Переход на сквозную систему логистики

     На  переходный период, необходимо четко расписать каждую составляющую затратной части, относящейся на себестоимость и рассмотреть возможность ее уменьшения (т.к. при росте товарооборота за счет крупных розничных операторов затратная часть по зарплате, доставке, возврату ниже), поэтому нужно уже сейчас рассчитывать на уровень цен для поставки в сети с РЦ в размере 8-9% (при этом сразу определяя ту затратную часть, которая будет непосредственно ложиться на транспорт, складские расходы и зарплату, в части ее уменьшения, за счет большего объема поставки, расходов на складирование и меньшего коэффициента оплаты труда менеджера, торгового представителя, руководителя при дополнительном товарообороте).

     Построение  правильной системы передачи и формирования заказов, один из наиболее сложных и  длительных процессов в работе. Однако без его решения вам не удастся оптимизировать работу всех звеньев вашей компании. Поэтому необходимо составлять график посещения и передачи заказов со всеми розничными торговыми точками, четкая зональность работы ТП с максимальным покрытием торговых точек на данной территории, и определением минимальных партий доставки товар на данную территорию.

     Определить, исходя из должностных обязанностей, четкую схему работы всех сотрудников  фирмы. Исключить решение любых  вопросов с любым сотрудником напрямую минуя их непосредственного руководителя. Данная работа должна проводиться в четко регламентированном порядке в порядке структурной подчиненности. Исключить необоснованную отмену (или скоропалительное принятие) решений руководителя соответствующего подразделения, без предварительного выяснения причин, по которым оно было принято. Указания или распоряжения любому сотруднику, должны отдаваться непосредственно через его непосредственного руководителя (в результате необоснованного вмешательства, принимаются решения, о которых не в курсе непосредственный руководитель и которые приводят к действиям данного сотрудника, негативно отражающиеся на работе всей фирмы). Построение жестко прописанных информационных или бизнес процессов и схем, в которых должны быть отражены все действия соответствующего сотрудника в любой ситуации, что позволяет выполнять поставленные задачи в максимально короткий промежуток времени с минимальными затратами.

     Необходимо  разработать всю финансовую систему  работы компании, оптимизируя все товарно-денежные потоки, с учетом: различных схем кредитования и отсрочек платежа перед поставщиками продукции; поставок и наличия необходимых объемов товара для обеспечения бесперебойной работы фирмы в течении строго определенного периода времени; построения четкой схемы оплаты поставок товара, с учетом распределения всех финансовых затрат равномерно, исключив пиковые финансовые нагрузки (выплаты по кредитам, налоги, зарплата, покупка основных средств, аренда, оплата поставок и т.д.); возможности увеличения отсрочек по платежам за полученные от поставщиков товары, при увеличении количества торговых точек работающих с отсрочкой платежа и их общего суммарного и долевого оборота в общих объемах продаж в компании; получения дополнительных финансовых поступлений по маркетинговым и мотивационным программам от поставщиков и производителей, рекламным проектам и ретро-бонусам за выполнение различных программ производителя.

     Создать по линии закупок четко отлаженную схему по заказу, приему, обмену и возврату товаров в максимально короткие сроки, с разработкой и использованием новых форм договоров необходимых для эффективной работы логистической компании. Оптимизировать схему принятия и выполнения поставленных задач, по обеспечению бесперебойной поставки необходимого количества товар на склад компании, с определением жестких временных нормативов поставок и требований к остаточным срокам хранения товара и строгом их соблюдении.

     Разработать и утвердить схему электронного документооборота в компании и за ее пределами, создать систему приема и обработки поступающих заказов в электронной форме с использованием электронной почты и Интернета. Для решения этих задач обеспечить подключение необходимого количества рабочих мест к Интернету и обеспечения работников компании персональными адресами электронной почты.

     Изучить и проработать возможность создания на базе складского комплекса, сортировочно-маркировочного участка по фасовке и маркировке различных видов весовой продукции  для различных торговых точек, у  которых отсутствует возможность работать с весовым товаром и существует потребность в миксовании различных видов продукции с учетом рейтинга продаж данного товара у конкретного крупного розничного оператора или крупной компании.

     Необходимо  обеспечить современные условия труда и возможность роста в пределах компании, иначе гуманитарная составляющая будет играть во всей системе логистики тормозящую роль и не обеспечит эффективного функционирования любой логистической системы.

     Обеспечить  оптимизацию информационных потоков – сбор, обработку и передачу любых видов информации по строго определенной схеме и таким же образом описываемой бизнес процессами.

     Исходя  из основных целей и задач, решаемых компанией на настоящем этапе, необходимо и в дальнейшем совмещать дистрибуторские и логистические функции компании максимально долго, независимо от дальнейших этапов ее развития. Однако все дальнейшее построение деятельности фирмы, должно строиться на основе создания сильной логистической компании, консалтинговой и маркетинговой службы.

     Всю цепочку задач  логистики можно  сформулировать следующим  образом: нужный товар, требуемого качества, в необходимом  количестве, в заданное время, в нужном месте, с минимальными затратами.

     Логистическая компания может работать только при  условии построения сквозной системы логистики с учетом всех выше перечисленных задач. Отсутствие логистики в любом из подразделений компании или бизнес процессе, не позволит говорить о работе компании, как логистической. Поэтому на каждом участке работы необходимо в деталях прописать все бизнес процессы (закупки, транспорт, склад, приемка заказов, финансы и т.д.) и прохождение всех информационных потоков. Без выполнения всех этих условий невозможна система оптимизации любого вида деятельности, участка работы или бизнес процесса в частности. Перестройка работы компании может вестись только одновременно во всех подразделениях под руководством начальников подразделений и непосредственно лиц осуществляющих функции внедрения утвержденной логистической системы и контроля за ее выполнением. Невозможно добиться положительных результатов в решении поставленных задач, без ясного и точного понимания всеми сотрудниками компании, сути и необходимости решения этих задач для выживания компании в условиях развития рынка. Пока каждый руководитель, начальник и непосредственный исполнитель не поймет жизненоважности решения этих задач и не проникнется ответственностью за их выполнение, достижение поставленных задач будет во многом проблематично. Опыт российских компаний по решительной перестройке их работы по западному образцу без учета человеческого фактора, и людьми, назначенными руководством компании извне, привели в некоторых случаях к саботажу сотрудниками компаний тех решений, которые принимались для внедрения передовых западных технологий. Поэтому должна вестись постоянная разъяснительная работа среди всех участников процесса, по всем вопросам перевода компании на решение логистических задач.

     Только  после того как будут прописаны  все бизнес процессы существующие на настоящем этапе, можно будет увидеть конкретно: правильно ли происходит данный процесс; понимают ли участники данного процесса порядок выполнения поставленных задач; затрачивают ли они на это оптимальное количество времени; какие существуют возможности минимизации издержек при выполнении этого бизнес процесса и т.д. После этого составляется описание полного и досконального цикла всего бизнес процесса в том виде, в котором на его выполнение потребуется меньше всего сил, времени и ресурсов, а сам процесс будет выполнен правильно, в полном объеме, в максимально короткое время и с наименьшими издержками. Для любого сотрудника компании описание этого бизнес процесса является инструкцией к действию, в которой должны быть максимально описаны все нестандартные ситуации, которые могут произойти на том или ином этапе выполнения своей работы, и потребуют от сотрудника только оперативно (в случае незнания или забывчивости) прочитать порядок действия в данной ситуации. Это многократно сокращает время на решение всех нестандартных задач, а по мере их возникновения и решения, порядок их выполнения прописывается дополнительно в описании бизнес процесса (в западных логистических компаниях этот процесс отлажен до автоматизма и вопросов по решению задачи за того или иного сотрудника практически не возникает). На примере складского комплекса можно составить несколько бизнес процессов: Участок разгрузки- Участок приемки-Участок хранения-Участок комплектования-Участок погрузки. Вот только 5 бизнес процессов которые необходимо досконально изучить и прописать. После этого не будут возникать постоянные вопросы до решения которых, товар не отгружается или не разгружается, увеличивая издержки по работе складского комплекса, например в случае поставки товара с небольшими остаточными сроками, некомплектностью товара, нарушением упаковки и т.д. - какие действия должен предпринять материальщик на пандусе. После описания решения всех этих бизнес процессов, существенно уменьшиться вал административной и документарной работы.

     Наиболее  эффективная из существующих систем логистики подходящая для дальнейшего развития компании – эшелонированная, однако создать такую систему логистики не имея эксклюзивных прав на распространение какой либо продукции или генеральной дистрибуции, довольно проблематично. На настоящем этапе надо реализовывать гибкую систему логистики.

     Для развития полноценной логистической  компании необходимо переходить на системы  аналитического учета и прогнозирования  в маркетинге. Строго следовать основным методам анализа деятельности в  любой логистической компании: ABC – анализ (используя метод Парето) суть, которого в следующем: 20% наименований нашего товара будут давать 80% результата деятельность, соответственно необходимо перераспределять затраты, направляя больше сил и средств на эти 20%, а уменьшая затраты на остальные 80% ( в нашей компании мы это практически начали применять, используя рейтинг продаж и вывод из продаж наиболее малозначимые позиции, однако те позиции, которые приносят компании значительный материальный результат могут отсутствовать на складе и не поступать в продажу, что совершенно недопустимо); XYZ – анализ, основанный на спросе и точности его прогнозирования (сезонный спрос, предпраздничная торговля, изменения происходящие на рынке и т.д.).

     После решения всех необходимых текущих  задач, необходимо построить четкую систему логистического сервиса, которая будет вытекать из принципа нашей максимальной привлекательности для розничных клиентов, сетей и компаний: наличие товарных запасов; четкое и максимально полное выполнение заказа; надежность поставки; соблюдение требуемых сроков хранения; высокое качество товара и упаковки; предоставление информации потребителю и прохождении груза; рассмотрение претензий покупателей; обмен и т.д.

     В логистической компании между двумя  основными критериями поставки товара: временных фактором и ценой товара, все-таки основным показателем является фактор времени и компания его не выполняющая будет не конкурентоспособной. Фактор времени нужно обязательно отслеживать используя: сокращение жизненных циклов товара; стремление к уменьшению запасов товара и их более эффективному использованию; фактор рыночного спроса (рост непредсказуемости спроса). Чем более развивается рынок, меняются товары и цены, тем больше вероятность ошибки в прогнозах. Основная цель и задача логистики в торговом предприятии – разгрузить сотрудников коммерческих служб, освободить их от ряда административных функций, а также от управления транспортно-складскими процессами.

     Информационные  системы в логистике предполагают быструю адекватную реакцию на требование рынка, слежение за временем доставки, оптимизацию функций в целях качественной доставки и своевременного снабжения и другое. Логистические информационные системы подразделяются на три группы.

• Плановые информационные системы. Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие: создание и оптимизация звеньев логистической цепи; управление условно-постоянными, т.е. малоизменяющимися данными; планирование производства; общее управление запасами; управление резервами и другие задачи.
• Диспозитивные информационные системы. Эти системы создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Здесь могут решаться следующие задачи: детальное управление запасами (местами складирования); распоряжение внут-рискладским (или внутризаводским) транспортом; отбор грузов по заказам и их комплектование, учет отправляемых грузов и другие задачи.
• Исполнительные информационные системы. Создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущий момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи, связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением перемещениями и т.п.

     При построении логистических информационных систем необходимо соблюдать определенные принципы.

• Принцип использования аппаратных и программных модулей. Соблюдение принципа использования программных и аппаратных модулей позволит: обеспечить совместимость вычислительной техники и программного обеспечения на разных уровнях управлении; повысить эффективность функционирования логистических информационных систем; снизить их стоимость; ускорить их построение.
• Принцип возможности поэтапного создания системы. Логистические информационные системы, построенные на базе современных электронных систем, как и другие автоматизированные системы управления, являются постоянно развиваемыми системами. Это означает, что при их проектировании необходимо предусмотреть возможность постоянного увеличения число объектов автоматизации, возможность расширения состава реализуемых информационной системой функций и количества решаемых задач.
• Принцип четкого установления мест стыка. В местах стыка материальный и информационный поток переходит через границы правомочия и ответственности отдельных подразделений предприятия или через границы самостоятельных организаций. Обеспечение плавного преодолевания мест стыка является одной из важных задач логистики.
• Принцип гибкости системы с точки зрения специфических требований конкретного применения.
• Принцип приемлемости системы для пользователя диалога "человек - машина".