Внутреняя среда организации

Внутренняя среда  организации

Внутренняя среда организации -  это управленческий  производственный потенциал предприятия. Основными переменными внутренней среды организации являются: цели: структура, трудовые ресурсы; оборудование, материальные запасы; технология: культура организации.

Основные переменные внутренней среды организации

Внутренние переменные организации  — трудовые ресурсы, оборудование, материальные запасы и технологию —  можно рассмотреть на примере  модели процесса производства товаров  и услуг.

Представим модель процесса производства товаров и услуг  в виде схемы: вход — трансформация  — выход.

Комментируя эту модель, нужно отметить, что цель организации  производства состоит в обеспечении  связи между поставщиками товаров  или услуг и потребителями. Сплошные линии на схеме показывают движение товаров и услуг. Пунктирные линии  отражают движение информации. Эта  информация позволяет определить, насколько  хорошо организована работа на предприятии. Самым важным звеном модели является сама трансформация — превращение  исходного продукта в конечный.

Основные компоненты процесса производства в обсуждаемой модели — это трудовые ресурсы, оборудование, материальные запасы и технология.

Трудовые ресурсы.

Говоря о профессионализме менеджера, необходимо иметь в виду два аспекта. Первое — он должен знать, что и как нужно делать для того, чтобы наиболее эффективно производить товары или услуги. Соответствующее  оборудование рабочего места, методика выполнения работ, техника, обеспечивающая анализ результатов, — все это  необходимо для уверенности в  том, что производственный процесс  протекает эффективно и на должном  уровне.

Второе, что нужно знать  менеджеру, — сколько работников, каких профессий ему необходимо привлечь. После того, как менеджер приведет в соответствие объемы работ  и число работников, он получит  возможность определить качество и  количество продукции. При расчетах нужно учитывать соответствие продукции  стандартам, норму выработки и  уровень качества. Для достижения требуемого уровня качества можно применять  различные схемы материального  поощрения, премии, создание благоприятных  условий труда и т.п. Важным звеном в обеспечении производительности труда является надежность персонала. Высокая текучесть кадров и прогулы говорят о низкой надежности персонала и, как следствие, о низкой производительности труда.

Люди являются центральным  фактором в любой модели управления. Управление людьми, которые отличаются высокими предпринимательскими способностями  — это высокое искусство, и  основа всех прибылен и потерь полностью зависит оттого, какова система оплаты и стимулирования.

Оборудование.

Выделяют три важных качества оборудования — мощность, универсальность  и.надежность. Номинальная мощность

— та, на которую было рассчитано устройство при его проектировании. Реальная мощность — это та, с  которой устройство фактически работает.

Эффективность оборудования есть отношение реальной мощнсх-ти к номинальной. Универсальность оборудования показывает, насколько легко переналадить оборудование для выполнения какой-либо другой работы. Так, оборудование общего назначения обладает высокой переналаживаемостью, а оборудование специального назначения — низкой. Надежность показывает, насколько долго оборудование может работать в своем первоначальном виде. Увеличение простоев и расходов на текущий ремонт будет свидетельствовать о том, что оборудование имеет низкую надежность. Развитие механизации, стандартизации оборудования, сборочных конвейеров, компьютеризация оборудования имеет большое воздействие на характер обязанностей и задач, квалификацию и содержание работы, в том числе и на управление в целом.

Материальные запасы приобретаются  или накапливаются для того, чтобы  обеспечить производство товаров и  услуг. В нашем случае мы остановимся  только на том, что покупается (в  приведенной схеме — проходит через вход и затем преобразуется). Существуют три основных вида материальных запасов. Запасы сырья — это запасы материалов, которые накапливаются  до процесса производства. Запасы незавершенной  продукции накапливаются во время  производственного процесса, фактически это незавершенные изделия, которые  находятся в производстве. Запасы готовой продукции

— это готовые товары, которые еще не проданы потребителю.

Одна из причин, почему необходимы материальные запасы — обеспечение  непрерывности производственного  процесса. Вторая причина — обеспечение  независимости процесса производства от конъюнктуры рынка, именно это  имеют в виду, когда говорят  о “резервном запасе”. Сколько и  какие производственные запасы должна иметь организация? Ответить на этот вопрос достаточно сложно. Торговец захочет  иметь как можно больше готовой  продукции, чтобы поскорее ее продать. Финансист предпочитает не иметь никаких запасов, в крайнем случае немного исходных материалов, чтобы уменьшить омертвление денег. Производитель в идеале нуждается в равном количестве всех видов запасов для того, чтобы не страдать от нерасторопности поставщиков, чтобы сделать независимыми друг от друга отдельные этапы производственного процесса и иметь возможность исполнять срочные заказы потребителей. Кроме того, необходимо учитывать и стоимость хранения. Поэтому существует несколько подходов к управлению запасами.

Различают системы управления с фиксированным количеством, системы  с фиксированным временем или  системы “точно вовремя”. Каждая из них имеет свои преимущества и  недостатки.

Технология как внутренняя переменная имеет широкое значение и определяется как средство преобразования сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в  искомые продукты и услуги, по своей  сути она представляет способ, который  позволяет осуществить такое  преобразование. Технологические процессы весьма разнообразны.

Существует несколько  подходов к выделению их типов. Наиболее известные из них это классификация  технологий Джоан Вудворд и Джеймса Томпсона.

Суть классификации Вудворд заключается в выделении трех следующих категорий технологий производственных фирм:

1. Единичное, мелкосерийное  или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается  только одно или малая серия  одинаковых изделий. Часто такое  изделие изготавливается для  определенного покупателя по  его спецификациям или является  опытным образцом.

2. Массовое или крупносерийное  производство применяется при  изготовлении большого количества  изделий, которые идентичны друг  другу или очень похожи. Такой  тип производства характеризуется  механизацией, использованием стандартных  деталей и конвейерным способом  сборки. Почти все потребительские  товары изготавливаются на базе  технологии массового производства.

3. Непрерывное производство  использует автоматизированное  оборудование, которое работает  круглые сутки для непрерывного  изготовления одинакового по  характеристикам продукта в больших  объемах.

Томпсон, определяя “основную  технологию” организации, как процесс, используемый для адаптации или  изменения материалов, которыми организация  обменивается с окружающей средой, утверждает, что именно основная технология определяет структуру.

При этом он выделяет три  категории технологий:

1. Многозвенные технологии, которые характеризуются серией  взаимозависимых задач и должны  выполняться последовательно. Сборочные  линии массового производства  являются типичным образцом такого  вида технологии.

2. Посреднические технологии  характеризуются встречами групп  людей, таких, например, как клиенты  или покупатели, которые являются  или хотят быть взаимозависимыми. Например, банковское дело — это  посредническая технология, которая  связывает вкладчиков и тех,  кто берет займы в банке.  Технология туристических фирм  также является примером посреднической  технологии.

3. Интенсивная технология  характеризуется использованием  специальных приемов, навыков  или услуг для того, чтобы произвести  определенные изменения в конкретном  материале, поступающем в производство.

Категории, предложенные Томпсоном, не так уж сильно расходятся с категориями  Вудворд, Многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового и некоторым формам непрерывного производства. Посреднические технологии занимают промежуточное место индивидуальными технологиями и технологиями массового производства. Ими, в основном, пользуются когда возможна и эффективна хотя бы некоторая стандартизация, но выпуск продукции не может быть полностью стандартизован. Посреднические технологии позволяют организациям использовать многочисленные вариации потребностей сторон, вступающих во временную связь, Интенсивные технологии эквивалентны индивидуальным техноло гиям. Их целью является достижение максимальной гибкости производства,

Различия в терминологии объясняются в основном областью специализации авторов. Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятии. Томпсона же интересовала более широкая схема, охватывающая все виды организаций. В результате, промышленные предприятия лучше всего описаны категориями Вудворд, а категории Томпсона, как представляется, лучше всего подходят для технологий, относящихся к другим областям.

Наряду с этим, исходя из объемов производства, степени  стандартизации продукции и задач, стоящих перед менеджерами, можно  выделить следующие виды технологии: а) непрерывный процесс, б) процесс  производства по специальным заказам, в) проектный процесс.

а) Непрерывный процесс  или массовое производство. Если на рынке существует спрос на определенный вид продукции и можно с  уверенностью сказать, что этот спрос не уменьшится в дальнейшем, то производственный процесс будет наиболее продуктивен и эффек тивен, если он будет специализирован (а не универсален). Такой вид производственного процесса носит название непрерывного ч типичен, например, для сборочных предприятий. Характеристики непрерывного процесса таковы: 1) малая изменяемость продукции;

2) любая продукция проходит  через один и тот же набор  производственных операций; 3) выпускаемая продукция не предназначена удовлетворять интересы определенного потребителя; 4) оборудование имеет низкую переналаженность и не может быть легко использовано для решения других задач; 5) допускается малоквалифицированный труд.

Так как продукция обычно проходит операции в определенном порядке, задача менеджера — организовать беспрепятственное движение потока продукции через весь производственный цикл. Сбой на каком-то одном этапе  может повлечь за собой выход  из строя всей линии. Таким образом, надо принять меры, чтобы делать отдельные этапы обработки независимыми друг от друга, т.е. балансировать линию.

б) Процесс производства по специальным заказам, или мелкосерийное  производство, применим, когда рынок  относительно мал или в будущем  может уменьшиться, или если производятся разнообразные.товары. Этот тип производственного процесса характеризуется следующими свойствами: 1) не все единицы продукции проходят через каждую операцию, существуют различия в технологии производства разной продукции; 2) производство ведется по индивидуальным заказам; 3) оборудование обладает высокой переналаживае-мостью и универсальностью, техника легко может быть приспособлена для решения другой задачи: 4) сочетаются малоквалифицированный и высококвалифицированный труд.

Процесс производства по специальным  заказам ориентирован на конкретного  потребителя. Обычно при таком процессе никто не занимается согласованием  отдельных операций, поскольку выпускается  различная продукция. Это означает, что планирование производственных запасов, трудовых ресурсов, отдельных  закупок не может рассматриваться  в отрыве от заказов потребителя, которые являются сигналом к запуску  всей производственной деятельности. Вместе с тем, некоторые предприятия, выполняющие специальные заказы, не работают непосредственно на конкретного  заказчика, и их производственный процесс  имеет определенное сходство с непрерывным. Поступление заказов на различную продукцию прогнозируется предприятием.

Задача менеджера при  заданных потребителем количестве, качестве и конструкции продукции состоит в том, чтобы найти оптимальное комплексное решение, позволяющее сократить время выполнения заказа, снизить себестоимость производства, обеспечивая высокую степень эксплуатации оборудования и уменьшая объем незавершенного производства. При этом менеджеру следует придерживаться нескольких правил. Первое правило — по возможности организовать выполнение подразделениями фирмы нескольких видов работ. Второе правило — отдавать приоритет тем работам, которые быстрее всего выполняются. На станции техобслуживания, например, соблюдаются оба правила.

Перед менеджером, если он пытается уменьшить время исполнения заказа, встает еще одна проблема. Одна из характеристик  предприятий, работающих по специальным  заказам, состоит в том, что это  обычно предприятия общего профиля, а не специализированные. Таким образом, их следует как-то подготовить к  выполнению очередного заказа. Затраты  по подготовке можно уменьшить, если разбить работы на группы и повысить степень переналаживаемости оборудования. В свою очередь, увеличение времени выполнения заказа не только причинит неудобство заказчику, но и приведет к дополнительным затратам. Чем больше продолжительность отдельных видов работ, тем больше затраты на незавершенную продукцию. Но самая трудная задача менеджера — это принятие оперативных решений во время исполнения каких-либо заказов, а в большей степени способность предвидения возможных изменений требований заказчиков, основанных на пяти потребительских интересах, о которых говорилось выше. Менеджер должен быть готов к этим изменениям. Иногда может быть гораздо выгоднее взамен производственного процесса по специальным заказам организовать непрерывный процесс или перейти к проектному процессу.