Нормативно-правовая база электронного документооборота

    1 июля 2007 года был введен в действие  новый стандарт в области делопроизводства - Гост Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования". Он был создан на основе международного стандарта ISO 15489-1: 2001 "Information and documentation. Records management" ("Информация и документация - Управление документами"). ²³

    Создание  и внедрение стандартов, в практику работы организаций, позволяет не допустить  хаоса в сферах документационного  и информационного обеспечения  управления. Для России это является наиболее актуальным, так как государство  фактически не регулирует делопроизводство.

    Национальный  стандарт России - Гост Р ИСО 15489-1-2007 был разработан ВНИИДАД в соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006-2007 годы.

    Гост  Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:

• Область применения;
• Нормативные ссылки;
• Термины и определения;
• Преимущества управления документами;
• Нормативная среда;
• Политика управления документами и ответственность;
• Требования к управлению документами;
• Проектирование и внедрение системы управления документами;
• Процессы управления документами и контроль;
• Мониторинг и аудит;
• Обучение.

    Стандарт  регулирует процессы управления документами  государственных, коммерческих и общественных организаций. Положения стандарта  являются рекомендациями в отношении  создания систем управления документами, включения в них документов, а  также обеспечения соответствия подлинных документов установленным  в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность  для использования и др.). Действие Гост Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы всех форматов и на всех носителях (в том числе и на электронных), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

    Федеральным законом «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184 ФЗ было установлено, что стандарт носит рекомендательный характер. Но несмотря на это стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001 и обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствии системам менеджмента качества (СМК). ²⁴

    Гост  Р ИСО 15489-1-2007 содержит раздел «Политика управления документами и ответственность». Для отечественной практики ДОУ он имеет очень большое значение, так как в нем сказано что ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации. Ответственность распределяется между всеми сотрудниками организации и зависит от их должностных обязанностей и занимаемого поста.

    В новом стандарте были заложены принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной  среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени».

    Стандарт  содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

    Гост  Р ИСО 15489-1-2007 обладает важной особенностью - его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Из этого следует, что системы традиционного и электронного документооборота могут существовать параллельно и система управления документами включает оба эти направления.

    Одним из нововведений данного стандарта  является стандартизированная возможность  распределенного хранения и управления документами. Организациям предоставляется  право физически хранить документы  в одной организации, а управлять  ими и возложить ответственность  за их сохранность либо на организацию - создателя документов, либо на другой полномочный орган. Данный порядок  распространяется на документы, как  на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях.

    Действие  Гост Р ИСО 15489-1-2007 не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, но несмотря на это в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения политики процедур управления документами.

    В заключении, необходимо отметить, что  Гост Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» распространяет единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, тем самым, способствуя возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России. 
 
 
 
 
 

3. Основные  проблемы электронного документооборота

    В последнее время электронные  документы получают всё большее  распространение. С электронными документами  намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск  документов благодаря использованию  электронной базы данных. И всё  чаще современное общество задумывается о переходе от традиционного бумажного  документооборота к электронному. Но полной замене традиционного документооборота электронным мешают следующие проблемы:

• проблема законодательного регулирования электронного документооборота;
• проблема удостоверения электронных документов;
• проблема долговременного хранения электронных документов;
• проблемы внедрения систем электронного документооборота.

    Проблемы  правового регулирования электронного документооборота приобретают в  настоящее время все большую  актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы  общественно-производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами государственной власти, поддержки  финансовых и товарных рынков до сферы  услуг, розничной торговли, образования  и досуга).

    Многие  проблемы при использовании систем электронного документооборота (СЭД) возникают  из-за того, что новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Причина слабой государственной  поддержки новых технологий в  делопроизводстве и документообороте очевидна: ещё можно да и дешевле управлять по-старому, при помощи бумажных документов.

    Недостаточное внимание государства к внедрению  СЭД проявляется в слабом интересе к разработке законодательно-нормативной  базы, которая бы позволила гораздо шире использовать электронные документы и современные технологии как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности. Сегодня:

• не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;
• отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажный и электронный документы. В результате внедряющие СЭД организации вынуждены одновременно поддерживать две системы документооборота – бумажную и электронную, и не могут окупить расходы на внедрение современных технологий за счёт резкого сокращения «бумажной» системы.
• нет законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на аналоговые и/или электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы.

    Удивительно, но никто не поднимает вопрос о  разработке законодательства о переводе бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов. А ведь именно отсутствие этого закона не позволяет широко внедрять современные  технологии в делопроизводстве и  документообороте. В зарубежной практике расходы на внедрение СЭД и/или  систем микрофильмирования окупаются  главным образом за счёт высвобождения  площади архивов и сокращения числа сотрудников, занятых в  бумажном делопроизводстве.

    С широким распространением в современном  мире электронных документов и средств  их обработки особо актуальной стала  проблема установления подлинности  и авторства таких документов.

    В чём же состоит проблема? В конце  обычного письма или документа исполнитель  или ответственное лицо ставит свою подпись для достижения двух целей. Во-первых, получатель имеет возможность  убедиться в истинности документа, сравнив подпись с имеющимся у него образцом. Во-вторых, личная подпись является юридическим гарантом авторства документа. Конечно, в настоящее время существует электронная цифровая подпись, которая призвана заменить собственноручную подпись в электронных документах. Но если при использовании современных криминалистических методов подделки подписи на бумаге – весьма непростая задача, то с электронной подписью дело обстоит иначе.

    В отличие от обычной собственноручной подписи, ЭЦП отчуждаема от своего владельца. То есть если подпись под бумажным документом неотделима от человека и практически никто другой не может подделать ее так, чтобы это не было обнаружено криминалистической экспертизой, то любой злоумышленник, завладевший секретным ключом подписи, сможет сделать ЭЦП так же легко и правдоподобно, как и законный владелец этого ключа.

    Подделать цепочку битов, просто её скопировав, или незаметно внести нелегальные исправления в электронный документ может любой пользователь.

    Необходимо  создать комплекс мер на всех этапах создания и жизнедеятельности документа  для придания электронным документам доказательной силы.

    Нужно уделить особое внимание установлению механизма обеспечения юридических  гарантий аутентичности и целостности  содержания информации в электронном  документе и соответствию формы  представления этой информации и  реквизитов. Необходимо законодательное  закрепление данных вопросов.

    Рассмотрим  ещё одну не менее важную проблему. Я согласна с мнением Храмцовской Н.А., которая утверждает, что о серьёзном электронном документообороте бессмысленно говорить, если не налажена архивная работа с электронными документами, с сохранением их юридической и иной силы. Архивное агентство РФ, федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт практически нулевой. Но тем не менее в последние годы были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов:

    - Центр электронной документации  Чувашской Республики, г. Чебоксары  (создан в 1996 г.);

    - Центральный архив документов  на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ) (создан в 2002 г.);

    - Центр электронной документации  Республики Калмыкия (создан в  2002 г.).

    Системы СЭД только начинают использоваться для организации хранения документов и информации и для налаживания  эффективного доступа к накопленным  массивам документов. Возникают другие проблемы: обеспечение целостности  и аутентичности электронных  документов в течение длительных периодов времени.

    Некоторые СЭД вообще не предусматривают архивного  хранения электронных документов, другие же настроены таким образом, что  удалить из них документы (например, в связи с истечением срока  хранения) просто невозможно.

    Традиционные  системы управления базами данных не годятся для хранения электронных  документов, так как они ориентированы  на работу с отдельные данными, а  не документами.

    Кроме того, быстрое устаревание компьютерной техники и носителей порождают  угрозу потери информации и электронных  документов из-за невозможности их прочесть.

    Обеспечение сохранности электронных документов – комплекс мероприятий по созданию материально-технической базы, оптимальных  условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения электронных документов, которые исключали бы утрату электронных носителей и обеспечивали поддержание их в должном физическом и техническом состоянии, а также возможность воспроизведения электронных документов в виде, доступном для восприятия и понимания человеком без дополнительных технических приспособлений.