Выдача и изъятие дел

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.

Введение………………………………………………………………………3

1. Общие вопросы организации хранения документов……………………5

1.1. Как составляется  номенклатура дел …………………………………..5

1.2. Формирование  дел ……………………………………………………...7

2. Выдача и  изъятие дел …………………………………………………….9

2.1. Оформление  дел и передача в архивное хранение на примере

       ООО «Звезда»……………………………………………………………12

2.2. Организация  хранения документов……………………………………18

Заключение…………………………………………………………………..21

Список используемой литературы…………………………………………23

Приложения………………………………………………………………….25 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Актуальность  темы. 

Ежедневно в  организациях и учреждениях разрабатывается  и поступает большое количество различных видов документов. Все  они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти  нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система  организации хранения документов в  организации после окончания  работы с ними, но до поступления  в архив. Соблюдение всех правил позволяет  не только не потерять, но легко и  оперативно находить важные документы.

     Целью работы является оформление дел и передача  в архивное хранение.

     Согласно  пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Это, так называемые первичные учетные  документы, на основании которых  собственно и ведется бухгалтерский  учет. Кроме того, бухгалтеру приходится вести соответствующие регистры, а также составлять отчетность. В  итоге накапливается большое  количество документации. И естественно  возникает вопрос: куда девать все  эти «бумажки»? Сдать в архив  – скажете вы. Но как правильно  это сделать? Как долго хранить  те или иные документы? А когда  этот срок закончится, что делать дальше?

     В 2003 году вступил в силу ряд документов, так или иначе, касающихся хранения документов на предприятиях. В частности, это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», он утвержден постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 года № 65-ст, и вступил в силу с 1 июля 2003 года. Ну и, конечно же, постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов». Последний документ предназначен для акционерных обществ. Как вы помните, Федеральный закон "Об акционерных обществах" содержит требование: акционерное общество обязано хранить по месту своего нахождения документы, перечень которых определен в статье 89 указанного Закона. При этом порядок и сроки хранения таких документов, согласно закону, должны были быть установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России). Однако, до последнего времени документа, регулирующего этот вопрос, не существовало (за исключением документа общего характера, применимого не только к акционерным обществам, но и к организациям различных организационно-правовых форм - Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.).

Теперь  принят специальный документ, определяющий порядок, сроки хранения документов акционерного общества, а также порядок их уничтожения и передачи в архив - постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

      Предметом исследования – система обеспечения сохранности документации в организации.

     В данной работе расскажу о том, как организовать хранение, передачу в архив и уничтожение бухгалтерских документов.  
 

1. Общие вопросы  организации хранения документов

     Сразу отметить хочу, что документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.

Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются  номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются  приспособлениями для опечатывания.

Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь  только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует  только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с  содержанием документа, но не более  чем на один рабочий день.

1. Как составляется номенклатура дел

     Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Так что же такое  номенклатура дел? Это систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом  называется совокупность документов или  документ, относящийся к одному вопросу  или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение  содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 51141-98).

Номенклатура  дел составляется для обеспечения  оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

Различают сводную  номенклатуру дел организации и  номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит  из номенклатур дел структурных  подразделений.

Заметьте: в целях  унификации группировки документов для предприятий определенной категории  существуют примерные и типовые  номенклатуры дел. Они являются методическими  пособиями, другими словами, основываясь  на них, организация может составить  номенклатуру дел для себя и для  своих подразделений.

В небольших  организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации  составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное  хранение.

Обратите внимание: в том случае, если организация  сдает документы на государственное  хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

Примерная последовательность расположения разделов в сводной  номенклатуре дел может выглядеть  следующим образом: канцелярия, производственно-технический  отдел, отдел организации труда  и заработной платы, бухгалтерия, отдел  кадров, административно-хозяйственный  отдел. Сводная номенклатура дел  должна предусматривать заголовки  для всех документов, образующихся в деятельности организации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки  печатных изданий (тарифы, справочники  и т. п.). Заголовки дел по не разрешенным  в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации  следующего года с тем же индексом.

     Номенклатура  дел организации печатается в  нескольких экземплярах. Первых экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый –  в государственном архиве, в который  передаются документы данной организации.

О фактическом  наличии заведенных за год дел  сообщается архиву организации.

Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце  каждого года она уточняется руководителем  организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

2. Формирование дел

     Единые  требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной  системе документального обеспечения  управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Эта система издана еще в  советские времена, но, тем не менее, действует до сих пор.

Так вот, формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежность документационного  обслуживания управления; сохранность  документов.

Согласно ГСДОУ  формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации  документов. Основой формирования дел  является номенклатура дел соответственно организации или ее подразделений.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение и раскладка исполненных документов в дела;

- расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

- оформление обложек дел.

Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные  документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или  временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

Здесь нужно  сказать несколько слов о том, как определить срок в течение  следует хранить тот или иной документ. Если обратиться к статье 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее  – Закон № 129-ФЗ), то там указано, что организации обязаны хранить  первичные учетные документы  в течение сроков, установленных  с соответствии с правилами организации  государственного архивного дела. Причем этот срок должен быть не менее пяти лет. Конкретные же сроки хранения бухгалтерских документов содержаться в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г., а также в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г. Кроме того, как мы уже отметили, для акционерных обществ теперь утверждены свои сроки хранения документации. Они определены в постановлении ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Однако вернемся к формированию дел. В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие  дела, в которые группируют документы  за несколько лет (например, личные дела).

Документы в  деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом  порядке идут документы, возникающие  по мере решения вопроса.

Приложения к  документам независимо от даты их утверждения  или составления присоединяются к документам, к которым они  относятся.

Переписка группируется в пределах календарного года и располагается  в хронологическом порядке. Приказы  по личному составу комплектуются  в дела в соответствии со сроками  их хранения. Приказы (распоряжения) о  приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело. Приказы о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных  командировках – в другое дело. Раздельное формирование дел объясняется  разностью в сроках хранения: срок хранения документов первой группы 75 лет, второй – 5.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных  стандартов и других нормативных  актов. Неправильно оформленные  документы возвращаются исполнителю  для доработки.

Дело должно содержать не более 250 листов, при  общей толщине не более 40 мм.

Методическое  руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных  подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом.

2. Выдача и изъятие бухгалтерских документов

     Выдача  во временное пользование бухгалтерских  документов работникам других подразделений, как правило, не допускается. В отдельных  случаях документы могут быть выданы (извлечены из дела) только по распоряжению главного бухгалтера и  с ведома руководителя организации. Вместо выданного документа в  дело помещается лист-заместитель.

При выдаче дела целиком заполняется карта-заместитель  дела. Карта помещается на месте  выданного дела.

Первичные учетные  документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия  и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями  на основании их постановлений и  в соответствии с законодательством  Российской Федерации. Об этом сказано  в пункте 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.