Обратная связь в процессе коммуникаций

Обратная связь. Обратная связь - это реакция на то, что  услышано, прочитано или увидено. Информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия  к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный  получатель становится отправителем и  проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Эффективный обмен информацией  должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы  понять, в какой мере сообщение  было воспринято и понято. Обратная связь может способствовать значительному  повышению эффективности обмена управленческой информацией [9]. Согласно ряду исследований двусторонний информацией (при наличии возможностей для  обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений [16].

 

1.2 Обратная связь: понятие  и виды

В теории коммуникации понятие  «обратная связь» относится к  ответу получателя на сообщение –  кивок, подразумевающий понимание  вопроса, быстрый ответ по электронной  почте и т.д. От того, насколько  адекватна реакция, развиты умения слушать и обеспечивать обратную связь с отправителем, зависят  правильность восприятия и понимания  информации, эффективность коммуникации [8;92].

Значение обратной связи  для процесса коммуникации часто  недооценивают. Без обратной связи  у отправителя сообщения отсутствует  какая-либо возможность узнать, состоялся  ли процесс коммуникации [11].

Сообщения не должны содержать  больше информации, чем может воспринять получающий ее человек в определенный промежуток времени. Предпочтительнее осуществление обратной связи в  тот момент, когда получатель информации готов к ней.

Необходимо обеспечить:

·  объективность (беспристрастность) обратной связи;

·  целенаправленность обратной связи;

·  своевременность обратной связи.

Обратная связь – это  реакция получателя на сообщение  источника. Источник может учесть обратную связь при изменении последующих  сообщений. Таким образом, обратная связь делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом [12].

Обращаясь к описанию техник обратной связи, обратим внимание на различия между оценочной и безоценочной обратной связью.

Оценочная обратная связь  — это сообщение своего мнения, точки зрения, позиции, своего отношения  к тому, о чем идет речь. Оценки могут быть положительными («здорово это у тебя получается») или отрицательными («ну что за чушь ты несешь»). Позитивная оценочная обратная связь выполняет важную для общения функцию поддержки позиций партнёра и сложившихся отношений. Негативная оценочная обратная связь выполняет корректирующую функцию, направленную на устранение нежелательного поведения и на изменение позиций, точек зрения, отношений [8;93].

Структура оценочной обратной связи предполагает использование  оборотов, которые указывали бы на то, что речь идет о собственном  мнении человека, например «мне кажется», «я думаю», «на мой взгляд». Если такие обороты отсутствуют, а оценка высказана вполне определенно и открыто, то высказывание приобретает характер статичного, часто воспринимается как грубость или хамство и вызывает у собеседника психологическую защиту, что делает отношения напряженными или даже разрушает их. Сравним высказывания " мне кажется, это не так" и "какая глупость!", "по-моему, ты была чересчур резкой" и "ну ты и грубиянка!", "думаю, ты слишком зависишь от нее" и "тряпка".

Безоценочная обратная связь — вид обратной связи, который не содержит нашего отношения к обсуждаемому вопросу. Мы используем ее, когда хотим больше узнать о чувствах человека или помочь ему сформулировать мысли по конкретному поводу, при этом прямо не вмешиваясь в действия собеседника. Эти цели достигаются посредством таких приемов, как уточнение, перефразирование, прояснение, эмпатия. Оба вида связи находят своё выражение как в нерефлексивном, так и в активном (рефлексивном) слушании.

Нерефлексивное слушание состоит в умении внимательно  молчать, не вмешиваясь в речь собеседника  своими замечаниями. Внешне пассивное  поведение в действительности требует  большого напряжения, физического и  психологического внимания. Общее правило  состоит в том, что нерефлексивное слушание полезно тогда, когда собеседник хочет обсудить наболевшие вопросы, проявляет такие глубокие чувства, как гнев или горе, или просто говорит о том, что требует  минимального ответа. По форме нерефлексивное слушание представляет собой использование  кратких реплик типа «да?», «это интересно», «понимаю», «приятно это слышать», «можно поподробнее?» и т.п. или невербальных жестов поддержки, например утвердительный кивок головы [13].

Рефлексивное (или активное) слушание — это объективная обратная связь с говорящим, используемая в качестве контроля точности восприятия услышанного (используется в ситуациях, когда говорящий нуждается не столько в эмоциональной поддержке, сколько в помощи при решении определённых проблем). В данном случае обратная связь даётся слушающим в речевой форме через следующие приёмы: выяснение, перефразирование, отражение чувств, резюмирование [2; 225].

Выяснение — это безоценочная техника, используя которую, мы просим людей о дополнительной информации, исходя как из деловых интересов, так и с целью «разговорить» человека или продемонстрировать готовность и желание выслушать его. Инструментами выяснения являются вопросы типа «повторите еще раз», «уточните, что вы имеете в виду», «вы что-то еще хотели сказать?» [13].

Перефразирование, или вербализация. Перефразировать – значит высказать  ту же мысль, но другими словами. Слушающий  перефразирует мысль говорящего, то есть возвращает ему суть сообщения, чтобы он смог оценить, правильно  ли его поняли. Перефразирование можно  начать словами: «насколько я мог  вас понять...», «итак, вы полагаете...», «иными словами, вы считаете...», «вы  думаете...». Обычно перефразирование как  приём обратной связи, используется для выделения только существенных, главных мыслей партнёра. Перефразирование дает возможность говорящему увидеть, что его слушают и понимают, а если понимают неправильно, то внести соответствующие коррективы в сообщение. Именно поэтому перефразирование рассматривается как базовое коммуникативное умение [4;85].

Отражение чувств. При отражении  чувств основное внимание уделяется  не содержанию сообщения, а чувствам, которые выражает говорящий, эмоциональной  составляющей его высказываний. Особенно важно использовать этот приём в  тех случаях, когда заметно несоответствие между тем, что человек говорит, и невербальными сигналами, которые  он демонстрирует. Отражение чувств помогает и говорящему более чётко и точно осознать своё эмоциональное состояние, правда это возможно лишь в ситуации самоконтроля. Ответ или эмоциональная реакция на чувства других очень важны для взаимопонимания. Человек проявляет эмоции тогда, когда информация для него особенно значима. Задача слушающего в этой ситуации показать собеседнику, что его понимают и чувства разделяют или нет. Вместо весьма распространённой фразы «Я знаю, что вы чувствуете» лучше скажите: «вы чувствуете себя раздражённым...», «мне кажется, что вы испытываете...», «я вижу, как вы переживаете».

Отражение чувств предполагает наличие у собеседника психологической культуры, корректности и деликатности, умения всем своим видом показать искреннее сопереживание, сочувствие [4;86].

Резюмирование — это подытоживание основных идей и чувств говорящего. Резюмирующие высказывания помогают соединить фрагменты разговора в смысловое единство. Типичными фразами могут быть следующие: «Вашими основными идеями, как я понял(а), являются...», «Если подытожить казанное вами, то...» и т.п.

Таким образом, для того чтобы  стать компетентным слушателем, а  следовательно, и компетентным коммуникатором, человек должен владеть разнообразными видами обратной связи, стилями слушания, умело использовать их в соответствующих  обстоятельствах [13].

 

1.3 Обратная связь в  говорении и слушании

Как правило, устная речевая  коммуникация двунаправлена. Каждый из ее участников становится то инициатором (говорящим), то реципиентом (слушающим) передаваемой информации.

Активность устного общения, эффективность, результативность взаимодействия во многом определяются тем, как поняли друг друга участники общения, как  отреагировали на слова и поведение  собеседника, какими действиями подтвердили  правильность восприятия в обратной связи. Под обратной связью в ситуации (акте) общения подразумевается решение  коммуникативных задач, реализуемое  в реактивных (речевых или неречевых) действиях собеседников.

Для установления обратной связи  в устной коммуникации необходимы, во-первых, внимание к собеседнику: понимать не только его слова, но и  поведение в процессе общения (мимика, взгляд, жест, интонация и т.п.); во-вторых, постоянный самоконтроль, необходимость  своим речевым и неречевым  поведением помогать собеседнику понять вас.

Не установив обратной связи с собеседником, можно ошибочно предположить, что он точно понял  сказанное, хотя на самом деле эффект совсем другой. В такой ситуации должна помочь правильная установка  каждого на передачу-получение конкретной информации. Виды слушания, этапы и уровни восприятия входят в понятие «установки на взаимодействие и взаимопонимание». Умения слушания, развиваемые в реальной или моделируемой речевой деятельности, способствуют повышению результативности общения.

В зависимости от целей  устного общения и поведения  каждого из коммуникантов возможна непредвзятая, положительная обратная связь или агрессивная, носящая негативный оттенок. Типы обратной связи соответствуют реакции слушающего на сообщение и подразделяются следующим образом:

· активное слушание — слушание-сопереживание [3; 247-248]. Такое слушание способствует установлению так необходимого в  общении взаимопонимания с партнером. Например: «Я понимаю, что вам нелегко на это решиться» или «Мне понятны и знакомы ваши переживания, поскольку несколько дней назад я оказался в аналогичной ситуации» [15];

· слушание-совет — слушание с целью дать совет и слушание, подразумевающее включение реплик-советов  в реактивные действия слушающего;

· слушание-вопрос — слушание, цель которого проконтролировать знания говорящего или получить для себя дополнительную информацию, формулируя во внутренней речи вопросы к говорящему;

· слушание-критика — предвзятое слушание, предполагающее несовпадение точек зрения собеседников на проблему и попытки слушателя скорректировать  содержание сообщения. Такую реакцию  могут позволить себе в спорах, переговорах, дискуссиях лишь те, кто  абсолютно уверен в своей позиции, своих знаниях.

С раннего возраста человек  «запрограммирован» на ответную реакцию  типов: «вопрос», «ответ», «совет». Приобретая жизненный опыт, человек начинает более тонко реагировать на услышанное, учится сопереживать, осмысливать точки зрения других людей. Если, слушая, человек старается проявить участие к говорящему, обращает внимание на исходящие от него невербальные сигналы, его можно назвать эффективным слушателем.

Прогнозировать или инициировать обратную связь во время речевого взаимодействия можно при условии, что каждый из участников общения  использует средства и механизмы, навыки и умения слушания и говорения.

Назовем некоторые способы  формирования навыков говорения  и слушания:

Говорение:

· говорить интересно и  доходчиво (с учетом интересов слушателей);

· передавать слушателям только полезную для них информацию;

· правильно оформлять  речевые произведения, располагая их в больших композиционных блоках (выступлениях, монологах, рассуждениях) по принципу: вступление, главная часть, выводы (заключение);

· использовать речевые средства в соответствии с количественным составом аудитории (межличностное, межгрупповое, публичное общение);

· применять речевые средства, соответствующие функциональному  стилю, ситуации, сфере общения;

· передавать содержание с  использованием невербальных сигналов;

· осуществлять анализ обратной реакции слушателей в процессе говорения;

· регулировать темп говорения  с учетом того, что устная речь воспринимается и понимается труднее, чем письменная;

Слушание:

· находить в услышанном что-то полезное для себя;

· стремиться «раскрывать  истину» с помощью реактивных речевых действий;

· сосредоточиваться на главном;

· фиксировать основные положения  сообщения в письменной речи (конспект, тезисы, опорные слова, цитаты и т.д.);

· воздерживаться от советов  и «приговоров» до серьезного осмысления сказанного;

· задавать уточняющие вопросы;

· формулировать выводы во внутренней речи;

· анализировать невербальные сигналы говорящего;

· проводить анализ и оценку содержания сообщения, а не поведения  говорящего и т.д.

Улучшению качества получаемой информации или реактивных действий способствуют определенные психологические  характеристики участников общения  и уровень развитости их коммуникативной  компетенции. Так, человек, обладающий лучшей интуицией, способностью выделять главную информацию из услышанного, обобщать и ранжировать выводы, устанавливает более эффективную обратную связь (что проявляется в ответах на вопросы, запросе информации, собственных суждениях, обобщении элементов предметного содержания, невербальных реактивных действиях и т.д.). Установлению обратной связи и помогают уточняющие вопросы, которые слушающий задает в процессе восприятия информации: что именно? когда именно? почему? Особенно важно такое уточнение, если общение сопровождается эффектом «испорченного телефона».

Инициатор общения должен отвечать на вопросы слушающего. Не обращать внимание на уточняющий вопрос — значит спровоцировать непонимание или неправильное понимание собственных слов. В ответ на такие вопросы не стоит повторять в деталях большой информационный блок. Можно ограничиться повтором факта, цифры, понятия, определения. Вслед за микроситуацией уточнения должен последовать контроль восприятия. Слушатель выражает полное понимание репликами: «Теперь ясно!», «Так» и т.д.