Особенности системного подхода к определению сущности организации

  Охарактеризовать  систему - значит определить ту функцию, которую она должна выполнить (сформулировать цель), определить воздействующие на систему факторы и их интенсивность.

  Конструирование системы - это определение элементов, которые она должна содержать, и способы взаимного соединения этих элементов.

  Существует  множество различных классификаций  систем.

  Приведем  некоторые определения, важные для  теории организаций.

  Открытые  системы — обменивающиеся с внешней  средой веществом, энергией и информацией.

  Закрытые  системы — это системы, у которых  нет обмена с внешней средой.

  Динамические  системы – представляют собой  структурированный объект, имеющий входы и выходы, объект, в который в определенные моменты можно вводить и из которого можно выводить вещество, энергию, информацию. Динамические системы подразделяются на системы, в которых процессы протекают во времени непрерывно, и системы, в которых все процессы совершаются только в дискретные моменты времени. При этом в обоих случаях предполагается, что поведение системы можно анализировать в некотором промежутке времени, что непосредственно и определяется термином «динамическая».

  Адаптивные  системы — системы, функционирующие  в условиях начальной неопределенности и изменяющихся внешних условий. Понятие адаптации сформировалось в физиологии, где оно определяется как совокупность реакций, обеспечивающих приспособление организма к изменению внутренних и внешних условий.

  Ряд систем обладает таким свойством, при  котором часть из выходов (результатов поведения) системы вновь воздействует на вход системы с тем, чтобы вызвать последующие выходы. Такие системы называются системами с обратной связью. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Организация как система.

  Системный подход к организации предполагает, что мы рассматриваем организацию  как систему, совокупность взаимосвязанных элементов и как элемент более сложной системы. Организация - управляемое социальное образование с определенными структурой и границами, целенаправленно функционирующее на относительно постоянной основе.

  Организация как система обладает всеми основными  свойствами систем, описанными ранее.

  Организация - это открытая система, ее невозможно представить вне взаимодействия с внешней средой. Внешняя среда включает организации и факторы, оказывающие определяющее влияние на организацию. Поэтому организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать обо всех изменениях внешней среды, представлять их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействие внешней среды.

  Кроме свойства эмерджентности, организациям как системам присущи еще два существенных общих свойства систем.

  Эквифинальность - внутренняя предрасположенность системы к достижению некоего предельного состояния, не зависящего от внешних условий (определяется исключительно параметрами системы).

  Гомеостаз - организация, будучи целостным образованием, всегда стремится воспроизводить себя, восстанавливать утраченное равновесие, преодолевать сопротивление, в частности внешней среды.

  Организациям  как реальным объектам присущи дополнительные определенные черты (характеристики):

  - Управляемость – необходимость целенаправленного координирования работников для получения необходимых результатов.

  - Социальность – организация это социальное образование, состоящее из людей. Поэтому, исходя из системного взгляда на организацию, при исследовании и управлении нужно учитывать их потребности, привычки, вкусы, культуру и др.

  - Границы – организации обладают пространственной обособленностью. Границы определяют, где начинаются и заканчиваются системы. Они могут быть физическими, психологическими, символическими и др. Во времени они также могут изменяться.

  - Структура – установленная схема размещения и взаимодействия (взаимозависимости) элементов организации. Обладает свойствами: сложность - степень дифференциации элементов организации (показатели - уровень специализации или разделения труда; количество уровней в иерархии; степень территориального распределения элементов); формализация; соотношение «централизация/децентрализация» - определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются решения.

  - Наличие цели (целей) функционирования. Применительно к организации - это миссия и система целей. Миссия определяет предназначение организации. Она включает: сферу деятельности; основные результаты деятельности; основные технологии (способы деятельности); философию организации (систему ценностей и мотивов деятельности). Система целей состоит из целей для всех уровней управления (от высшего руководства до исполнителей), сформированных в соответствии с законом декомпозиции. 
 
 
 
 
 
 
 

  Связь теории организаций и системного подхода.

  В последние десятилетия изучение организаций стало важной задачей  исследований, проводимых совместно представителями различных научных дисциплин. Оно постепенно превратилось в самостоятельную научную область — теорию организации. Это направление относительно молодо и не имеет устоявшихся канонических форм.

  Теория  организации как научная дисциплина изучает общие свойства, законы и закономерности создания и развития организации как единого целого.

  Основная  цель и предназначение теории организации - изучение современных организаций (предприятий, учреждений, общественных объединений и др.), отношений, возникающих внутри этих организаций, поведения (функционирования) организаций и их связей с внешней средой.

  Системный подход стал фактически тем инструментом, который позволил создать современную теорию организации.

  В ранних организационных и управленческих концепциях (Ф. Тейлор, А. Файоль и др.) организация рассматривалась как закрытая система. Предполагалось, что окружение — это стабильная и предсказуемая данность, а эффективность организации зависит только от внутренних процессов и преобразований.

  Однако  сегодня условия функционирования организаций изменились. Образование  и раздел мирового рынка, возможность мгновенного доступа к исчерпывающей информации о любых товарах, растущая взаимозависимость производителей, насыщение общества в развитых странах материальными благами приводят к постепенному перерастанию экономики массового производства в экономику индивидуальных потребительских услуг.

  С развитием технологий исчезла экономическая  стабильность, а с ростом конкуренции изменилась роль потребителя. В подобной, ориентированной на клиента экономической ситуации, организации являются основными действующими лицами на динамично меняющемся рынке. Конкуренция между ними привела к дроблению массового рынка и формированию системы конкретных ниш, где потребитель диктует условия производителям.

  Представления об идеальной организации как  стабильной, полностью управляемой, имеющей жесткую структуру и т. п., уступают место идеям о гибкой структуре управления деловыми процессами и ее постоянном совершенствовании в соответствии с изменяющимися внешними условиями. Неизменность организационной структуры не позволяет мгновенно реагировать на изменение требований рынка. Способность предприятия быстрее и легче адаптироваться к изменениям конъюнктуры рынка, умение предлагать новые продукты и услуги раньше конкурентов становится главным козырем в бескомпромиссной конкурентной борьбе.

  Поэтому современные теории, конечно же, базируются на понимании организации  именно как открытой системы.

  Широко  используется в теории организаций  и понятие целостности. Оно может проявляться в социальных (человеческих) системах деятельности в виде синергетического эффекта.

  Синергию  часто называют организационным  эффектом, поскольку именно в организациях этот эффект может проявляться ярче всего. Синергия - эффект, возникающий присовместном и взаимосогласованном функционировании элементов некоей системы. При этом интегральный результат такого функционирования превышает простую сумму результатов этих элементов.

  Применительно к теории организации и управления синергия означает, что потенциально разумно управляемая и скоординированная группа людей работает более эффективно и производительно, чем те же люди по отдельности. С одной стороны, синергетический эффект в организациях возникает благодаря разделению труда, специализации, с другой — благодаря реализации системного подхода.

  Кроме того, теория организации достаточно широко использует концепцию структурно-функционального  анализа, которая была создана Т. Парсонсом и Р. Мертоном (а также А. Этциони) на основе идей Э. Дюркгейма, но в рамках системного подхода. Один из главных элементов этой концепции — это инвариантный набор функций организации: адаптации, целедостижения, интеграции, воспроизводства структур и снятия напряжений, решение которых обеспечивается особыми подсистемами.

  Существует  еще несколько вариаций системного подхода, в той или иной степени отражающихся в современной теории организации. В теории управленческих решений Герберта Саймона, например, показано, что организационная структура определяет, не  столько правила, сколько предпосылки, условия принятия решений. Рассматривая схемы организационных структур, Саймон установил связь между количеством уровней управления в организации и количеством прямых подчиненных у менеджера (норма управляемости). Этот вывод используется в организационном проектировании и анализе организационных структур.

  Другой  вариант, условно называемый информационно-кибернетическим, восходит к Н.Винеру. Его представители рассматривают организацию как систему переработки информации. Развитие этого направления связано с прогрессом в области компьютерной техники и информационных технологий. Одна из версий такого подхода к социальноэкономическим явлениям и к организациям нашла отражение в так называемой «чикагской школе» (М.Фридмен, С.Бир).

  Новый импульс этот вариант получил  с появлением Интернета и бурного  развития локальных внутриорганизационных сетей. Организация в такой трактовке рассматривается как совокупность «центров решений», осуществляющих информационные циклы по выявлению и устранению различного рода проблем, в условиях неопределенности и на основе принципа «ограниченной рациональности». При этом структура организации формируется в соответствии с этапами принятия решений, а формирование организационных подразделений основывается на рационализации коммуникационных каналов для принятия решений.

  Одна  из самых известных в 80-е гг. системных  организационных концепций управления — это теория «7-S» Т. Питерса и Р. Уотермана. Согласно ей эффективная организация формируется на базе семи взаимосвязанных составляющих, изменение каждой из которых с необходимостью требует соответствующего изменения остальных.

  «7-S»  — это семь взаимосвязанных переменных: strategy (стратегия), structure (структура), system (технические системы координации — бухучет, планирование, отчетность и т.д.), staff (персонал), style (стиль), skills (умения, квалификация сотрудников), shared values (организационные, разделяемые персоналом, ценности). Только те организации могут эффективно функционировать и развиваться, в которых менеджеры могут содержать в гармоничном состоянии систему, состоящую из данных семи компонентов.

  Представители еще одного направления в теории организации рассматривали организацию как социотехническую систему.

  В этой концепции все организационные  изменения связываются с совершенствованием управления на основе рациональной организации формализованных отношений в рамках иерархической функциональной структуры. Организационное проектирование в рамках системотехнического подхода ориентировано на создание функциональных систем человек-машина», систем принятия решений и других информационных систем. Такая задача нередко доводится до формализованной постановки с применением аппарата моделирования и экономико-математических методов. Особенно популярным стал этот подход в советской управленческой науке и социологии организаций (А.Г. Аганбегян, О.А. Дейнеко, Б.З. Мильнер, Г.Х. Попов, А. Раппопорт и др.)

  Отметим, что далеко не все выводы и методологические процедуры системного подхода применимы в современной теории организации в силу своей детерминированности и нормативности.

  Так, одной из базовых процедур системной  теории является моделирование, понимаемое как формализованное, абстрактное описание системы при помощи различных знаковых систем (вербальные описания, в виде экономико-математических моделей, схем и т.п.). Но недостаток и несовершенство формализованных знаковых систем (в частности, языка и речи) не позволяют нам адекватно описывать сложные явления объективного мира, к которым относятся организации, а недостаточность теоретических знаний не позволяет нам эти явления объяснять и моделировать. В реальности оказывается, что некая системная модель бизнеса или организации не работает, поскольку не учтены те или иные факторы (новый конкурент, изменение ситуации и т.д.). Это обстоятельство, а также нежелание выходить за границы «системы», отрицание ситуационности, стремление выстроить «универсальные» методы, теории и способы управления организацией (что противоречит реальности) существенно ограничивает использование многих аспектов системного подхода в теории организации. То, что многие авторы (преимущественно советские и современные российские) называют «законами организации», в самом деле, не является законами в общенаучном смысле.