Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия , производимые с ними

В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представ­ленных входящих документов продолжают находиться у руково­дителя, а также то, какие вспомогательные материалы (например, из числа документов, ранее поступивших в адрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и когда их следует представить.

2.4. Вынесение резолюций

По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начи­нается непосредственная работа по исполнению документа.

Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотрен­ных входящих документов пишутся на свободных от текста по­лях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно по своему содержанию, для его оформления используются специ­альные бланки формата А5 с указанием в верхней строке должнос­ти лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").

Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу (например, началь­нику планового отдела, главному редактору и т. п.).

Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соис­полнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном поряд­ке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.

В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции пер­вым.

В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, вхо­дящий документ должен быть исполнен в течение месяца после его рассмотрения.

При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней.

Устанавливая срок исполнения документа, руководитель обя­зан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и доставку.

Содержание резолюций по наиболее важным и срочным доку­ментам при необходимости может регистрироваться секретарем в соответствующем журнале — журнале учета резолюций.

Должностные лица, которым поручено исполнение входяще­го документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из сро­ка исполнения, установленного резолюцией (или иным поруче­нием) руководителя.

Однако во всех случаях эта работа начинается для соответству­ющих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержани­ем резолюции и получения адресованного им на исполнение до­кумента.

Следует также подчеркнуть, что исполнение документов мо­жет поручаться и секретарю руководителя.

Памятка секретарю руководителя о порядке и правилах испол­нения документов:

          1.Обращение с документом осуществляется на основании до­
пуска и соответствующих указаний руководителя (непосредствен­ного начальника).

         2.Служебные полномочия и профессиональная компетенция должностного лица должны находиться в полном соответствии
со сложностью задачи по подготовке документа.

          3.Передача документа другим должностным лицам в процессе
работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда
документ не выносится указанными лицами в другое помещение).

          4.Работа с документом осуществляется в строго отведенном
месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограниченном от доступа посторонних.

         5.На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано исключать доступ к исходному документу и производным мате­ риалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного" ознакомления.

         6.На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано обеспечивать конфиденциальность содержания исходного документа и производных материалов, не разглашая их посторонним.

          7.Работа с документом должна быть выполнена таким образом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представление проекта нового документа на рассмотрение, а затем и утверждение (подпись) его окончательного варианта.

            8.Хранение документов должно осуществляться в помещениях (местах), исключающих доступ к ним посторонних.

            9.Контроль наличия документа в процессе работы осуществляется должностным лицом, ответственным за его хранение, постоянно.

              10.По окончании работы с документом последний подлежит незамедлительной сдаче.[7]

ГЛАВА 3.Работа с исходящими и внутренними документами

3.1. Общий порядок работы должностных лиц организации

Упорядоченная, тщательно организованная работа с докумен­тами организации ведет к устранению спешки и резкому сниже­нию вероятности совершения разного рода ошибок в процессе исполнения документов.

Исполненные документы, в зависимости от места своего даль­нейшего использования, являются либо внутренними, либо исхо­дящими. Остановимся на этом чуть подробнее.

Работа с внутренними документами осуществляется исключи­тельно внутри организации. Это означает, что исполненный до­кумент в дальнейшем поступает во временное пользование долж­ностным лицам, в структурные подразделения и др.

Исходящий же документ после исполнения высылается для последующей работы за пределы предприятия.

Отметим, что если по прошествии некоторого времени возник­нет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы организации, то в этом случае (после соответствующего доофор­мления) последний также станет исходящим документом. Рассмотрим более подробно путь движения различ­ных видов внутренних документов в организации.

Проекты распорядительных документов после под­готовки и согласования их с соответствующими под­разделениями передаются в юридическую службу для проверки правильности содержания подготовленных до­кументов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за пра­вильностью их оформления. Копии подписанных руко­водителями распорядительных документов в обязатель­ном порядке рассылаются в структурные подразделе­ния, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Особенностью прохождения протоколов является от­сутствие этапов подготовки проекта документа, его визи­рования и согласования. Протоколы, содержащие пору­чение отдельным должностным лицам или подразделе­ниям учреждения, передаются адресатам в виде размно­женных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или руководителя структурного подразделения, справки, сводки, другие внутренние документы оперативного ха­рактера рассматриваются должностным лицом, которо­му они направлены, после чего в общем порядке переда­ются для исполнения в соответствующие структурные подразделения, либо помещаются в соответствующее дело.

Передача документов между структурными подраз­делениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизвод­ство. Документы передаются с соответствующей отмет­кой в регистрационной форме.

Передача документов в службу информатизации (ВЦ) для обработки, а также получение документов (машино­грамм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурно­го подразделения или через лицо, ответственное за документационное обеспечение.[8]

В процессе работы по исполнению (контролю за исполнени­ем) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осу­ществить контроль за выполнением) следующие операции:

           1.Постановку задачи (адресование документа на исполнение).

           2.Исполнение документа.

              3.Тиражирование документа.

           4.Регистрацию документа.

           5.Упаковку и отправку (рассылку) документа.

6.Помещение контрольного экземпляра документа в дело, последующую работу с ним.

  7.Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосредственной работы над документом.

3.2. Сроки исполнения

Следует учесть, что продолжительность каждого этапа рабо­ты по исполнению документа будет меняться в зависимости от особенностей содержания документов, а также их объема.

Для корректной постановки задачи на исполнение документа для каждого этапа определяются:

                  необходимое на подготовку документа время, включая ре­зерв (исчисляемый в объеме 10—15% от минимально необходи­мого времени);

                  меры организационно-технического, информационного и иного обеспечения;

                  должностное лицо, ответственное за исполнение документа;

                  соисполнители документа (его отдельных частей, приложений и т. п.);

                  технические исполнители документа;

                  должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа (как правило, секретарь руководителя).[9]

Получение документов на исполнение

3.3. Передача секретарем документов на исполнение

В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:

                  лично принимает от руководителя предприятия рассмотренные им документы;

                  на основании имеющихся резолюций и справочных данных о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы для исполнения;

                  связывается с указанными лицами по телефону или лично, из­вещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;

                  лично передает указанные документы ответственным испол­нителям;

                  осуществляет контроль за ходом исполнения документов.

Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь (в целях повышения оператив­ности работы) может предварительно размножить его и передать копии всем исполнителям (в этом случае оригинал получит от­ветственный исполнитель).

Отметим, что размножение копий документов осуществляет­ся только с письменного разрешения руководителя кадровой служ­бы организации. Копии документа учитываются наряду с посту­пившим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью уничтожаются установленным порядком.

Ответственный исполнитель полностью отвечает за организа­цию исполнения документа или связанного с ним поручения

Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (ис­полнить) необходимые документы (в части, касающейся их работы) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

В том случае, если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.

При невозможности своевременно исполнить тот или иной документ за 2—3 дня до истечения срока должностному лицу, ус­тановившему срок исполнения, представляется доклад с указани­ем причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.

Техническое исполнение документа включает:

                  подготовку проекта документа (так называемого черновика);

                  набор и распечатку текста проекта документа (основноготекста и текста приложений);

                  корректировку содержания документа по результатам согласования;

                  оформление окончательного варианта документа.

3.4. Разработка проекта документа

Разработка проекта (черновика) документа производится от­ветственным исполнителем лично или с привлечением соиспол­нителей. В последнем случае соисполнители передают результа­ты своей работы (компьютерные файлы, рабочие тетради или от­дельные листы с машинописными или рукописными записями) ответственному исполнителю.

В общем случае содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.

В необходимых случаях в дополнение к документу разрабаты­ваются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью, могут включать в себя и необходимые графические материалы.

После проверки содержания проекта, его корректуры и доо­формления ответственный исполнитель передает исправленный первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.[10]