1.3. Класифікація сучасних засобів документування

     Козирєв А.А. у підручнику з інформатики вивчив сучасний стан технологій документування у США, країнах Західної Європи, Японії, який охарактеризував наступними тенденціями.

1. Наявність великої кількості промислово функціонуючих баз даних великого об’єму, які містять інформацію практично з усіх видів діяльності товариства.
2. Створення технологій, які забезпечують інтерактивний доступ масового користувача до цих інформаційних ресурсів. Технічною основою даної тенденції стали державні та приватні системи зв’язку та передачі даних загального призначення і спеціалізовані, об’єднані в національні, регіональні та глобальні інформаційно-обчислювальні мережі.
3. Розширення функціональних можливостей інформаційних систем, які забезпечують паралельну одночасну обробку баз даних з різноманітною структурою даних, мультиоб’єктних документів, гіперсередовищ, у тому числі таких, що реалізують технології створення гіпертекстових баз даних. Створення локальних, багатофункціональних проблемно-орієнтованих інформаційних систем різного призначення на основі потужних персональних комп’ютерів і локальних обчислювальних мереж.
4. Внесення до інформаційних систем елементів інтелектуалізації інтерфейсу користувача із системами, експертних систем, систем машинного перекладу, автоіндексування та інших технологічних засобів [11, c.52].

     Технологія  обробки даних призначена для  рішення добре структурованих задач, з яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми й інші стандартні процедури їхньої обробки. Ця технологія застосовується на рівні операційної (управлінської) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження технологій документування інформації та систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників [11, c.68].

     На  рівні операційної діяльності розв’язуються  наступні завдання:

• обробка даних про операції, проведені фірмою;
• створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;
• одержання відповідей на всілякі поточні запити й оформлення їх у вигляді паперових чи документів звітів.
• існує кілька особливостей, пов’язаних з обробкою даних, що відрізняють дану технологію від всіх інших:
• виконання необхідних фірмі задач з обробки даних. Кожній фірмі запропоновано законом мати і зберігати дані про свою діяльність, які можна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю на фірмі. Тому в будь-якій фірмі обов’язково повинна бути інформаційна система обробки даних і розроблена відповідна технологія документування;
• вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;
• виконання стандартних процедур обробки. Існуючі стандарти визначають типові процедури обробки даних і наказують їхнє дотримання організаціями усіх видів;
• виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;
• використання деталізованих даних. Записи про діяльність фірми мають детальний (докладний) характер, що допускає проведення ревізій. У процесі ревізії діяльність фірми перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця і від кінця до початку;
• акцент на хронологію подій;
• вимога мінімальної допомоги в рішенні проблем з боку фахівців інших рівнів.

     Метою технології управління є задоволення інформаційних потреб усіх без винятку співробітників фірми, що мають справу з прийняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні управління.

     Ця  технологія орієнтована на роботу в  середовищі інформаційної системи управління і використовується при гіршій структурованості розв’язуваних задач, якщо їх порівнювати з задачами, розв’язуваними за допомогою інформаційної технології обробки даних.

     Інформаційні  системи ідеально підходять для  задоволення подібних інформаційних потреб працівників різних функціональних підсистем (підрозділів) чи рівнів управління фірмою. Інформація, що поставляється ним, містить відомості про минуле, теперішнє і ймовірне майбутнє фірми.

     Ця  інформація має вигляд регулярних чи спеціальних управлінських звітів.

     Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформація має бути подана в агрегованому вигляді так, щоб  проглядалися тенденції зміни даних, заподій виникнення відхилень та можливі рішення. На цьому етапі  розв’язуються наступні задачі обробки даних:

• оцінка запланованого стану об’єкта управління;
• оцінка відхилень від запланованого стану;
• виявлення причин відхилень;
• аналіз можливих рішень і дій [20, с.132].

     Технологія  управління спрямована на створення  різних видів звітів.

     Регулярні звіти створюються у відповідності зі встановленим графіком, який визначає година їх створення, наприклад місячний аналіз продаж компанії.

     Спеціальні  звіти створюються на запити управлінців  або коли в компанії відбулося  щось незаплановане. І ті, і інші види звітів можуть мати форму порівняльних, надзвичайних та звітів, які додають. У звітах, які додають, дані об’єднані в окремі групи, відсортовані та подані у вигляді проміжних та кінцевих висновків за окремими полями. Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані за різними ознаками, які використовуються для порівняння [20, c.141].

     Надзвичайні звіти містять дані виключного (надзвичайного) характеру.

     Використання  звітів для підтримки управління виявляється особливо ефективним при  реалізації так званого управління за відхиленнями.

     Управління  за відхиленнями припускає, що головним змістом даних, які отримує менеджер, повинні бути відхилення стану господарської  діяльності фірми від деяких установлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів управління за відхиленнями до складених звітів висуваються наступні вимоги:

• звіт має складатися тільки тоді, коли відхилення відбулося;
• відомості в звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного для даного відхилення показника;
• усі відхилення бажано показати разом, щоб менеджер міг вловити суттєвий між ними зв’язок;
• у звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми. [20, c.143].

     Історично автоматизація почалася на виробництві  та потім поширилася на офіс, маючи спочатку за мету тільки автоматизацію рутинної секретарської роботи. У процесі розвитку засобів комунікацій автоматизація офісних технологій зацікавила спеціалістів та керівників, які побачили в ній можливість підвищити продуктивність своєї праці.

     Автоматизація офісу покликана не змінити існуючу  традиційну систему комунікації  персоналу (з її нарадами, телефонними  дзвінками та наказами), а лише доповнити  її. Використовуючись сумісно, обидві ці системи забезпечать раціональну  автоматизацію управлінської праці та найкраще забезпечення керівників інформацією.

     Автоматизований офіс привабливий для менеджерів усіх рівнів управління у фірмі не тільки тому, що підтримує внутрішньофірмовий зв’язок персоналу, але також  і тому, що надає їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.

     Технологія  автоматизованого офісу – організація  та підтримка комунікаційних процесів як всередині організації, так і  з зовнішнім оточенням на базі комп’ютерних мереж та інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією.

     Офісні  автоматизовані технології використовуються керівниками, спеціалістами, секретарями  та конторськими службовцями, особливо вони привабливі для групового розв’язання  проблем. Вони дозволяють підвищити  продуктивність праці секретарів та конторських працівників і дають їм можливість справлятися зі зростаючим об’ємом робіт. Однак ця перевага є другорядною порівняно з можливістю використання автоматизації офісу в якості інструменту для розв’язання проблем. Покращення рішень, які приймають менеджери, в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічний ріст фірми.

     У наш час відомо декілька десятків програмних продуктів для комп’ютерів  і некомп’ютерних технічних засобів, які забезпечують технологію автоматизації  офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопошта, комп’ютерні та телеконференції, відеотекст, зберігання зображення, а також спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів та ін..

     Також широко використовуються некомп’ютерні  засоби: аудіо- та відеоконференції, факсимільний зв’язок, ксерокс та інші засоби оргтехніки. [20, c.162]

     Системи підтримки прийняття рішень і  відповідна їм технологія з’явилися  зусиллями в основному американських учених наприкінці 70-х – початку 80-х рр., чому сприяли широке розповсюдження персональних комп’ютерів, стандартних пакетів прикладних програм, а також успіхи у створенні систем штучного інтелекту.

     Головною  особливістю технології підтримки  прийняття рішень є якісно новий метод організації взаємодії людини і комп’ютера. Виробіток рішення, що є основною метою цієї технології, проходить в результаті інтеграційного процесу, в якому беруть участь:

• система підтримки прийняття рішень у ролі обчислювальної ланки та об’єкта управління;
• людина як керуюча ланка, яка задає вхідні дані та оцінює отриманий результат обчислень на комп’ютері.

     Закінчення  ітераційного процесу проходить  за бажанням людини. У цьому випадку  можна казати про здатність інформаційної системи спільно з користувачем створювати нову інформацію для прийняття рішень.

     Додатково до цієї особливості технології підтримки  прийняття рішень можна вказати  ще ряд відмінних характеристик:

• орієнтація на рішення погано структурованих (формалізованих) задач;
• поєднання традиційних методів доступу та обробки комп’ютерних даних з можливостями математичних моделей і методами розв’язання задач на їх основі;
• спрямованість на непрофесійного користувача комп’ютера;
• висока адаптованість, яка забезпечує можливість пристосовуватися до особливостей технічного та програмного забезпечення, а також вимог користувача.

     Технологія  підтримки прийняття рішень може використовуватися на будь-якому  рівні управління. Крім того, рішення, що приймаються на різних рівнях управління, часто повинні координуватися. Тому важливою функцією і систем, і технологій є координація осіб, які приймають рішення як на різних рівнях управління, так і на одному рівні.

     Найбільший  прогрес серед комп’ютерних інформаційних  систем помічено в галузі розробки експертних систем, основаних на використанні штучного інтелекту. Експертні системи дають можливість менеджеру або спеціалісту отримувати консультації експертів збудь-яких проблем, про які цими системами накопичені знання.

     Під штучним інтелектом зазвичай розуміють  способності комп’ютерних систем до таких дій, які б називалися інтелектуальними, якби вони виходили від людини. Частіше за все тут маються на увазі спосібності, пов’язані з людським мисленням. Роботи в галузі штучного інтелекту не обмежуються експертними системами. Вони також включають у себе створення роботів, систем, моделюючих нервову систему людини, його слух, зір, нюх, спосібність до навчання. Розв’язання спеціальних задач вимагає спеціальних знань. Однак не кожна компанія може собі дозволити тримати у своєму штаті експертів з усіх проблем, пов’язаних з її роботою, або навіть запрошувати їх кожного разу, коли ця проблема виникла. Головна ідея використання технології експертних систем полягає в тому, щоб отримати від експерта його знання і, завантаживши їх у пам’ять комп’ютера, використовувати повсякчас, коли в цьому є необхідність. Експертні системи (які є одним з основних додатків штучного інтелекту) являють собою комп’ютерні програми, які трансформують досвід експертів у будь-якій галузі знань у форму евристичних правил (евристик). Евристики не гарантують отримання оптимального результату з такою ж впевненістю, як звичайні алгоритми, які використовуються для розв’язання задач у рамках технології підтримки прийняття рішень. Однак часто вони дають достатньо прийнятні рішення для їх практичного використання. Усе це робить можливим використання технології експертних систем у якості систем, які дають поради.

     Схожість технологій документування інформації, які використовуються в експертних системах та системах підтримки прийняття рішень, полягає в тому, що обидві вони забезпечують високий рівень підтримки прийняття рішень. Однак існують три суттєві відмінності. Перша пов’язана з тим, що розв’язання проблеми в рамках системи підтримки прийняття рішень відображає рівень її розуміння користувачем і можливості отримати та осмислити рішення. Технологія експертних систем, навпаки, пропонує користувачу прийняти рішення, яке перевищує його можливості. Друга відмінність вказаних технологій виражається у здатності експертних систем пояснювати свої розмірковування в процесі отримання рішення. Однак часто ці пояснення виявляються більш важливими для користувача, ніж саме рішення. Третя відмінність пов’язана з використання нового компоненту інформаційної технології – знань.