Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия , производимые с ними

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЯ

УРАЛЬСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Контрольная работа

по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

Тема: Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия , производимые с ними

Студент

Гр.334                                                            Абраамян Г.И.

Преподаватель                                             Колесник Е.Н.

Екатеринбург 2007

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность любой организации бази­руется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98 %), использу­емой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, ре­шения спорных вопросов, анализа и исследования управ­ления с целью повышения его эффективности и т. д. До­кумент в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его ре­зультат.

Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприя­тиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотруд­ников. Такое взаимодействие невозможно без своевременного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешного выполнения возложен­ных на предприятие функций необходимо наладить его внутренние и внешние информационные связи.

Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнерами, потребителями товаров или услуг и т. п.

Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний харак­тер. Информация принимается, обрабатывается, в резуль­тате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, дей­ствия которых контролируются. На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

-   в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

-   во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

            Специалист любого уровня управления должен знать правила документооборота. Тем самым определяется актуальность темы исследования: исследование механизмов документооборота управленческих документов.

Цель данного исследования заключается в систематизации информации по документообороту управленческих документов.

Объект исследования – делопроизводство.

Предмет исследования – жизненный цикл управленческих документов.

В соответствии с проблемой, объектом, предметом и целью исследования предстояло решить следующие задачи:

1.                  Рассмотреть теоретические аспекты понятий «документооборот», «внешний и внутренний информацион­ный потоки»;

2.                  Изучить и описать этапы  жизненного цикла для внешних и внутренних документов;

3.                  Проанализировать предметные действия, производимые с управленческими документами и их сущность

4.                  Найти связь базовых операций с этапами жизненного цикла управленческого документа и предметными действиями;

5.                  Логически обосновать и сделать выводы

Теоретическую и методическую основу данной работы составляют:

                  Законодательные акты Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, нормативные документы, сборники научных трудов ученых и практиков;

                  Работы отечественных авторов в области теории и практики делопроизводства в России.

Работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников .

ГЛАВА 1.Представление о документообороте

Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с докумен­тами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момен­та создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем.[1]

             1.Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, возвраты на предыдущие ступени должны быть сведены к минимуму. Наибольшее чи­сло возвратов происходит на этапе разработки документа.

             2.Путь движения документа должен быть кратчайшим.

               3.Все документы секретарь в процессе документооборота должен направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями.

          Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника, и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение тру­да должно фиксироваться в должностных инструкциях.

          Каждый документ в процессе движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Современный документооборот организации формирует­ся в результате организованного "слияния" трех самостоятель­ных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие до­кументы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информацион­ный поток — перемещение документов внутри предприятия.[2]

1.Поток поступающих документов (входящая документация) — внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.

2.   Поток отправляемых документов (исходящая документация) — документы которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.

3.   Поток внутренних документов (внутренняя документация) — документы которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.[3]

Обработка каждого потока документов производится по своей схеме.

ГЛАВА 2. Работа с входящими документами

2.1.Получение

Получение секретарем входящих документов в почтовом от­делении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосред­ственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.

В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.

Проверенная и документально оформленная почта уклады­вается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и плом­бируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте организации.

Доставленные до места назначения входящие документы про­ходят процедуру первичной обработки, включающую в себя рас­паковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, теле­факс, а также электронная почта) осуществляется секретарем не­посредственно в офисе.

На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается под­тверждение. До получения подтверждения содержание этих доку­ментов руководителю не докладывается.[4]

2.2.Регистрация

Информация обо всех полученных сообщениях и документах фик­сируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил Название первичного учета (регистрации) входящих документов.

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал — журнал учета входящих документов.

Как показывает практика, в условиях функционирования современной организации наилучшим образом зарекомендовала себя  централизованная система регистрации документов, в соответствии  с которой выполнение всех необходимых операций с документами производится в одном месте — как правило, в офисе руководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия.

Такая система обеспечивает:

                  единый порядок регистрации документов;

                  оперативное ведение по документам информационно-поисковой и архивно-справочной работы;

                  эффективный контроль исполнения документов.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и но­мер регистрационного журнала согласно утвержденной номенк­латуре дел организации, например 3004/5, где 3004 — порядко­вый номер записи, 5 — номер журнала.

Учет документов может вестись в форме картотеки. В этом случае на каждый документ заводится отдельная карточка с утвержденной формой заполнения, в которую вносятся данные.

Карточки можно группировать по различным признакам. Например, карточки исполненных документов можно размещать по возрастанию порядковых номе­ров; карточки документов, находящихся на контроле, — по срокам исполнения; можно отдельно выделять карточки не исполненных в срок документов.[5]

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.[6]

2.3. Порядок рассмотрения

Поступившие в адрес руководителя входящие документы дол­жны представляться ему для ознакомления, как правило, в день поступления.

Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего доку­менты к руководителю, например кадровой службы, поступают после их рассмотрения руководителем организации (с соответству­ющей резолюцией).

Секретарем производится подготовка полученной деловой корреспонденции на доклад руководителю, включающая:

                  разметку, то есть выделение заголовков и некоторых других реквизитов входящего документа цветом, подчеркиванием и др.;

                  укладку документов (в папки и т. п.) в определенном по­рядке.

Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укла­дываются секретарем в отдельную папку, а при небольшом по­вседневном количестве докладываемых документов помещаются поверх всех остальных.

Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т. п., док­ладываются руководителю в первую очередь.

Папки с подготовленной соответствующим образом входящей корреспонденцией передаются руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций. Как правило, вся посту­пившая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена им не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.

Отдельные входящие документы могут быть оставлены руко­водителем предприятия у себя для принятия по ним решения пос­ле выяснения дополнительных сведений.