Характеристика, бюрократической организации

СОДЕРЖАНИЕ:

 

1.     Понятие «бюрократия». Бюрократическая организация.

 

2.     Теория бюрократии  М. Вебера.

1. Понятие «бюрократия». Бюрократическая  организация.

 

Слово «бюрократия» обычно вызывает в памяти картины канцелярской волокиты, плохой работы, бесполезной деятельности, многочасовых ожиданий для получения  справок и форм, которые уже  отменены, и попыток борьбы с муниципалитетом. Все отчасти действительно бывает. Однако первопричиной всех этих негативных явлений является не бюрократия как  таковая, а недостатки в реализации правил работы и целей организации, обычные трудности, связанные с  размером организации, поведением сотрудников, несоответствующим правилам и задачам  организации.

 

В бюрократических системах управления лица, не связанные с  выработкой решений, не смогут иметь  подобного доверия, если решения  руководства оглашаются без разъяснении.

 

Не может быть никаких  веских оснований для того, чтобы  умалчивать о каком-либо процессе в  организации. Действительно, чем менее  известно о процессе, тем меньше уверенности у исполнителей в  правильности полученных решений. Они  хотят знать не только решения, выполнение которых от них будут требовать, но и методы, с помощью которых  эти решения получены. Если процесс  формирования решений остается скрытым, у исполнителей всякий раз будет  возникать мысль о его неразумности.

 

Конечно, должно существовать полное доверие к лицам, которые  наделены полномочиями принимать решения. Однако, если эти лица некомпетентны, пристрастны или склонны к импульсивным действиям, можно ожидать, что разумный человек не будет выполнять их решения. Если судьбы подчиненных (как это описано в книге Германа Уака «Бунт Каина») зависят от практически неограниченной власти, если они не располагают средствами контроля или проверки, если их выводят из равновесия, если они ничего не могут изменить или исправить и, наконец, если они могут понести серьезные потери из-за темперамента и эмоций руководителя и других факторов, которые привносятся в процесс выработки решений этим лицом, в таких условиях последствия будут более чем неудовлетворительными. Подобные условия трудно назвать идеальными для оптимального достижения целей организации.

 

Полагаться на систему  выработки решений или на лицо, вырабатывающее решение,– далеко не одно и то же. Успех бюрократической  организации зависит от глубины  знаний и разумности руководства, а  не от принятой в ней системы выработки  решений.

 

Около ста лет тому назад  большинство процессов принятия решений протекало на уровне отдельных  лиц или «в семейной обстановке», организационные формы принятия решений были не так сложны (или, может быть, не так критичны), как  в настоящее время. За время, прошедшее  с тех пор, поведение организации  существенно усложнилось и над ним был установлен бюрократический контроль: благосостояние всех лиц, не принимающих участия в руководстве (начиная от горожан, потребителей, держателей акций, рабочих и служащих, студентов и кончая родителями), попало в зависимость от разумности руководителей.

 

Почти несомненно, что лица, предлагающие решения и пользующиеся ими в условиях бюрократической  модели, ищут разумные, беспристрастные, ответственные и быстро реагирующие  системы управления и что благосостояние членов организации, будь то держатели  акций или ее работники, является главным объектом рассмотрения. Однако бюрократически построенная организация имеет неэффективный механизм для достижения этой цели. Следовательно, ошибочны не цели этих лиц, а способ их достижения. Если хотят построить безличную систему выработки решений, должен быть разработан такой механизм, который обеспечивал бы поведение руководителей, приводящее к достижению желаемых целей.

 

Ничего нельзя достичь, критикуя отдельных представителей руководства  высшего уровня за несовершенство существующей системы управления. Государственные  деятели, руководство высшего уровня корпораций и фирм, президенты университетов  – все эти люди, может быть, глубже, чем кто-либо иной, понимают недостатки бюрократической системы  управления. И если возможна перестройка  системы, способствующая улучшению, руководство  высшего уровня, несомненно, ее осуществит.

 

Методы, необходимые для  создания более эффективных систем управления, разработаны только в  последние двадцать лет. Электронные  вычислительные машины, системный подход и исследование операций – вот  некоторые средства и методы, которые  должен учитывать специалист по анализу  систем в процессе проектирования действующей, целостной системы управления, предусматривающей, обеспечивающей и увеличивающей  степень удовлетворенности и  ценность отдельных лиц – всего  того, к чему стремятся члены каждой организации.

 

Поскольку бюрократическая  система управления, по существу, представляет собой не планируемый процесс  выработки решений, возникают постоянные и серьезные проблемы управления. Руководство высшего уровня должно быть чувствительно ко всем существующим и возможным областям проблем. Оно  должно исследовать их природу и  предусматривать необходимые корректирующие мероприятия, направленные на разработку более четкого процесса выработки решений. Даже если отвлечься от неэффективности бюрократической системы (порождаемой тем, что в этом случае решения обычно получают «скрытыми» путями) маловероятно, что лица, не принимающие решения (а именно они более других ощущают на себе последствия этих решений) обретут когда-либо полное доверие к бюрократическим формам управления.

 

 

Описывая идеальную бюрократическую  организацию, можно выделить несколько  ее типичных особенностей. Важнейшими из них являются:

 

1. Специализация и разделение  труда. Каждый сотрудник имеет  определенные обязанности и сферу  деятельности, которые не могут  дублировать сферу полномочий  других членов организации. 

 

2. Четкие правила. Деятельность  каждого члена организации регламентирована  правилами, цель которых - это  рационализация всего процесса  управления. В идеале эти правила  должны сделать предсказуемой  деятельность каждого работника  и всей организации. Хотя правила  и могут видоизменяться, в целом  они должны быть устойчивы  в течение долгого времени. 

 

3. Вертикальная иерархия. Структуру бюрократической организации  можно сравнить с пирамидой:  большинство находится в ее  основании, а меньшинство - в  верхней части. Каждый человек,  входящий в эту вертикальную  иерархию, руководит нижестоящими  людьми и в свою очередь,  подчиняется вышестоящим, благодаря чему осуществляется контроль за деятельностью каждого элемента организации.

 

4. Обезличенность взаимоотношений. В идеальной бюрократии личные симпатии, чувства и предпочтения не играют роли. Этот принцип является единым для взаимоотношений внутри организации, и в ее отношениях с внешними для организации партнерами. Условием идеальной бюрократии также является то, что набор новых сотрудников проводится на основе соответствия определенным объективным критериям вне зависимости от личных знакомств и привязанностей.

 

2.               

Теория бюрократии М. Вебера.

 

Огромный вклад в развитие управленческой мысли внес М. Вебер, разработавший теорию бюрократического построения организации и 

 

системы управления, в частности. Если Тейлор пытался найти ответ  на вопрос, как сделать так, чтобы  рабочий работал как машина, то Вебер искал ответ на вопрос, что  нужно сделать, чтобы вся организация  работала как машина. Ответ на данный вопрос Вебер видел в разработке правил и процедур поведения в  любой ситуации, а также правил и обязанностей каждого работника. Личность отсутствовала в веберовской концепции организации. Процедуры и правила определяли все основные виды деятельности, карьеру работников и конкретные решения и деятельность руководства.

 Вебер считал, что бюрократическая  система организации должна обеспечить  скорость, точность, порядок, определенность, непрерывность и предсказуемость.  Однако бюрократия имеет различные  значения. В одних случаях это  понятие характеризует правления  с жестко отработанными правилами  и процедурами. В других - бюрократией  обозначаются негативные последствия  деятельности больших организаций.  В исследовании Вебера бюрократия  относится к социологическим  представлениям о рационализации  коллективной деятельности. Он описывает  форму или схему организации,  которая гарантирует предсказуемость  поведения наемных работников.

 

Положения законной власти в  организации 

 

• могут быть установлены  такие легитимные законы, которые  могут действовать с согласия части членов организации;

 

• закон есть система абстрактных  правил, применяющихся в частном  случае. Администрация соблюдает  интересы организации в рамках закона;

 

• исполнительная власть также  подчиняется этим правилам;

 

• член организации подчиняется  правилам только в этом качестве;

 

• подчинение касается не лица, осуществляющего власть, а безличного порядка.

 

·                    тезисы структуры законной власти в  организации 

 служебные обязанности  установлены на постоянной упорядоченной  основе;

 

• обязанности подразделяются по различным функциональным

 сферам, каждая из которых  обеспечивается необходимой властью  и 

 санкциями; 

 

• должности учреждаются  по иерархической шкале, где их взаим¬ные полномочия на контроль и обжалование тщательно обозначены;

 

• правила, согласно которым  должна выполняться работа, могут 

 быть либо техническими, либо юридическими. В обоих случаях  требуется квалифицированный персонал;

 

• ресурсы организации  четко отделены от ресурсов, которыми

 располагают индивиды;

 

• должностное лицо не может  присвоить должность;

 

• администрация основывается на письменных документах, что 

 превращает контору  (бюро) в центр современной организации; 

 

• система законной власти может принимать многочисленные формы, но в наиболее чистом виде - это  бюрократическая административная группа служащих.

                           Характеристика бюрократической  организации:

 

• работники наслаждаются личной свободой и выполняют только

 те обязанности, которые  предписывает их должность; 

 

• существует четкая служебная  иерархия;

 

• обязанности каждого  уровня четко обозначены;

 

• служащие назначаются на основании контракта;

 

• они выбираются исходя из профессиональной квалификации,

 предпочтительно подкрепленной дипломом;

 

• заработанная плата (в денежной форме) определяется согласно положению  в иерархии; служащий всегда может  оставить свою должность,

 но в определенных  обстоятельствах он может быть  также уволен;

 

• должность служащего  — его единственная или основная работа;

 

• существуют определенные ступени карьеры, и продвижение 

 вверх по служебной  лестнице зависит либо от срока  службы, либо 

 от заслуг, но всегда  по усмотрению начальства;

 

• служащий не может присвоить  свою должность или ресурсы,

 которыми он распоряжается;

 

• служащий подчинен единой системе контроля и дисциплине.

 Ориентационное развитие  бюрократии жизненно важно для  наведения порядка в организации.  Однако преимущества бюрократии  точность, постоянство, дисциплина, аккуратность и достоверность   отвлекают внимание от ее ориентации  на саму себя. С ее стороны  был полностью утрачен контакт  с потребителями, поскольку последние  существовали для бюрократии, а  не наоборот. Предприимчивость, гибкость  и творчество рассматриваются  ею как помехи для системы.  Следует заметить, что стремление  к власти привело к тому, что  в центре внимания оказались  отношения между людьми внутри  организации, а не взаимодействие  с окружающим миром или рынком. Власть убивает динамизм, и предпосылки  для рыночных сделок исчезают.

 

Ориентационное развитие бюрократии жизненно важно для наведения  порядка в организации. Однако преимущества бюрократии  точность, постоянство, дисциплина, аккуратность и достоверность  отвлекают внимание от ее ориентации на саму себя. С ее стороны был  полностью утрачен контакт с  потребителями, поскольку последние  существовали для бюрократии, а не наоборот. Предприимчивость, гибкость и творчество рассматриваются ею как помехи для системы. Следует  заметить, что стремление к власти привело к тому, что в центре внимания оказались отношения между  людьми внутри организации, а не взаимодействие с окружающим миром или рынком. Власть убивает динамизм, и предпосылки  для рыночных сделок исчезают.

 В настоящее время  происходит переход от административного  развития и управления к компьютеризации  с соответствующими последствиями.  Помимо заметного роста эффективности  обмена информацией и компетенции  в принятии управленческих решений  как одного из результатов  этого процесса люди совершенно  не отвечают за эффективность  деятельности организации, так  как они должны выполнять решения,  которые приняты другими, отвечающими  за решения лишь теоретически.

 Исходя из того, что  концепция Вебера не ведет  к созданию эффективной организации  в динамичной окружающей среде,  некоторые исследователи (в частности,  Р.Мертон, А.Гоулднер, П.Селзник и другие) пытались модифицировать концепцию Вебера. Здесь рассмотрим вкратце модифицированные концепции бюрократической теории организации.

 Организационная модель  бюрократии Мертона. 

 

Мертон уделял большое  внимание негативным последствиям организационного обучения или организационного опыта. Он считает, что восприятие участников организации определенных ситуаций обобщается на другие ситуации, которые  возникают в других условиях. Данная модель основывается на предположении, согласно которому существует у высшего  уровня управления стремление контролировать поведение и деятельность работников нижестоящих уровней, что, в свою очередь, ведет: