Информационная культура в организации

      Недостаток  информации затрудняет выработку правильного  решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Монополизация проявляется в двух направлениях:

      • засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;

      • стремление отдельных лиц или  организаций монопольно обладать информацией  для повышения своего социального и материального статуса.

      Выход должен быть в демократизации информационных процессов, т. е. в широком доступе  к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.

      Субминимальный  уровень информации — это минимально-полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение, Естественно, этот уровень — величина субъективная и его следует подстраивать под конкретного человека. Технология определения этого минимума должна учитывать индивидуальность человека. В этой связи концепция построения автоматизированных рабочих мест (АРМ) может хорошо реализовать данный уровень информации⁶.

      Методика  оценки уровня объема воспринимаемой человеком информации основана на экспертных методах.

      Современные руководители частных организаций (они же и владельцы) постоянно  решают нелегкую для себя задачу: какую  информацию и в каком объеме следует  давать тому или иному работнику?

      Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже. Достоверность может быть искусственно повышена в результате обработки большего, чем обычно, объема информации по эффективным методикам или алгоритмам. Так, абсолютный уровень достоверности информации можно получить, обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности.

      Ценность  информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня⁷:

• нулевой,
• средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%),
• высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза),
• сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз).

      Ценность  характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость. Нулевую ценность имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления или представляющая ненужные для принятия решения характеристики. Средний уровень ценности имеет информация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к работе специалистами. Высокую ценность представляют имитационные модели организаций, позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия реализации при различных вариантах решения. Сверхвысокую ценность представляет информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями. Иногда сверхценная информация имеет криминальный источник.

      Насыщенность  информации — это соотношение  полезной и фоновой информации. Фоновая  информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.

      Выработка наилучшего соотношения полезной и  фоновой информации относится к  искусству управления. Современной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации (наличие большого количества текста, таблиц и цифр).

      Открытость  информации — это возможность  предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации⁸:

• секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование;
• конфиденциальная (для служебного пользования) — отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);
• публичная (открытая) — отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

      Рассмотренные пять характеристик информации оказывают  влияние друг на друга. Корректировка  одной из них влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения её объема и открытости.

      Процесс формирования заданных характеристик  информации может идти по двум вариантам: по упреждению и по результатам. Формирование по упреждению требует хорошего набора статистических данных, аналитических методов и современных информационных технологий. В единую систему перечисленные составляющие еще не сведены. Пока лучшие результаты дает процесс формирования требуемых характеристик информации по результатам путем корректировок характеристик.

     1.3. Организация безопасности информации

 

      Согласно  Гражданскому кодексу Российской Федерации (ст. 139), действующему с 1 января 1995г. «лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки»⁹.

      Информация  — это интеллектуальная собственность, товар, сведения «Кто владеет информацией  — тот владеет миром», — писал  У. Черчиль. По данным журнала «Business-week» (США), утеря и хищение информации на фирме IBM за последние 10 лет оцениваются в 1 млрд. долл. упущенной прибыли.

      Хорошая информация — это основное условие  конкурентной способности организации. Информация в отличие от классического  товара при передаче ее другому лицу остается и у продавца (в виде копий). Поэтому пропажу сразу заметить сложно. Получение информации идет легальным (легитимным) или криминальным путем. Регламент использования информационного пространства и защита информации от несанкционированного доступа отражены в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г., принятом ГД РФ 25 января 1995 г.

      Способы получения информации различны:

• от сотрудников: контакты, подкупы, угрозы;
• путем использования технических средств;
• кража.

      Также существуют способы ее защиты:

• защита офисов и персонала (охрана);
• подбор   или   воспитание   лояльных   сотрудников (лояльность — корректное, благожелательное отношение к чему-либо);
• создание системы защиты документооборота. Для получения и защиты информации используются следующие технические средства.

      Серьезный подход к информационному обеспечению  персонала компании требует больших затрат как на получение информации, так и на ее охрану.

      Информационная  среда в виду ее важности является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. ИСУ подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) — коэффициентов пропорциональности.

      Формулировка  закона информированности-упорядоченности - чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

      Закон может действовать в трех вариантах.

      Первый  вариант: руководитель и подчиненные  ничего не знают о законе информированности-упорядоченности.

      Результат стихийного действия закона. Персонал будет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не задумываясь о ее упорядоченности и объеме. На этот процесс может уйти много финансовых ресурсов, кроме того, компании могут подбросить ложную информацию, которая, несомненно, будет принята. В результате компания может понести серьезные убытки.

      Второй  вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.

      Результат действия закона. Персонал будет стараться принести руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. Роль руководителя будет заключаться в просмотре всей информации и отборе существенной. Это весьма, трудная работа, и руководитель может что-то важное пропустить. Если эта пропущенная информация приведет к отрицательным результатам, то персонал во всех грехах обвинит руководителя. Таким образом, этот вариант самый тяжелый для руководителя. Лучше не знать всем, чем знать одному.

      Третий  вариант:  руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности.

      Результат действия закона будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При этом варианте «туфта» (пустая информация) или дезинформация с большой вероятностью будет опущена для дальнейшей аналитической работы¹⁰.

      Наличие устойчивого канала информации увеличивает  вероятность поступления нужной для работника информации и при этом неопределенность ее уменьшается.

      Закон требует от руководителей создания и развития источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных технологий, в том числе автоматизированных рабочих мест.

      Следствие закона: информированность работника  после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

      Руководитель,   используя  характеристики   информации (объем, ценность, насыщенность и достоверность), имеет возможность создать первоклассный информационный ресурс своей организации.

 

      2.  информационная культура в организации

      2.1.  Организационные коммуникации  

      Коммуникация  в организационном контексте  включает в себя взаимодействия между  отдельными людьми и их группами путем  обмена информацией.

    Коммуникации  – это важнейшее связующее  звено между руководителем и  его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. Процесс коммуникации позволяет руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать качественные управленческие решения.

    Организационная коммуникация - это процесс передачи информации большому количеству персонала  внутри и вне организации.

    Коммуникации  важны для руководителей любого ранга по следующим причинам¹¹:

• руководители тратят до 90% рабочего времени на разнообразные коммуникации;
• качественные коммуникации поддерживают авторитет руководителя;
• качественные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

    Принято различать четыре основных функции коммуникации в организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов групп, т.е. приведение их действий в соответствие со стратегией, целями организации. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что и как должно быть сделано, как улучшить работу. Кроме того, в коммуникации есть механизм выражения своего мнения персоналом к происходящему, т.е. эмоционального выражения своих социальных потребностей. Передача информации позволяет принимать рациональные управленческие решения.