Выдача и изъятие дел

     Изъятие оформляется протоколом и осуществляется в присутствии должностного лица организации, документ или дело которой  изымается. Следует отметить, что  главный бухгалтер или другое должностное лицо с разрешения и  в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, вправе снять с них копии с указанием  основания и даты изъятия.

В тех случаях, когда изымаются недооформленные  тома документов (например, не подшитые, непронумерованные), то с разрешения представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные  лица организации могут дооформить эти тома.

     Копия протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам  организации под роспись.

Не допускается  производство выемки документов в ночное время.

В случае пропажи  или гибели первичных учетных  документов в соответствии с действующими нормативными актами, руководитель организации  назначает приказом комиссию по расследованию  причин пропажи, гибели документов. В  необходимых случаях для участия  в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который  утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей  организации.

Экспертиза ценности документов

Подготовка документов к последующему хранению и использованию  является завершающим этапом делопроизводственного  процесса и включает экспертизу научной  и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение  сохранности документов, передачу их в архив организации.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или  установление сроков их хранения. Как  правило, обязанность сдавать документы  в госархивы, возложена на государственные  и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные предприятия, с которыми заключены соответствующие  соглашения, также должны это делать. Это, так называемые источники комплектования архивов. Перечни таких предприятий  определяются в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации  об Архивном фонде Российской Федерации  и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341-1 и  Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552.

Для организации  и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное  хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в  проведении экспертизы в министерствах  и ведомствах создаются постоянно  действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие  экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных  работников в количестве не менее  трех человек.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют  правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем  просмотра описей актов и других документов.

Экспертная  комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК.

Негосударственные организации самостоятельно принимают  решения по экспертизе ценности документов. Результатом работы ЭК является распределение  документов на четыре группы по различным  срокам хранения:

постоянного хранения;

временного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока  хранения.

Дела постоянного  и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся в архиве организации. Однако если документы  имеют, скажем, историческую или научную  ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный  архив. Конечно же, при условии, что  с ними заключено соответствующее  соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно  в организации, а по истечении  срока хранения уничтожаются.

Уничтожение документов и дел оформляется актом. См . в приложение

Уничтожение дел  с истекшим сроком хранения, имеющих  грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями. 
 
 
 

1. Оформление  дел и передача их на архивное хранение.

     Оформление  дел – это подготовка дел к  хранению в соответствии с установленными правилами.

     Оформление  дел начинается с момента заведения  их в организации и заканчивается  в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной  надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению  на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка  дела и т.д.

Оформление дел  проводится работниками службы документационного  обеспечения организации и структурных  подразделений.

Дела подшиваются  в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе  ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью  раскрывают их содержание, рекомендуется  составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в  конце дела.

Обложки дел  оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует  писать четко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных  подразделениях, составляются описи  дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение  ЭК организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким  делам согласованы (утверждены) ЭПК  архивной организации.

Годовые разделы  описей дел, предназначенные для  передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.

В архив организации  передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год  после завершения работы с ними в  структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства  организации (учитываются возможности  архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

Документы, как  уже говорилось, принимают в архив  после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного  и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией  организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают  по номенклатурам дел.

Если отдельные  дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации  оформляет выдачу этих дел во временное  пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет  каждое дело с описью, проверяет  правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные  карточки на сдаваемые документы  для пополнения ими справочного  аппарата архива.

     До  передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций  и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту их архивов  организаций и предприятий в  государственные архивы.

Расходы по хранению бухгалтерских документов

Как правило, большинство  бухгалтерских документов хранятся не больше 10 лет. В течение всего  срока они находятся в структурных  подразделениях организации, которые  их «произвели», а затем уничтожаются. Никаких расходов, связанных с  их хранением, у организации, обычно, нет.

     Вместе  с тем многие документы по созданию общества и его деятельности должны храниться постоянно. Например, учредительные  документы акционерных обществ. Они составляют так называемую негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации, и должны храниться в собственных архивах обществ. Однако на практике такие архивы имеются не на всех предприятиях. Некоторые из них пользуются услугами специализированных архивов (государственных или частных).

В зависимости  от того, где хранятся документы (на фирме или в архиве), бухгалтерам  приходится по-разному отражать затраты.

     В таком случае организация несет  ряд расходов. Во-первых, это могут  быть средства, потраченные на аренду помещения, и коммунальные услуги. Во-вторых, нужно оборудовать архив –  установить стеллажи и т.п. И, наконец, деньги потребуются и на то, чтобы  содержать штат сотрудников, необходимый  для работы архива.

Как же учесть данные расходы? В бухгалтерском учете  их следует отнести к общехозяйственным  расходам, то есть на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Что же касается налогообложения, то указанные суммы учитываются  в составе прочих расходов, связанных  с производством и реализацией. Это следует из подпункта 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Пример 1

ООО «Звезда» хранит документы в собственном архиве. В январе 2004 года на содержание архива организация потратила следующие суммы:

- 5900 руб. (в том  числе НДС – 900 руб.) - оплачены  коммунальные услуги;

- 10 000 руб. - начислена  заработная плата работникам  архива.

 Предположим,  что в архиве работают только  женщины 1956 года рождения и  старше. Стандартные вычеты по  налогу на доходы физических  лиц в данном примере рассматривать  не будем.

В бухгалтерском учете ООО «Звезда» делает такие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

- 5000 руб. (5900 - 900) - получен счет на оплату коммунальных  услуг;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

- 900 руб. - учтен  НДС по коммунальным услугам;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

- 6000 руб. - оплачен  счет за коммунальные услуги;

ДЕБЕТ 68 субсчет  «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

- 900 руб. - принят  к вычету из бюджета НДС  по коммунальным услугам;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

- 10 000 руб. - начислена  заработная плата сотрудникам  архива;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»

- 1300 руб. (10 000 руб.  х 13%) – удержан налог на  доходы физических лиц;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с федеральным  бюджетом»

- 2800 руб. (10 000 руб. x 28%) - начислен ЕСН в части,  уплачиваемой в федеральный бюджет;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с фондом социального  страхования»

- 400 руб. (10 000 руб. x 4%) - начислен ЕСН в части, уплачиваемой  в фонд социального страхования;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с федеральным  фондом обязательного медицинского страхования»

- 20 руб. (10 000 руб. x 0,2%) - начислен ЕСН в части,  уплачиваемой в федеральный фонд  обязательного медицинского страхования;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с федеральным  фондом обязательного медицинского страхования»

- 340 руб. (10 000 руб. x 3,4%) - начислен ЕСН в части,  уплачиваемой в территориальный  фонд обязательного медицинского  страхования;

ДЕБЕТ 69 субсчет  «Расчеты с федеральным бюджетом»  КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с пенсионным фондом»

- 1400 руб. (10 000 руб. x 14%) – начислены пенсионные взносы, приходящиеся на их страховую  часть.