Засоби документування інформації

     Засоби документування інформації, за визначенням Басаков М. И. – це сукупність методів та програмно-технічних засобів, об’єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збір, зберігання, розподілення та відображення інформації з метою зниження трудоємкості процесів використання інформаційних ресурсів, а також підвищення їх надійності та оперативності [2, c.121].

     Стандартизація  та уніфікація документів, встановлення певних вимог до їх складання та оформлення, підтримка тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності організацій, необхідність скорочення обсягів документообігу висунули питання щодо вивчення доцільності пов’язання процесу документотворення з функціями документа.

     Документи функціонують не ізольовано. Кожний з  них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв’язки. Документи певною мірою є виміром ієрархії управлінської діяльності. Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції.

     У літературі розглянуті основні поняття, терміни в галузі технології документування інформації, на яких базується вивчення дисципліни „інформатика”.

     Інформація  – відчужене знання (відомості  про осіб, предмети, факти, явища, події  та процеси, незалежно від форми  їх подання), яке може бути записано на матеріальному носії для того, щоб бути доступним кому-небудь.

     Інформатизація  – організований соціально-економічний  та науково-технічний процес створення  оптимальних умов з метою задоволення  інформаційних вимог на основі формування та використання інформаційних ресурсів за допомогою сучасних інформаційних технологій та розвиненої інфраструктури. Інформатизація ведеться шляхом тісної взаємодії між собою процесів удосконалення створення документованої інформації, методів покращення порядку та технології її збору, накопичення і зберігання, процесів використання – обробки, пошуку та розповсюдження інформації; механізмів створення і розвитку засобів забезпечення (програмних, технічних, лінгвістичних, правових, організаційних з документування інформації, організаційних з виконання інформаційних процесів) [5, c.115].

     Технології  документування інформації (ТДІ) –  сукупність методів та програмно-технічних  засобів, об’єднаних у технологічний  ланцюжок, який забезпечує збір, зберігання, розподілення та відображення інформації з метою зниження трудоємкості процесів використання інформаційних ресурсів, а також підвищення їх надійності та оперативності. Пакети прикладних програм складають основу інформаційної технології. Взаємодія програм, підібраних у пакет, забезпечує розв’язання широкого кола користувальницьких задач. З певною часткою умовності усі пакети прикладних програм можна розділити на два види: функціональні та проблемні.

     Інформаційні  процеси – процеси збору, обробки, накопичення зберігання, пошуку та розповсюдження інформації. Функціональні  технології збору, зберігання, обробки, відображення та транспортування відповідають основним стадіям технологічного процесу переробки первісного інформаційного ресурсу у придатну для використання корисну інформацію [12, c.72].

     Документована інформація – інформація, зафіксована на матеріальному носії та має реквізити для її ідентифікації.

     Інформаційні  ресурси – окремі документи та масиви документів, документи та масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах).

     Користувач  – суб’єкт, який звертається до власника за отриманням необхідних йому інформаційних технологій.

     Визначення  технології документування інформації.

     Технологія  при перекладі із грецької мови означає мистецтво, майстерність, уміння, а це не що інше, як процеси. Під процесом варто розуміти певну сукупність дій, спрямованих на досягнення поставленої мети. Процес повинен визначатися обраною людиною стратегією й реалізуватися за допомогою сукупності різних засобів і методів.

     Під технологією матеріального виробництва розуміють процес, обумовлений сукупністю засобів і методів обробки, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини або матеріалу. Технологія змінює якість або первісний стан матерії з метою одержання матеріального продукту.

     Інформація  є одним з найцінніших ресурсів суспільства поряд з такими традиційними матеріальними видами ресурсів, як нафта, газ, корисні копалини й ін., а виходить, процес її переробки  за аналогією із процесами переробки  матеріальних ресурсів можна сприймати як технологію. Тоді справедливо наступне визначення.

     Технологія  документування інформації – процес, що використовує сукупність засобів  і методів збору, обробки й  передачі даних (первинної інформації) для одержання інформації нової  якості про стан об’єкта, процесу або явища (інформаційного продукту).

     Ціль  технології матеріального виробництва  – випуск продукції, що задовольняє  потреби людини або системи.

     Ціль  технології документування інформації – виробництво інформації для  її аналізу людиною й прийняття на його основі рішення з виконання якої-небудь дії.

     Таким чином, засоби документування інформації – сукупність методів та програмно-технічних засобів, об’єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збір, зберігання, розподілення та відображення інформації з метою зниження трудоємкості процесів використання інформаційних ресурсів, а також підвищення їх надійності та оперативності. 
 

     1.2. Різновиди первісних засобів документування інформації

     Кудряєв В. А. у підручнику „Организация работы с документами” вважає, що інформаційна технологія виникла на Землі кілька мільйонів років назад разом з першими прийомами спілкування (нечленороздільними звуками, мімікою, жестами, дотиками) наших далеких предків. При цьому забезпечувався тільки обмін інформацією між індивідами. Разом з виникненням мови (близько 100 тисяч років назад) виникла можливість накопичення інформації, поки що індивідуального, в пам’яті людини          [14, c.82].

     Наступний етап – виникнення писемності (5 – 6 тисячоліть до н.е.), що дав людству колективну (суспільну) пам’ять. Поява писемності дозволила реалізувати повний набір процесів циркуляції та переробки інформації: її збір, передачу, переробку, зберігання та доведення. Ці можливості відкрила фіксація інформації на матеріальних носіях [14, c.85].

     Новим етапом стало створення у X – IX ст. до н.е. фінікійського алфавіту. Революційний по суті та багато етапний за часом перехід до алфавітних систем закінчується у VIII ст. до н. е. створенням на основі фінікійського письма грецького алфавіту – основи всіх західних письмових систем. Зручність цієї інформаційної символіки сприяла розповсюдженню писемності у давньогрецькому світі. Удосконаленню алфавітної писемності послугувало введення у II – I ст. до н.е. в Олександрії початку пунктуації. Розвиток письмової символіки закінчується в Європі в XV ст. створенням пунктуації сучасного вигляду. Удосконаленню мови сприяла поява давньогрецьких термінів наукового характеру на основі розмовної мови, завдяки чому почалося усунення інформаційної надлишковості. У період Відродження давньогрецька та латинська мова слугували стрижневою основою для створення національних за формою та спеціальних за змістом термінологічних систем у різних галузях знань. У період технічної революції (кінець XIX ст.) термінологічні системи значно розширюються за об’ємом, упорядковуються за рахунок фундаментального переосмислення законів природи та суспільства, проходить дифузія термінів між галузями знань     [14, c.87].

     В. І. Куперштейн, в своїй роботі робить висновок розгляду еволюції системи подання інформації, відзначають загальну тенденцію до створення найбільш раціональних форм людської (наднаціональної) інформаційної символіки. У найбільш важкодоступній лінгвістичній галузі це реалізується запровадженням машинних мов. [15, c.76]

     Розвиток інформаційних технологій окрім системи подання інформації був пов’язаний з удосконаленням засобів інформаційних комунікацій. Вони виникли при появі людської мови, яка стала нематеріалізованою несучою інформацією. Початок цієї фази без сумніву можна вважати першим інформаційним вибухом в історії інформаційної технологічної цивілізації. Протягом наступної фази – допаперової – інформаційні вибухи характеризували перехід до все більш досконалих носіїв: запис на камінні дозволила вперше отримати ефект безособовості процесу передачі інформації, закріпленої назавжди у визначеному місці; перехід до записів на сирих глиняних табличках та дерев’яних дощечках з 4-го тисячоліття до н.е. надав інформаційним комунікаціям динамічний характер (камінь зберігає значення носія символічної монументальної інформації); винайдення папірусу (з 3-го тисячоліття до н.е.) значно підвищує одиничну місткість носія та його розподільну здатність завдяки великій площі свитка та можливості застосовувати фарби; поява пергаменту (ІІІ ст. до н.е.) завершує допаперову фазу новим інформаційним вибухом: з’являється оптимальний носій інформації – книга (ІV ст. до н.е.) [15, c.80].

     Новий етап у розвитку технологій документування інформації, пов’язаний з технічною  революцією кінця ХІХ ст., характеризується створенням поштового зв’язку як форми стабільних міжнародних комунікацій (Всезагальна поштова спілка з 1874 р. Та Всесвітня поштова конвенція з 1878 р.), фотографії (1839 р.), винайденням телеграфу (1832 р.), телефону (1876 р.), радіо (1895 р.), кінематографу (1895 р. ), а пізніше – безпровідної передачі зображення (1911 р.) та промислового телебачення (з кінця 20-х рр.). У розвитку інформаційних комунікацій настав період створення загальносвітової системи зосередження, зберігання та швидкодійної передачі інформації в найбільш зручній для користувача формі. Це перетворило інформацію в рухому силу технічного, соціального та економічного прогресу, визначило її провідну роль на етапі сучасної технологічної революції, яка надає інформаційним технологіям форму інтелектуальної індустрії. Завдяки цьому було розв’язано назрівше історичне протиріччя між накопиченням гігантського об’єму інформації в суспільстві та неможливістю ефективного її використання за допомогою традиційних немашинних методів.

     Інформація перетворюється на один з найбільш цінних за складом та масових за формою продуктів цивілізації, споживачем якої стає все людство. Етап інформаційної революції другої половини ХХ ст. ознаменовує початок безпаперової фази розвитку інформаційних технологій, коли на якісно новому рівні завершується найбільш крупний історичний оберт переходу до небаченої несучої інформації, причому швидкість її передачі (шляхом електронних хвиль) зростає в мільйони разів (порівняно з людською мовою). Машинна інтуїція (експертні системи перетворюється на виробничу силу, а штучний інтелект дозволяє розв’язувати якісно нові задачі технічного прогресу. Виняткове значення машинних динамічних інформаційних систем у житті сучасного суспільства висунуло на перший план проблеми створення все більш досконалих ЕОМ та пов’язаних з ними технологій. Історія розвитку механізму інформаційної взаємодії між людьми (а тепер і між людиною та машиною) дає підставу для розуміння інформаційних технологій як єдиної інтеграційної системи розвитку всіх галузей знань, етапи якої в основному збігаються з періодами становлення суспільствознавства з більш ранніми за часом періодами накопичення знань у суспільстві [28, c.92].

     Ілюшенко  М. П., Кузнєцова Т. І., Лівшиц Я. З. у своїх праці «Документоведение. Документ и системы документации» зазначають ,що винайдення друкарської машинки, телефону, диктофону, модернізація системи суспільної пошти – усе це слугувало базою для принципових змін у технології обробки інформації та, як наслідок, у продуктивності роботи. По суті «механічна» технологія проклала дорогу до формування організаційної структури існуючих закладів [9, c.34].

     40 – 60-ті рр. ХХ ст. характеризуються появою «електричної» технології, на широкому використанні електричних друкарських машинок зі зйомними елементами, копіювальних машин на звичайному папері, портативних диктофонів. Вони покращили закладну діяльність за рахунок підвищення якості, кількості та швидкості обробки документів. Багато із сучасних закладів базуються на «електричній» технології.

     Поява в другій половині 60-х рр. великих виробничих ЕОМ на периферії  закладної діяльності (в обчислювальних центрах) дозволило змістити акцент в інформаційній технології на обробку не форми, а змісту інформації. Це було початком формування «електронної», або «комп’ютерної» технології. Як відомо, інформаційна технологія управління повинна містити як мінімум три найважливіших компоненти обробки інформації: облік, аналіз та прийняття рішень. Ці компоненти реалізуються у «в’язкому» середовищі – паперовому «морі» документів, яке з кожним роком стає все більш безмежним.