При организации долговременного хранения электронных документов смена программной  платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности  просмотра. Начиная с 1950-х гг. было предложено несколько возможных вариантов решения данной проблемы:

    - миграция – своевременный перевод  баз данных и других электронных  документов на современную технологическую  платформу, чаще всего в форматы,  использующиеся в организации  для оперативного управления  информационными ресурсами (т.н.  «пользовательские форматы»)

    - эмуляция программной среды. Такой  подход базируется на критерии  «идеального сохранения». Д. Ротенберг считает, что это лучший способ, т.к. позволяет использовать первоначальное программное обеспечение;

    - инкапсуляция – включение электронных  документов в состав файлов  межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов.

    Ещё одной проблемой, требующей внимания, является проблема внедрения электронного документооборота в организацию.

    Для успешного внедрения СЭД на предприятии  необходимо избегать некоторых типичных ошибок: невнимания к организационным  вопросам, ставки только на собственные  силы при разработке системы, экономии на «пилотном» проекте. Недостаточная  подготовка регламентов работы с  СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению.

    Одна  из типичных ошибок при переходе к  электронному документообороту - недостаточная  проработка организационных вопросов, что в свою очередь приводит к  неэффективной работе системы. Очень  часто руководство компании считает  вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого  внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими  в деле повышения эффективности  бизнес-процессов компании. Недостаточная  заинтересованность руководства в  проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.

    Ещё одним препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная  разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее  обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме  того, весь проект в зависимость  от разработчиков системы. Такой  путь оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. Разработка СЭД своими силами может привести к тому, что  текущая ситуация с документооборотом  будет законсервирована.

    После выбора продукта необходимо отработать те бизнес-процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование решение в работе, выявить все  недостатки. Пилотный проект позволяет  убедиться в соответствии решения  поставленным задачам, и если оно  не удовлетворяет всем требованиям, отказаться от внедрения, не теряя при  этом значительных средств. Поэтому  еще одной ошибкой при внедрении  является экономия финансов на предварительное  выполнение «пилота».

    Еще несколько трудностей возможны на следующих  этапах внедрения СЭД. Среди них  недостаточная проработанность  внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации  и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей. Подготовка нормативных правил по процессам электронного документооборота должна вестись параллельно с опытной эксплуатацией и предполагает разработку подробных инструкций по делопроизводству для сотрудников, соответствующих приказов и положений.

    Вопросам  обучения сотрудников также должно уделяться самое пристальное  внимание при развертывании СЭД. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Подводя итоги проделанной работы, можно  отметить, что на сегодняшний день электронный документооборот активно  внедряется во все сферы информационной деятельности современного общества. Электронный документооборот стал обычным инструментом бизнеса, позволяющим  упорядочить работу с документами  и наладить прохождение документов внутри частных компаний и государственных  организаций.

     Многие  проблемы при использовании систем электронного документооборота (СЭД) возникают  из-за того, что новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Перечень этих проблем подробно рассмотрен в разделе 2.3 данной контрольной работы.

    Недостаточное внимание государства к внедрению  СЭД проявляется в слабом интересе к разработке законодательно-нормативной  базы, которая бы позволила гораздо  шире использовать электронные документы  и современные технологии как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности. Сегодня:

• не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;
• отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажный и электронный документы. В результате внедряющие СЭД организации вынуждены одновременно поддерживать две системы документооборота – бумажную и электронную, и не могут окупить расходы на внедрение современных технологий за счёт резкого сокращения «бумажной» системы.
• нет законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на аналоговые и/или электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы.

     Системы электронного документооборота качественно  улучшают процесс работы с документами  руководителей и предметных специалистов всех уровней, существенно сокращают  время рутинной работы с документами.

     Все большую актуальность приобретают  проблемы развития и использования  в информационно-коммуникационных технологиях электронного документа, что поставило перед законодателем  проблему правового обеспечения  общественных отношений в сфере  электронного документооборота, а, следовательно, в центре внимания оказался правовой статус электронного документа и  электронной цифровой подписи как на всех уровнях государственного устройства так и в международном масштабе.

     Порядок применения электронных документов и состава их удостоверения требовали  законодательного оформления, и с  середины 1990-х годов многие страны мира приступили к разработке законов, цель которых придать юридическую  силу электронным документам и сделать  возможным их использование наравне  с документами на бумажном носителе. Законодательное и нормативное  регулирование информационных процессов  с использованием электронного документооборота является ключевым фактором поддержки  ряда направлений государственной  политики и способствует более эффективному техническому регулированию на государственном  уровне.

     Нормативно-методические указания стандартизируют работу в  области управления документацией  и при этом позволяют более  эффективно организовать работу с документами  в сфере управленческой деятельности.

     Достижение  соответствия требований международных  и национальных стандартов позволит расширить границы сотрудничества и облегчить процессы информационного  взаимообмена между государствами.

     Преодоление международного электронно-цифрового  разрыва позволит более эффективно мобилизовать ресурсы в целях  улучшения информационной и коммуникационной инфраструктуры.

     В современных условиях управление электронными документами в европейских странах  играет новую и ответственную  роль в совершенствовании управленческой деятельности государственных и  коммерческих организаций, применении в управлении новых информационно-коммуникационных технологий, обеспечении демократичности  европейских государств.

     В США за последние несколько лет  были вынесены постановления по ряду судебных прецедентов по делам, связанным  с работой с документами.

     Не  обошла стороной волна принятия законов  и разработки нормативных актов  и страны входящие в состав СНГ, где  электронный документ и электронная  цифровая подпись получили свой правовой статус благодаря принятию целого ряда законов, актов и разработке стандартов.

     Развитые  и активно развивающиеся, в настоящее  время, страны Азии также несомненно нуждались в регламентации использования электронного документооборота. В связи с чем в ряде стран ещё с конца 90-х годов прошлого века должное внимание законодателей было уделено электронному документу и электронной цифровой подписи. В итоге использование электронного документооборота юридически узаконено, что открывает новые возможности в информационно-документационных процессах.

     В настоящий момент законодательством  большинства государств электронный  документ, подписанный электронной  цифровой подписью, считается юридически равноправным документу на бумажном носителе.

     Исходя  из результатов проделанной работы, можно сделать вывод, что с 90-х  годов прошлого века в большинстве  стран мирового сообщества вопрос законодательно-нормативного регулирования электронного документооборота был решён довольно успешно. Однако вопросы использования электронных документов продолжают занимать специалистов различных стран мира и сегодня, несмотря на принятие целого ряда законодательных актов в этой области, многие проблемы остались все еще нерешенными и требуют дополнительного регулирования как на законодательном, так и на нормативно-методическом уровне.

     Таким образом, в развитых зарубежных странах  действует нормативно-методическая база управления документацией, одно из ведущих мест в формировании которой  принадлежит государственным архивным организациям. Но вопросы дополнения и развития этой базы остаются открытыми, что делает актуальным дальнейшее проведение анализов, исследований и внедрение  новых проектов в области электронного документооборота, и создаёт почву  для деятельности документоведов и юристов, занятых в этой сфере. 
 

Библиографический список

1. Афанасьева  Л.П. Автоматизированные архивные технологии/ Л.П. Афанасьева. – М.: Издательство «Ипполитова», 2005. – 408 с.
2. Варламова Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства /Л.Н. Варламова//Секретарь-референт – 2007 – № 6 – С. 18-25.
3. Вехов В.А. Документы на машинном носителе /В.А. Вехов// Законность – 2004 – №2 – С. 16-25.
4. ГОСТ 16487-70. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
5. ГОСТ 16487-83. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
6. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
7. ГОСТ Р 52292-2004. «Электронный обмен информацией. Термины и определения».
8. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Управление документами. Общие требования».
9. ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».
10. Кузнецов С.Л. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов /С.Л. Кузнецов// Делопроизводство: информационно-практический журнал – 2006 – № 4 – С. 48-54.
11. Лебедева Н.Н. Электронный документ как доказательство в Российском процессуальном праве /Н.Н. Лебедева// Право и экономика. – 2006 – №11 – С. 114-141.
12. Рысков О.И. О некоторых проблемах использования электронных документов в делопроизводстве Федеральных органов исполнительной власти /О.И. Рысков//Делопроизводство – 2004 – №1 – С. 12-19.
13. Тихонов В.И. Будут ли в «электронной» России электронные архивы? /В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин//  Отечественные архивы – 2002 – №5 – С. 12-24.
14. Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов /В.И. Тихонов// Вестник архивиста – 2007 – №3 – С. 130-142.
15. Тихонов В.И. Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии /В.И. Тихонов// Отечественные архивы – 2003 – №5 – С. 30-62.
16. Тихонов В.И. Современные концепции электронных архивов /В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин// Отечественные архивы – 1999 – №1 – С. 18-29.
17. Тихонов В.И. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960-1980 годы /В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин// Отечественные архивы – 1998 – №6 – С. 40-52.
18. Тихонов В.И. Электронные архивы и электронный документооборот /В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин// Отечественные архивы – 1999 – №2 – С. 16-25.
19. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ. Ст. 2.
20. Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=8657& SECTION_ID=7