

♦          было ли назначено время приема.

Сегодня часто  посетитель представляется секретарю, вручая ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Посетителю следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено.

Выяснив вопрос, являющийся целью посещения, секретарь  может сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.

Если посетитель будет принят руководителем, о нем  докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нем. Иногда секретарь подбирает и передает руководителю необходимые для разговора документы.

В случае задержки приема посетителя ему предлагают подождать, посмотреть газеты, журналы, проспекты. В том случае, когда время приема было назначено, а руководитель занят, секретарь должен в вежливой форме извиниться, объяснить причину задержки, указать, на какое время прием переносится или договориться о другом дне посещения. 

По своему усмотрению секретарь может предложить ожидающему посетителю чай или кофе.

Если о переносе приема по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, срочный вызов и т.д.) известно заранее, необходимо связаться с посетителем, поставить его в известность и договориться о времени, на которое прием перенесен.

О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках  организации, пришедших на прием, можно  доложить по телефону. Пришедших на прием из других организаций представляют руководителю, четко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную карточку или запись сведений о нем.

Некоторую особенность  имеет прием командированных  работников. В этом случае секретарь  может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.

В случае отсутствия руководителя секретарь, в зависимости  от решаемого вопроса, может направить  посетителя к его заместителям. Во всех случаях задача секретаря - направить  посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами и избавить руководителя от лишних приемов.

3. Приём посетителей по личным вопросам

Несколько иной порядок имеет прием граждан  по личным вопросам.

Личный прием  в соответствии с законодательством  осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники,

Прием граждан  должен быть тщательно организован. Прежде всего устанавливается место и время приема. Должны быть выделены дни и часы, в которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всего проводить еженедельные приемы посетителей.

Прием ведется  в помещении, имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема населения.

Приемная должна быть хорошо оборудована, предусмотрены  стулья, стол, за которыми обращение  может быть оформлено в письменном виде. Должна быть бумага, ручки. Рекомендуется широко использовать "немую справку" с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют

граждан.

При личном приеме руководителю помогает секретарь, встречающий  посетителей и ведущий их регистрацию.

Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность  секретаря во многом определяют атмосферу приемной.

Во время личного  приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются: дата приема, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и результаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на регистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно  внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление  сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения.

В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местонахождения, телефонах и т.д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                               Министерство образования и науки  Р.Ф.

                   Государственное образовательное  учреждение среднего 

                                    профессионального образования.

                                                           ВМТ. 
 
 

                                    Реферат.

                                     Прием посетителей.

                                        Р.032000.19.000.000. 
 
 
 
 
 

                                                      

                                                                             Преподаватель: Царева Н.В.

                                                                             Студент: Мифтяхова Е.И

                                                  
 
 
 
 

                                                г.Выкса 2011 год.

Список  использованной литературы 

1. Журнал "Секретарское дело" №3, М., 1997 г.

2. Журнал "Секретарское дело" №4, М., 1997 г.

3. Половцов А. А. «Дневник секретаря» А. А. Половцова в 2-х томах, М., 1996