Информационная культура в организации

• ограниченные возможности людей по накоплению и обработке информации,
• собственники, менеджеры и сотрудники по-разному воспринимают свои цели и цели организации,
• имеет место информационная  асимметрия, то есть неравномерное и несоответствующее распределение информации между исполнителями, менеджерами и собственниками.

     Собственники  и менеджеры сталкиваются с различными проблемами в своём стремлении к  организационной эффективности. Здесь  главная цель собственника – сокращение организационных издержек, посредством использования различных видов контроля. 

    2.3. Информационные технологии 

    Прежде  всего, необходимо рассмотреть сущность аппарата управления и методы его  работы. Любой аппарат управления (офис, контора, деканат, директорат, комитет, министерство и т.д.) представляет собой фабрику по работе с информацией. Его основная задача – обработка поступающей информации и производство новой информации. При этом информация может быть в виде¹⁶:

• данных выдаваемых компьютером в электронном виде,
• документов в вербальной или цифровой форме,
• устная информация, передаваемая различными способами.

    Аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции –  решений. Решения могут носить оперативный  и стратегический характер. Таким образом, аппарат управления – это орган, обрабатывающий информацию с выходом «продукции» двух типов – новой информации и решений. К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (новую информацию), относятся подразделения, занимающиеся подготовкой конструкторской и технологической документации, бухгалтерия и финансовые подразделения, кадровые подразделения и т.д. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством, по продажам и закупкам и аппарат высшего руководства. Звенья аппарата управления, производящего продукцию как первого, так  и второго типа, включают: технологические подразделения, офисы и маркетинговые подразделения.

    Эволюцию  аппарата управления можно проследить, начиная с древних цивилизаций. Древние ассирийские управленцы пользовались клинописью для записи количества произведенной и проданной продукции, размера налогов.  О существовании «контор писаря» свидетельствуют литературные произведения 200 летней давности. Например, лондонский офис того времени: на табуретке за высокой конторкой сидит клерк и аккуратно вписывает гусиным пером счета в бухгалтерскую книгу. Базой принятия решений были только счета. Существенные изменения в технологическом оснащение аппарата управления произошло примерно с 1880 года с появлением «механизированного офиса». Были изобретены пишущая машинка, телефон, телеграф, изменилась система почтовой связи. Письма печатались под копирку, ускорился обмен информации между офисами. Продуктивность аппарата управления значительно повысилась. Оснащенный техникой аппарат управления создал предпосылки для развития современной бюрократической организации.

    Индустриальная  революция первой половины ХХ века характеризовалась весьма широким  использованием промышленных и бытовых орудий труда, использующих  электроэнергию.  Ещё более изменилось техническое оснащение аппарата управления в 1940-1960 годах, когда начали использоваться  пишущие электрические машинки , копировальные устройства, диктофоны. Появился «электрифицированный офис», что значительно повысило уровень делопроизводства.

    Техническое оснащение деятельности современного аппарата управления может включать в себя кроме уже упоминавшихся  пишущих машинок, телефонов также  калькуляторы, персональные компьютеры, программное обеспечение, локальные и мировые коммуникационные сети, сканеры, ксероксы, мобильные телефоны и т.д.

Современная система информационного обеспечения  организации представлена по схеме  (рис. 7).

Рис. 7. Информационная система организации¹⁷

    Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий на современном этапе проходят по следующим направлениям:

• меняется техника обеспечения руководителя информацией, совершенствуется система принятия решений,
• осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя, особенно в области планирования,
• меняются средства коммуникации, повышается уровень отношений.

    Вторая  половина XX столетия характеризуется разработкой и широким применением компьютеров и компьютерных технологий. Начало 1950-х  годов начинается использование компьютеров в обработке больших массивов однородной информации. В конце 1960-х годов стали появляться, так называемые, автоматизированные рабочие места для узких специалистов (АРМ-конструктор, АРМ-бухгалтер и т.д.). В 1970-е годы компьютеры стали использоваться для управления организацией через терминалы, соединенные телефонными линиями с центральным компьютером. В 1980-е годы компьютеры из-за снижения стоимости и размеров стали применятся практически на всех рабочих местах, требующих интеллектуальной деятельности. За период 1970-1990г цены на компьютеры снизились в сотни раз, при этом увеличились их функциональные возможности.

    Использование информационных технологий, сети Интернета, компьютерных программ позволяет не только оперативно получать информацию, но и вызывает множество изменений в деятельности организаций: сокращается бюрократический аппарат, меняется механизм управления, открываются возможности финансовых рынков, инвестирования, идет приобщение людей к политическим вопросам и культурным ценностям и т.д. В результате организационный потенциал предприятия начинает зависеть не столько от технического оснащения, сколько от способности менеджера контролировать и организовывать информацию.  
 
 
 
 

Заключение

      Действительно, информация является очень важным ресурсом в управленческой деятельности на любом  уровне управления (федеральный или  уровень мелкой организации).

      Важным  умением руководителя помимо всего  прочего является его умение грамотно и рационально распоряжаться имеющейся у него информацией, а также важно знать и уметь отбирать только нужную информацию для анализа и использования в процессе принятия управленческого решения.

      Именно  в законе информированности-упорядоченности и говорится о принципах правильной работы с информацией в рамках управленческой деятельности. Важно, чтобы знанием этих основных принципов обладал не какой-то один субъект управления, а желательно, что все субъекты (и объекты) управления грамотно строили свою работу с информацией.

     Каждая  эффективная компания постоянно  производит информацию: она, как и  человек, дышит, работает, общается по телефону, посещает выставки, заказывает на обед салат и капает сливочным  соусом на отчеты. Практически вся  ее внутренняя и внешняя коммуникация влияет на информационную культуру. Информационная культура в прямом смысле означает прибыль, дополнительную добавленную стоимость, получаемую за счет стимулирования благоприятной (ценностно значимой) реакции целевой аудитории. Хорошую информационную культуру компании нужно рассматривать как надбавку к цене, которую предлагает покупатель в ожидании будущей экономической выгоды, и иметь в виду в качестве самостоятельного объекта оценки. Информационная культура - технология управления репутацией, направленная на формирование желаемых ценностных характеристик у целевой аудитории об объекте в долгосрочной перспективе.

     Между успехом компании и информационной культурой существуют важные взаимосвязи. Во-первых, продуманная информация увеличивает продолжительность времени получения максимального дохода, а во-вторых, может сократить время, требуемое компании для достижения средних по отрасли финансовых показателей, проявляясь как эффект ведущего показателя. Компании используют информационную культуру как технологию управления для получения дополнительной прибыли в долгосрочной перспективе. Желанная аудитория компании — ее потребители. На их выбор, то есть приверженность к тому или иному продукту или услуге, в основном влияют качество и преимущества, ожидания от потребления, доступность и информационная культура. Руководство компаний понимает, что невнимание даже к одному из этих показателей может привести к упадку бизнеса.

     Создание  информационной культуры компании происходит в разных каналах коммуникации, в том числе и в Интернете. В результате того, что капитализация компании зависит от ее репутации, даже небольшие информационные колебания (негативные или двусмысленные информационные сообщения, комментарии) могут повлиять на прибыль. Риски для компании в данной области должны быть сведены к нулю. Чтобы определить важность построения активных коммуникаций в Интернете, стоит проанализировать все достоинства и недостатки такого решения.

     Безусловно, Интернет не является основным средством формирования информационной культуры, однако считается важным звеном в процессе создания общественного мнения. Одинаковая информация фиксируется в разных источниках, создавая синергетический шум с разных сторон (в разных СМИ), потому что только путем комплексного применения различных коммуникаций удается направить целевой аудитории согласованные, убедительные сообщения.

Библиографический список:

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е  изд. – М.: Гардарика, 2008. – 528 с.
2. Егоршин А.П. Теория организации. - Н. Новгород.: - НИМБ, 2009, 326 с.
3. Зуб А.Т. Стратегический менеджмент: теория и практика. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
4. Кнорринг В.И. «Теория, практика и искусство управления». – М.: НОРМА-ИНФРА, 2007. - 321 с.
5. Круглов М.И. Стратегическое управление компанией. - М.: ДиС, 2008.
6. Кунц Г., О Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций. – М.: ИНФРА-М, 2008.
7. Сацков Н.Я. Методы и приемы деятельности менеджеров и бизнесменов. – СПб.: Санкт-Петербург, 2009.
8. Смирнов Э.А. Теория организации. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 2008. – 375 с.
9. Фатхутдинов Р.А. Информация и организация// Общество и экономика. – 2007. - №10 – 11. – с.104 – 116.
10. Фатхутдинов Р.А. Стратегический менеджмент: Учебник для вузов. -8-е изд., испр. и доп. - М.: Издательство «Дело», 2007. – 448 стр.
11. Фатхутдинов Р.А. Стратегический маркетинг: Учебник. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008. — 640 с.
12. Шеметов П.В. Теория организации: курс лекций. – М.: Омега-Л, 2009.
13. Экономика и бизнес (Теория и практика предпринимательства) / Под. ред. В.Д. Канаева. – М.: Изд-во МГТУ, 2008.
14. Экономика предприятия/Под ред. В. А. Горфинкеля, Е. М. Купрякова. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2008 г.