Пресс-конференция как жанр делового общения

 

 Если организаторами  встречи с журналистами предусматривается  демонстрация видеоматериалов, то  лучше всего провести просмотр  после закрытия пресс-конференции.  Объясняется это тем, что видеоматериалы  несут дополнительную, детализированную  информацию, и их показ в ходе  пресс-конференций обязательно затрагивает  время встречи, что не всегда  устраивает журналистов. 

 

 Последний этап пресс-конференции  наступает после ее непосредственного  завершения. Когда модератор говорит  «спасибо и до свидания», пресс-конференция  не заканчивается, ведь журналисты  подходят к ньюсмейкеру, чтобы  получить какую-либо дополнительную  информацию. Это допустимо, ведь  основной целью пресс-конференции  является максимальный выход  материалов в СМИ. Чем больше  встреч и вопросов, тем больше  и материалов. Более того, СМИ,  получившие приглашения, но не  приславшие на пресс-конференцию  своих представителей не должны  лишаться возможности рассказать  об этом событии на своих  страницах, в радио- или теле-эфире. Поэтому организаторы пресс-конференции должны разослать в эти СМИ все необходимые материалы, а также текст или тезисы основных выступлений участников пресс-конференции.

 

Существуют и вспомогательные  цели последнего этапа - расположить  к себе журналистов. Нужно найти  возможность сказать настойчивому репортеру пару слов, дать свои контактные телефоны.

 

Организаторы могут устроить для приглашенных журналистов и  репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия - создать неформальную обстановку для более эффективного общения  руководителей и специалистов компании с представителями СМИ. Организаторы могут использовать фуршет для решения  дополнительных задач: собрать с  пришедших информацию для включения  в медиа-карту, провести среди них  социологический опрос по интересующим вопросам и т.д.

 

 

 

2.4 Некоторые особенности общения с представителями СМИ

 

 

 Контингент представителей  СМИ разнообразен, и в некоторых  случаях невозможно просчитать  дальнейшую судьбу преподнесенной  на пресс-конференции информации; поэтому, чтобы снизить риск  появления «неожиданной» информации, необходимо учитывать особенности  поведения и речи на этом  мероприятии. 

 

 Важно помнить: любое  общение с представителями СМИ  — это изменение общественного  мнения, поэтому текст речи должен  быть тщательно отработан. В  выработке доклада не обязательно  придерживаться схемы «введение  — основная часть — заключение».  Вполне приемлемо кратко высказаться по сути, иначе говоря, «взять быка за рога», а общую информацию о компании раздать перед началом пресс-конференции в пресс-пакете.

 

 Желательно, чтобы комментарии других выступающих (их численность не должна превышать трех человек) не выходили за рамки 5-7 минут. Таким образом, с учетом вступительных слов ведущего, основная часть (доклады) укладывается в 30-40 минут. Оставшиеся 20-30 минут отводят для вопросов журналистов.

 

 Выступление лучше  не читать, а заранее выучить  (исключение составляют цифровые  показатели). Таким образом удается, во-первых, удерживать внимание аудитории, а во-вторых, наблюдать, как аудитория реагирует на сообщение. Кроме того, журналисты, как и все люди, любят, когда обращаются непосредственно к ним и смотрят, что называется, в глаза. В этом смысле желательно не забыть даже далеко сидящих представителей СМИ, возможно, с неприятными лицами или плохо одетых.

 

 Кстати, драные джинсы и плохо выстиранная майка у журналистов, как правило, не признак отсутствия денег на приличный гардероб, а некий вызов истеблишменту, периодически проявляющийся также в резких публикациях и негативных высказываниях. Единственный способ противодействия ему — заранее продуманная тактика поведения и высказываний.

 

 Во время выступления  желательно избегать слов и  выражений-паразитов («как бы»,  «на самом деле», «вот» «и  все же» и т.п.), а также непрерывного  произнесения междометий (например, «э-э-э…»). Это сразу производит  неблагоприятное впечатление: ведь  диктофоны работают, а время идет. Поэтому необходимо заранее несколько  раз прорепетировать речь. Лучше  сделать это перед коллегами,  а за отсутствием оных —  у зеркала. 

 

 Следите за своими  руками. Кроме того, что их обязательно  надо держать на столе (а  не под ним), время от времени  полезно жестикулировать. 

 

 Выступление лучше  начать с шутки или вскользь  коснуться актуальной для всех  присутствующих темы. Это разрядит  обстановку и будет работать  на создание благоприятного имиджа. В любом случае необходимо  создать атмосферу сопричастности, но не заискивания. Например: «Здравствуйте,  уважаемые дамы и господа! Искренне  рад видеть вас в добром  здравии, несмотря на эпидемию  гриппа, которая сейчас свирепствует (или которой нас пугают врачи). Надеюсь, это не помешает нашему  конструктивному сотрудничеству. Итак, начнем с вашего позволения»  (Грипп можно заменить любым  другим общезначимым событием: выборы  президента, хорошая или плохая  погода и пр.).

 

 Удачный ход — подстроенный  случай с диктофоном, выражающий  заботу о нелегкой работе журналиста. На стол ставится подставной  диктофон, через некоторое время  раздается щелчок — он останавливается.  Прервав выступление, докладчик  обращается к журналистам: «Чей  это диктофон? (Демонстрирует залу). У Вас пленка закончилась!». 

    Ваше поведение на мероприятиях во всех случаях должно быть спокойным и уравновешенным. Даже если собеседник ведет себя по отношению к Вам вызывающе или в Вас летят помидоры, необходимо сохранять выдержку и спокойствие. При этом Ваше лицо должно быть человечным, а не каменным (!). Если вдруг возникает состояние испуга, заставьте себя вспомнить, что журналисты — те же люди, они тоже едят, пьют, имеют слабости и недостатки. Если страх не проходит, выберите из присутствующих одного, наиболее симпатичного Вам, и представьте, что это Ваш давний друг и у вас сейчас состоится разговор по душам. В этот момент для Вас все присутствующие журналисты — Ваши друзья. Улыбайтесь, но, разумеется, только к месту.

    Другая неприятность, которая может случиться на пресс-конференции — это технические неполадки, например, отсутствие микрофона или его нетрудоспособность. В этом случае Вам придется говорить громче, что без предварительной подготовки может привести к деконцентрации Вашего внимания. Конечно, это крайность, но во время публичного выступления надо быть готовым ко всему, причем заранее. Это залог успеха всего мероприятия и гарантия того, что Вы сможете достичь нужной Вам цели.

 

 Важная деталь: если  кто-то из содокладчиков в силу  обстоятельств не может выступить  на пресс-конференции (находится  в другом городе, заболел, не  имеет навыков публичных выступлений  и т.д.), то это легко преодолеть, разместив в пресс-пакете интервью с ним. Недопустимо отказываться от пресс-конференции в самый последний момент без достаточной на то причины.

 

2. 5 Подготовка  основных документов пресс-конференции:

 

Сценарий (где будут прописаны  основные идеи),

 

Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария),

 

Пресс-релиз акции и  анонс пресс-конференции.

 

Рекомендуемый срок: как  минимум за 2 недели до мероприятия! Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны),

 

Не менее 6 вопросов с целью  изложения основных пунктов позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и  задаются первыми, сразу же после  того, как по сценарию пресс-конференции  переходят к вопросам).

 

Рекомендуемый срок: как  минимум за одну неделю до мероприятия!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

 Пресс-конференции - один  из наиболее распространенных  и эффективных способов организации  связей с общественностью и  передачи ей необходимой информации  через посредника, роль которого  в данном случае выполняет  пресса и другие СМИ. Получив  огромное распространение пресс-конференции,  как метод общения со средствами  массовой информации, дают весьма положительные результаты.

 

 Подготовка пресс-конференции  предусматривает согласование ряда  организационно-технических и творческих  вопросов. Пресс-конференции целесообразны,  когда организации необходимо:

 

 проинформировать свою  общественность о каком-либо важном  и неординарном событии в своей  жизни;

 

 продемонстрировать достижения  фирмы или ее новую продукцию;

 

 представить новую  концепцию развития, вызывающую  массовый общественный интерес;

 

 решить спорные вопросы,  давно обсуждаемые общественность.

 

 наладить личные контакты  руководства организации с представителями  СМИ.

 

 Инициаторами проведения  пресс-конференции большинстве случаев  являются руководители и специалисты  различных структур, организаций  и компании, а иногда работники  СМИ, которые под давление различных  групп общественности желают  получить развернутое, квалифицированное  и официальные ответы на интересующий  вопрос. Специалисты в области  связи с общественность не  рекомендуют организовывать пресс-конференции  по мало значительным поводам,  а также в тех случаях, когда  обычная информация может быть  передана с помощью традиционных  средств(например с помощью пресс-релизов).

 

 До начала пресс-конференции  ее организаторы должны подготовить  и разослать специальные приглашения  тем представителям СМИ, которых  они хотели бы видеть, на данном  предприятии.

 

 В зависимости от  событий, предопределяющих место  проведения пресс-конференций, встречи  журналистов с главными лицами  подразделяют на несколько видов.  Оперативные пресс-конференции проводят  в спешном порядке, на месте  событий или происшествий, вслед  за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.).

 

 Организаторы пресс-конференции должны тщательно продумать многочисленные технические аспекты ее обеспечения (помещения, столы, стулья, освещение, исправные розетки, микрофоны, средства орг. Техники, оперативную связь, место для телекамер и т.д.).

 

 По завершению пресс-конференции  организаторы обычно устраивают  для приглашенных журналистов  и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель  данного мероприятия – вовсе  не налаживание дружеских контактов  с представителями агрессивно  настроенных СМИ, а создание  неформальной обстановки для  более эффективного общения руководителей  и специалистов компании с  представителями СМИ и деловых  кругов.

 

 После завершения пресс-конференции  ее организаторы должны оценивать  результативность проведения мероприятия.

 

 Таким образом, основное  назначение пресс-конференций состоит  в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди  редакций СМИ. А потому, чтобы  созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.

 

 Подобного рода общения  ускоряют поступление информации  в редакции, отличаются авторитетностью  источников новостей, достоверностью  сведений. Важное преимущество пресс-конференций  состоит в том, что всегда  возможна проверка и уточнение  версий, получение дополнительного  пакета новостей, помимо предусмотренных  (пресс-релизы, фотографии, тексты речей  и выступлений). Ну а приглашение  признанных авторитетов в своей  области, лично заинтересованных  в сообщении максимально полных  сведений, дает дополнительную возможность  для комментирования предлагаемой  информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

 

 Алешина И.В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник / И.В. Алешина. – М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. - 480 с.

 

 Варакута С.А. Связи с общественностью: Учебное пособие / С.А .Варакута. – М.: ИНФАРА-М, 2009. - 207 с.

 

 

 

 Игнатьев Д. Настольная  энциклопедия Public Relations / Д. Игнатьев, А. Бекетов. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2004. - 496 с.

 

 

 Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник / Л.Я. Круглянская. – М.: Издательский дом Герда, 2003 - 320 с.

 

 

 Мельникова С.В. Деловая  риторика (речевая культура делового  общения): Учебное пособие / С.В.  Мельникова. – Ульяновск: УлГТУ, 2000. - 106 с.

 

 

 Мирошниченко А.А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения: Практическое руководство / А.А. Мирошниченко. – М.: Книжный мир, 2008. - 384 с.

 

 

 Психология и этика  делового общения: Учебник для  вузов/ В.Ю. Дорошенко, Л.И. Зотова, В.Н. Лавриненко и др.; Под ред.  проф. В.Н. Лавриненко. - М.: Культура  и спорт, ЮНИТИ, 2007. - 279 с.

 

 

 Скаженик Е.Н. Практикум по деловому общению: Учебное пособие / Е.Н. Скаженик. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005. - 96 с.

 

 

 Стенюков М.В. Секретарское дело / М.В. Стенюков. – М.: Издательство ПРИОР, 2005. - 227 с.

 

 

 Степанова Л.М. Психология  делового общения / Л.М. Степанова  // Элитариум. - 2003.- №12.