Банкетная служба

Книга ежедневного учета

Главная книга

Следующим документом, заполняемым бухгалтерией отеля, является Главная книга (General Ledger), которая может быть в виде книги, файла или папки. Главная книга — основа для состав­ления баланса, ведется по счетам. В некоторых странах (напри­мер, в Германии, Российской Федерации, Франции) план счетов законодательно утверждается и должен неукоснительно соблю­даться, в других странах (например, в Великобритании, США) единой законодательно утвержденной классификации счетов не существует и она может устанавливаться бухгалтерией гостиницы по своему усмотрению. В любом случае список всех счетов, ис­пользуемых для отражения деятельности конкретного отеля, представлен на первой странице Главной книги под заголовком «План счетов» (Chart of Accounts). Главная книга имеет две сторо­ны: дебет и кредит. По дебету счетов активов отражаются опера­ции с товарами, услугами, денежными средствами, полученными отелем, по кредиту — активов как правило — дебетовое. Счета обяза­тельств и капитала обычно имеют кредитовое сальдо, увеличива­ются по кредиту, а уменьшаются по дебету. По каждому счету выводится общий итог — сальдо, которое может быть дебетовым (если итоговая дебетовая сумма превышает итоговую сумму по кредиту) или кредитовым (в противоположном случае).

Периодически, обычно один раз в месяц бухгалтер переносит данные из Книг ежедневного учета в Главную книгу, делая ссыл­ку на источник (номер Книги ежедневного учета и номер страни­цы, где отражены исходные данные о переносимой хозяйственной операции). В английском варианте эта операция называется «posting» и заключается в следующем:

1) в Главной книге находится счет, указанный в Книге еже­дневного учета по дебету;

2) в него переносится дата операции;

3)                     делается ссылка на номер Книги ежедневного учета и ее страницу, где отражена более подробная информация о данной финансовой операции (например, J11 — Книга (Журнал) № 1, страница 1);

4) в дебет счета вносится сумма, указанная по дебету в Книге ежедневного учета, и считается сальдо по счету;

5) в Книге ежедневного учета в колонке ссылка (перекрестная) указывается номер задействованного счета Главной книги.

Далее аналогичная процедура производится для счета, задей­ствованного по кредиту.

В нашем примере эта операция будет выглядеть следующим образом (табл. 3.4).

Таблица 3.4

Главная книга

Счет ** «Расходы на закупку продуктов»

Счет ** «Счета к оплате»

Книга учета движения денежных средств

Книга учета денежных средств (Cash Book) позволяет органи­зовать тщательный контроль за сохранностью и использованием денежных средств в отеле.

Все денежные средства можно разделить на две группы:

•  денежные средства в кассе (cash on hand), используемые для мелких наличных платежей. Сюда относятся монеты, банкноты в местной и иностранной валютах;

•  денежные средства в банке (cash on bank). К этой группе от­носятся текущие и депозитные счета в банках.

Однако в балансе денежные средства указываются одной строкой в разделе оборотные (текущие) активы.

Важным моментом в ведении учета движения денежных средств является обязательная ежемесячная выверка соответст­вия выписок с банковского счета и данных учета в гостинице. Процедура выверки включает в себя следующие этапы.

1.   Получение в конце отчетного месяца подтверждения всех произведенных перечислений денежных средств из банка, где гостиница имеет счет (банковская выписка).

2.   Внесение в Книгу учета движения денежных средств всех платежей, подтвержденных банком, но отсутствующих в Книге.

3.   Поиск позиций Книги учета движения денежных средств, неподтвержденных банком.

4.   Если такие позиции обнаружены, проверяется, не были ли эти сделки проведены банком в первые дни следующего месяца.

5.   Если эти сделки не проведены банком, необходимо искатьэти суммы в тех банках, откуда они должны были поступить.

При заполнении Книги учета движения денежных средств не допускается никаких даже самых незначительных расхождений между данными учета в отеле и данными движения денежных средств, полученных из банка. Любая разница должна быть выяв­лена и найдена.

Баланс

На основе данных Главной книги и Книги учета движения де­нежных средств бухгалтер в соответствии с законодательно уста­новленной периодичностью (в западных странах учет, как прави­ло, ведется один год) составляет важнейший документ, характе­ризующий финансовое состояние отеля на определенную дату — баланс (Balance Sheet). Тем не менее следует заметить, что значе­ние баланса, как формы отчетности, в западных странах меньше, чем в российском учете. Как правило, большое значение прида­ется прибыльности предприятия, судить о которой позволяет «Отчет о прибылях и убытках», речь о котором пойдет ниже. Одна­ко в последнее время наметилась тенденция к росту заинтересо­ванности пользователей финансовой информации не только в получении данных о прибыльности отеля, но и об устойчивости его финансового положения. В этой связи роль баланса, как фор­мы отчетности возросла. Баланс представляет собой список:

•   всех активов (assets) отеля (актив баланса);

•   всех обязательств (liabilities) отеля (пассив баланса);

•   акционерного или собственного (в зависимости от организа­ционно-правовой формы предприятия) капитала (Equity) (пассив баланса).

Баланс заключается в том, что суммы статей актива и пассива баланса равны, т.е.

Сумма активов = Сумма обязательств + Сумма капитала.

1. Активами являются:

1.1)                 основные или фиксированные активы (Fixed Assets): стоимость здания гостиницы, земли под ним, используемых машин и
оборудования;

1.2)                 оборотные или текущие активы (Current Assets): денежные
средства на расчетном счете и в кассе отеля, стоимость имеющих­ся в отеле продуктов, напитков и их запасов, чистящих средств, постельного белья, полотенец, канцелярских принадлежностей и т.п. К текущим активам также относится все то, что гостиница легко может превратить в денежные средства или материальные запасы. Это легко реализуемые ценные бумаги, дебиторская задолженность (если она не безнадежная), выданные авансы или предоплаченные работы и т.д.;

1.3)                  нематериальные активы (Intangible Assets): стоимость ли­цензии на право заниматься деятельностью в области гостинич­ного бизнеса и других лицензий, требуемых законодательством, стоимость торговой марки (а если гостиница входит в известную гостиничную цепь, то это довольно значительная сумма), стои­мость патентов и авторских прав, собственных технологий, лого­типов и т.п. К нематериальным активам также относится гудвилл, характеризующий в широком смысле слова репутацию отеля (гудвилл возникает только в случае, если была произведена пере­продажа отеля и продажная цена оказалась выше, чем рыночная
суммарная стоимость всех чистых активов отеля);

1.4)                 долгосрочные инвестиции (Long-term Investments): отража­ются произведенные отелем инвестиции в ценные бумаги, основ­ные средства, не используемые в производстве (например, обору­дование, закупленное для последующей перепродажи), инвести­ции в дочерние компании и т.д.;

1.5)                 другие активы (Other Assets) — сюда относятся все виды активов, не отраженные выше, например долгосрочные авансы, выданные на несколько лет вперед.

2. К обязательствам относятся:

2.1)                 краткосрочные обязательства (Current Liabilities). К крат­косрочным относятся обязательства отеля, которые предполага­ется погасить в течение периода до одного года: начисленная за­работная плата, торговый кредит, взятый, например, для закупки чистящих средств, и другие виды краткосрочных кредитов, обя­зательства перед налоговыми органами (начисленные, но не уп­лаченные налоговые платежи), полученные авансы (например, от туроператора, заключившего с отелем договор на резервирова­ние за ним блока мест в высокий сезон), начисленные, но не уп­лаченные акционерам дивиденды и т.д.;