Информационные технологии в деятельности индивидуального предпринимателя

В условиях традиционного «бумажного»  делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих  технологических функций:

• изготовление и учет бумажных документов,
• их перемещение по организации и отправка;
• контроль работы с документами исполнителей;
• уничтожение / хранение документов
• связанная с документами справочно-аналитическая работа.

С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям  с бумажными документами приходят несравненно более эффективные  электронные технологии работы с  документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения  функций по работе с документами  в организации, но и, что еще более  важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых  и эффективных схем управления.

Основные проблемы документооборота и ДОУ, возникающие обычно в организациях различного масштаба:

• путаница и проблема поиска документов;
• невыполнение документов в срок;
• дублирование и противоречие документов друг другу;
• неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;
• невозможность проследить историю работы с документами.

Один из самых эффективных путей  решения проблемы управления документами  – переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети. [12; 13]

Принципиальное решение – компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих  местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном  компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории  документооборота организации.

Более того, компьютерная сеть может  использоваться и для организации  коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью  используется специальное программное  обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и  документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД). [5]

Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот».

1.2 Автоматизация  делопроизводства

Автоматизация производства – процесс в развитии машинного  производства, при котором функции  управления и контроля, ранее выполнявшиеся  человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается  в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой  продукции, в создании условий для  оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию  частичную, комплексную и полную. [10; 11]

Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

• установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;
• внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;
• автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;
• автоматизированный контроль исполнения документов;
• хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел. [21; с.142]

Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

• внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;
• перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;
• установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;
•   автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;
• формирование отчетных данных о документообороте предприятия. [21; с.142]

В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие  основные этапы:

o  традиционная технология  делопроизводства на бумажных  носителях:

·  получение документов по почте;

·  регистрация документов в журналах и на карточках;

·  ведение контрольно-сроковых картотек;

·  копирование документов и передача их в соответствии с  резолюцией исполнителям (структурным  подразделениям);

·  формирование дел  с исполненными документами;

·  передача дел на архивное хранение;

o  электронный документооборот  между организациями:

·  замена перемещения  и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;

·  автоматизированная регистрация в электронных журналах;

·  внедрение сканирования поступивших бумажных документов и  дальнейшая работа с их электронными копиями;

·  использование  электронно-цифровой подписи;

·  внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;

·  создание электронного архива организации;

o  электронный документооборот  в территориально-распределенной  системе организаций:

·  внедрение единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;

·  автоматизация  обмена электронными документами между  органом управления (министерством) и предприятиями, а также между  предприятиями и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);

·  автоматическое формирование отчетности по различным показателям  производственной деятельности;

·  автоматическое формирование отчетности по различным показателям  производственной деятельности;

·  создание и управление большими массивами архивной документации.

[21; с. 142-143]

Таким образом, мы видим, что электронный документооборот  является частью процесса автоматизации  делопроизводства.

1.3 Электронный  документооборот

Электронный документооборот: - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). [4]

Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью – это  электронное сообщение, подписанное  электронной цифровой подписью или  иным аналогом собственноручной подписи; признается в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается  или не подразумевается требование о составлении такого документа  на бумажном носителе (Федеральный  закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации») [4]

Согласно ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», электронный документ – это форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.

В Российской Федерации  на сегодняшний день не существует отдельного закона «Об электронном  документе».

Участниками обмена электронными документами могут являться физические и юридические лица, органы государственной  власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправителем электронного документа является участник обмена электронными документами, который  составляет электронный документ, подписывает  его своей электронно-цифровой подписью и направляет в адрес получателя непосредственно или через информационного  посредника.

Получатель электронного документа – участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) – юридическое лицо или  индивидуальный предприниматель, который  выполняет услуги, связанные с  обменом электронными документами  между отправителями и получателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения  его подлинности средствами проверки электронно-цифровой подписи.

Подтверждение подлинности  электронного документа осуществляется получателем электронного документа  с использованием средств проверки электронно-цифровой подписи, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки электронно-цифровой подписи.

Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем  электронного документа процедур, предусмотренных  средствами проверки электронно-цифровой подписи, устанавливается неизменность всех его реквизитов. [2]

Электронный документооборот  регулируется государственными, межотраслевыми, отраслевыми и локальными (созданными на предприятии) нормативными актами (о  чем более подробно будет рассказано в главе 2).

Правовое регулирование  в сфере обращения электронных  документов направлено:

• на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
• на обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
• обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов. [6]

Делопроизводственные  операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами  на бумажных носителях.

В настоящее время  употребляются два термина: «Система автоматизации делопроизводства»  и «Система электронного документооборота». Часто считается, что это одно и то же. Однако специалисты иногда различают эти два понятия. Например, А.М. Савельев в статье «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства?», опубликованной в  журнале «Справочник секретаря  и офис-менеджера» говорит о различиях  между САД (системами автоматизации делопроизводства) и СЭД (системами электронного документооборота). В частности он приводит следующие различия и сходные элементы между указанными системами:

САД	СЭД
учет (регистрация) бумажных и электронных документов, но бумажный документ первичен;	прежде всего ориентированы на работу с электронными документами; первичен электронный  документ;
в базе данных хранятся как реквизиты, так и  содержание документов;	в СЭД содержательная часть документа является главной  и обязательной частью
позволяет вести контроль исполнения документов; поддержка традиционной системы делопроизводства (электронные журналы регистрации с отдельными правами доступа);	виртуальное движение документа реализуется методом  изменения прав доступа; маршруты прохождения  документов настраиваются согласно утвержденному в организации  регламенту;
возможен  быстрый поиск документов по различным  параметрам;	поиск возможен не только по одному из реквизитов, но и посредством навигации по иерархии каталогов и папок (т.к. самые важные реквизиты электронного документа  – его вид и тематика);
возможность просматривать  историю исполнения документа, но необязательна  автоматизация процесса подготовки документов;	учтены все жизненные  фазы электронного документа – от его создания до перемещения в  архив, автоматизированы все  процессы прохождения документов;
возможность создания произвольных отчетов по хранящейся в системе информации;
территориальная распределенность, позволяющая организовать «сквозное делопроизводство» между подразделениями;		наличие доверия  к электронному документу – активное использование ЭЦП (электронно-цифровой подписи);
основная  функция - автоматизация делопроизводства.		основные  функции – автоматизация производства и управление электронными документами.