Информационные технологии в деятельности индивидуального предпринимателя

Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными причинами.

По роду своей работы секретарь  располагает значительным объемом  информации и достаточно большими полномочиями, так как в определенных ситуациях  он может действовать от имени  руководителя. Недоброжелательность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его  стороны, чванству, заносчивости.

В разговоре необходимо употреблять  только вежливые формы, не допускать  фамильярности, обращения на «ты» и  т.д. Если секретарь знает или  предполагает, что подлежащая сообщению  информация является для собеседника  негативной, то он должен постараться  изложить ее как можно более деликатно.

Среди других личных качеств, которые  нужны хорошему секретарю, можно  отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный  характер, который поможет секретарю  наладить правильные взаимоотношения  с посетителями и сотрудниками; артистизм  и чувство юмора - качества, которые  помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе с посетителями и сотрудниками; способность к  самообучению, расширению своего кругозора. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, состояние здоровья, моральная устойчивость.

Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная  подготовка к этой престижной работе. 
2.1. Требования к внешнему виду секретаря

Внешний вид секретаря формирует  мнение об учреждении в целом, поэтому  он должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен. 
Каких же норм в этом вопросе следует придерживаться секретарю? 
В зависимости от времени года костюм секретаря может быть различным по цвету и по используемым тканям. Главное требование к костюму - строгость, элегантность. Здесь все зависит от вкуса человека. Основное - костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации. 
Сказанное относится и к выбору аксессуаров к костюму. Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями, не красит секретаря разностильность украшений. Украшения должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюму следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь. 
Секретарь должен постоянно помнить о личной гигиене. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке. После работы на пишущей машинке руки следует обязательно вымыть, так как на пальцах остаются следы от пользования копировальной бумагой и можно испачкать документы, с которыми работает секретарь. Прическа секретаря должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой. 
2.2. Культура делового общения секретаря

Важными показателями культуры общения  секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой лица, интонациями  голоса, жестом. Деликатность, предупредительность  в отношениях с посетителями и  сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Секретарю необходимо знать правила  приветствия. При появлении в  приемной посетителя секретарь должен поздороваться, предложить сесть. При  первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга  или при приеме почетного гостя  организации секретарь обязан встать, поздороваться. Если нужно поздороваться  за руку, то следует встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку (женщине позволяется не подавать руки, если она не желает этого делать).

Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После  этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу пришел. Необходимо соблюдать  такт, употреблять только вежливые формы обращения, быть доброжелательным.

Уважение к людям должно стать  повседневной нормой поведения и  привычным способом общения с  окружающими. Такова профессия секретаря.

2.3. Требования к рабочему  месту секретаря

Приемная офиса - это центр  работы фирмы, ее сердце. Качество работы приемной напрямую связано с грамотной  организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. Оттого, где расположена  приемная, как она оснащена, каков  дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что  особенно важно при высоких ценах  на офисную площадь, высокой технической  оснащенности, органичного дизайна  и безопасности с точки зрения, как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и  канцелярские принадлежности.

2.3.1. Планировка рабочего места

Рациональный ее вариант  предполагает размещение 1СТВ и предметов  труда в пределах зон, наиболее удобных  выполнения трудовых процессов. Их принято  называть рабочими зонами.

     Рабочая зона — пространство на стационарном рабочем места в

горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не

перемещаясь, может выполнять  работу. Различают нормальную и максимальную.

     Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается

воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой  рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

     Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости

ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами  пальцев  полностью вытянутой руки человека. В этой  зоне (работник действует вытянутыми руками)

располагаются средства труда, используемые реже. Взаимоперекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину.

Обычно габариты стола  принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

В вертикальной плоскости  различают пять зон: нижняя неудобная  зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

Основное требование, предъявляемое  к рациональной планировке рабочего места,  - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

·     на рабочей  поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

·     каждый предмет  и средство труда должны иметь  свое место, поскольку

беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты  времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

·     канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки  и т.п.) следует

хранить в ящике стола  со специальными разделителями;

·    все средства коммуникационной техники (телефон  и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

·     документы, с  которыми работает секретарь, помещаются в зоне,

обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

·     документы  и средства труда располагаются  так, чтобы обеспечивалась

наилучшая последовательность выполнения работы;

·     движения работника  должны быть оптимальными, т.е. более  короткими и

экономными с позиций затрат времени и сил.

Организация рабочего места  секретаря с учетом требований научной  организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Рабочее место секретаря  является важной ячейкой организации  трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места  секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

·     рабочее место  секретаря в приемной обычно располагается  рядом с

кабинетом руководителя, в  центре комнаты, недалеко от дверей в  кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

·  в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

·  мебель для посетителей  должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Большую часть рабочего времени  секретарь работает сидя, а это  утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Рабочее место секретаря - это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями.

Для этих целей лучше всего  подойдет стол, который непосредственно  перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями. Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности.

Здесь же ставят  лоток  с документами, которые надо подшить  в дело.

Все орудия труда размещают  на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что

позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

Помимо рабочего стола, лучше  использовать отдельный стол для  персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

При этом стол для ПК лучше  размещать таким образом, чтобы  экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

А теперь немного общих  требований к организации и оборудованию рабочих мест с   ПЭВМ.

·  конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное  размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.

·     высота рабочей  поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800

мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.

·     рабочий стол должен иметь пространство для подставки  ног, которое

составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450

мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.

·    конструкция  рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.

·    рабочий стул (кресло) должен быть поъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

·     поверхность  сиденья, спинки и других элементов  стула (кресла) должна

быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.

·      клавиатуру компьютера лучше всего располагать  на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно