Эволюция взглядов на организацию

           Второй пример мы рассмотрим на примере отдела закупок и логистики. В данном случае речь пойдет о положительном эффекте закона синергии, который сумел воплотить на практике новый руководитель отдела.                                                                                                               

          Год назад в отделе закупок и логистики была следующая ситуация: 4 равноправных сотрудника, которые занимались одной и той же работой. Конкретное задание, приходящее в определенный момент времени, выполнял тот сотрудник, который в этот момент времени был относительно свободен. «Относительно» – потому что работы у сотрудников отдела было много, отдел не справлялся с нагрузкой, периодически допускал серьезные ошибки.

То не отметят  проданное оборудование в базе данных, а технолог выпишет на него счет клиенту и пообещает доставку в скором времени; то забудут срочно заказать нужную деталь для отдела монтажа, т. к. монтажник позвонил по телефону, а специалист по закупке записал на бумажке, которая потерялась в ворохе других бумаг; то «тянут» с переводом на русский язык описания нового, только пришедшего, оборудования, а технологи, соответственно, не могут его продавать и включать в проекты.

           В общем, нареканий на отдел было много, срыв поставок того или иного оборудования приносил организации немалые финансовые потери; бардак в базе данных по оборудованию и несвоевременное выполнение задач отделом закупок и логистики приводили к ошибкам в работе других подразделений.

           7 месяцев назад в одного из сотрудников отдела закупок и логистики назначили руководителем этого отдела. За 7 истекших месяцев отдел стал работать четко и профессионально; работники других подразделений перестали писать служебные записки на сотрудников данного отдела; базой данных по оборудованию стали пользоваться работники других подразделений, которым это необходимо; сроки поставок оборудования уменьшились и стали в большинстве случаев соответствовать ожидаемым. Финансовые показатели работы отдела закупок и логистики поползли вверх, и, несмотря на то, что данное подразделение является затратной статьей бюджета, эти затраты уменьшились более чем вдвое.

          Что же смог изменить новый руководитель отдела, он же один из постоянных его сотрудников? Им были предприняты следующие действия:

1.         Были четко распределены должностные  обязанности и ответственность  между всеми сотрудниками отдела. Они по-прежнему могли замещать  друг друга в случае отсутствия, но ответственность за определенный участок работ теперь лежала на определенном работнике. Таким образом, выполняя определенный круг обязанностей, работник не хватался за несколько дел одновременно, а мог углубленно и вдумчиво заниматься своей работой, что сразу сократило количество ошибок и сроки выполнения заданий. Распределение происходило в соответствии со знаниями, опытом и пожеланиями самих работников.

2.         Были внесены с помощью программистов  изменения в базу данных по  оборудованию: работники других отделов могли почерпнуть необходимую информацию напрямую из базы, без запроса сотруднику отдела закупок и логистики; продажа оборудования автоматически отражалась с информации о нем («выписан счет», «зарезервировано», «свободно», «продано»), что позволило избежать неверных решений и обещаний при работе с клиентами; так же в базе данных отображалось состояние заказанного оборудования («заказано у поставщика», «в пути», «на таможне», «на складе» и т.п.), что позволило работникам отдела избежать бесконечных звонков с вопросами «ну когда же оно придет, где оно сейчас?».

3.         Все вопросы, интересующие руководство  и работников других подразделений,  теперь адресуются руководителю  отдела, что позволяет опять-таки  не отвлекать остальных сотрудников  от выполнения работы.

          Данный пример положительного эффекта закона синергии показывает, как можно за счет изменения всего двух ресурсов: организации работ и управления отделом, а так же технологического ресурса (информационные технологии) – увеличить потенциал организации более чем в 2 раза. 

3.4. Методы усиления  потенциала организации 

         Для успешной реализации закона синергии необходимо использовать методы организации и самоорганизации, управления и самоуправления. Среди них «вопросы и ответы», «конференция идей», «метод эвристического прогнозирования».

         Метод «вопросов и ответов» наиболее прост в организационном исполнении. Его реализация может быть частично формализована с помощью компьютера путем создания информационной базы вопросов трех уровней:

·        вопросы, на которые есть практические ответы и известные конкретные результаты, прошлый опыт;

·        вопросы, на которые есть ответы, но мало конкретных результатов или  они не подтверждены независимыми источниками;

·        вопросы, которые ставятся по новым проблемам, и на них еще нет ответов.

       Путем коллективного тренинга по первому и второму уровням вопросов можно прийти к решению и ряда вопросов третьего уровня.

Перспективным является и метод «конференции идей или мозгового штурма», в основе которого лежит стимулирование процесса мышления на уровне сознания. Основные принципы данного метода следующие: число участников от 4 до 12 человек; запрещаются насмешки, критика, в т.ч. и позитивная; для обсуждения формируются 1–2 независимые друг от друга задачи; продолжительность конференции 30–50 минут; ведется запись всех предложений, в т.ч. и абсурдных. Затем через 1–2 недели специалисты организации анализируют все предложения более внимательно. Как правило, ряд предложений оказываются полезными для организации.

          Технология данного метода включает следующие этапы:

·   тренировка генерации коллективных идей по заранее  заданным проблемам;

·   изучение возможностей участников тренинга;

·   корректировка  состава участников генерации идей;

·   генерация  участниками идей по новым проблемам;

·   обсуждение предложенных идей.

         Метод эвристического прогнозирования основан на обсуждении прогнозных решений высококвалифицированными специалистами (экспертами) в узких областях техники, технологии, производства и т.п. (аналогично врачебному консилиуму). Каждый специалист, опираясь на свою компетентность, оценивает предлагаемое решение, а возможно и совершенствует его. В результате глубокого профессионального анализа каждой стороны вариантов решений выявляется лучшее, а возможно и формулируется в ходе обсуждения совершенно новое. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Модель  организации определяет структуру  и механизмы координации деятельности организации. Основными элементами организационной модели являются система работ, рабочие группы и процессы, связанные с ними. Последнее определяют отношения управления и коммуникационные связи. Фактически модель организации представляет собой суперструктуру, в рамках которой протекает деятельность организации.

    В каждой модели организация рассматривается  по-своему. Например, в классической модели организация – результат  действий управляющих, которые ее полностью  контролируют и владеют ею. Бюрократическая  модель – система, носящая принудительный характер, а структурные элементы должны работать, как хорошо отлаженный безличностный механизм. Теория административного поведения делает акцент на важности правил и установленных порядков в поддержании рационального поведения внутри организации.

    Так же в курсовой была определена суть тектологии. Основная идея тектологии – единство строения и развития самых различных систем. Были рассмотрены понятия миссии и видения организации, а так же рассмотрен закон синергии.

    После рассмотрения закона синергии можно  сделать вывод, что в современных условиях использование синергетического эффекта особенно необходимо в организациях предпринимательского типа, в которых инновационная деятельность – непременное условие быстрого реагирования на постоянно меняющуюся рыночную среду. Этим обеспечивается улучшение между результатами и затратами, что, безусловно, так же является эффектом успешной совместной деятельности, но рассматривается обычно как организационный эффект. 

    СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. История менеджмента / под ред. Д.В. Валового. М.: ИНФРА-М, 1997. 256 с.
2. Теория организации. (Учебное пособие) Смирнов Э.А. (2003, 248с.) (Сер. "Вопрос - ответ")
3. Омаров А., Комаров Э. Экономические воззрения и их роль в развитии научной организации труда. М.: Юрайт, 1997. 342с.
4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент : человек, стратегия, организация, процесс: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 2001. 293 с.
5. Управление организацией./Под ред. А.Г.Поршнева и др. - М.: ИНФРА-М, 2000. 254 с.
6. Теория организации. (Учебник) Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. (2004, 395с.)
7. Е.А. Смирнов Социальный кризис и социальная катастрофа. Сборник материалов конференции. СПб.: Санкт-Петербургское философское общество, 2002. 246 с.
8. Журнал «Менеджмент в России и за рубежом» №3 1998 Л.П. Страхова Принципы и методы тектологии А.А.Богданова в современной организации управления. 94 с.
9. http: // www.iteam.ru
10. http: // www.Dell.ru
11. http:// www. Mcdonalds.ru
12. Котлер Ф. Маркетинг менеджмент / Пер. с англ. - СПб.: Питер, 2003.
13. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебное пособие. М. ИНФРА - М, 2002. 261 с.
14. Мильнер Б. З. Теория организаций. М.: ИНФРА-М, 1999. 336 с.
15. http://koet.syktsu.ru/vestnik/2008/2008-3/6/6.htm (Вестник Научно-исследовательского центра корпоративного права, управления и венчурного инвестирования №3 2008г.)