Операции по бронированию и учету расчетов с гостями

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение.

1. Предоплата услуг гостиницы
2. Гарантия под кредитную карту
3. Формирование цены гостиничных услуг
4. Затраты на ремонт и реконструкцию основных средств
5. Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение.

      Бронирование осуществляется с целью резервирования номеров определенной категории на определенную дату под конкретные предварительные заявки клиентов.

      Гостиница может принять заказ на бронирование по обычной связи (телефону, факсу, почте) или через центральную систему бронирования.

      Так, получив заявку по телефону, дежурный администратор информирует клиента  о наличии свободных номеров, стоимости проживания, уровне и условиях оплаты. По телефону приходят заявки, как  правило, от физических лиц. Резервируя номер для клиента, дежурный администратор сообщает ему индекс (номер) подтверждения о бронировании.

      По  факсу приходят заявки, как правило, от юридических лиц, в том числе  от турфирм. Обычно гостиница имеет  с этими юридическими лицами долгосрочные контракты, которые предусматривают определенные скидки и более низкие цены обслуживания в целом.

      В зависимости от наличия свободных  мест гостиница резервирует или  не резервирует номер и отправляет ответ на заявку, в котором подтверждает или не подтверждает бронирование.

      Письменное подтверждение о бронировании должно содержать следующие реквизиты: индекс (номер), дату заезда, имя гостя, срок и стоимость проживания, тип номера.

      Если  свободных номеров нет, гостиница  вместо подтверждения отправляет клиенту  отказ с извинением и указанием причины отказа.

      Центральная система бронирования является одним  из наиболее гибких способов работы с  предварительными заказами.

      Большинство иностранных клиентов не имеют информации о российских гостиницах и уровне обслуживания в них. Для привлечения  этой категории гостей многие гостиницы подключаются к международным системам бронирования, которые представляют собой информационную сеть, объединяющую как гостиничные цепи, так и независимые гостиницы разных стран.

      Благодаря таким системам, если отсутствуют свободные места в одних гостиницах, можно переводить заявки в другие гостиницы в той же местности, а также бронировать номера в гостиницах, расположенных в других городах и странах. Владеют такими системами международные специализированные компьютерные агентства (системы бронирования) и крупные авиакомпании (глобальные системы бронирования).

      Так, заключив договор с агентством (или  авиакомпанией), владеющим системами  бронирования, гостиница получает возможность  предоставлять услуги по бронированию номеров в автоматическом режиме. Для этого агентство устанавливает в гостинице необходимое компьютерное оборудование и подключает его к своей информационной сети. После подключения к центральной системе бронирования все клиенты агентства могут получать информацию о данной гостинице и в автоматическом режиме бронировать номера.

      К глобальным системам бронирования относятся AMADEUS, SABRE, GALILEO, WORLDSPAN и др.

      Среди компьютерных систем бронирования наиболее известны UTELL, SRS (Steingerberger Reservation Servise), FIDELIO и др.

      В гостиничном хозяйстве наиболее популярной является система бронирования FIDELIO, принадлежащая расположенной в Мюнхене немецкой компании с одноименным названием.

      В России система FIDELIO установлена в гостиницах: Balchug Kempinsky, Sheraton, Holiday Inn, Marriott, Золотое кольцо и др.

      Система FIDELIO выполняет следующие основные функции:

      a                бронирование и заселение гостей;

      a                начисление оплаты за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей;

      a                накопление поступающей из различных точек продаж информации о неоплаченных счетах клиентов;

      a                выставление клиентам промежуточных и окончательных счетов;

      a                учет информации о состоянии безналичных расчетов;

      a                подготовка финансовых и статистических отчетов.

      Существует  два основных способа бронирования: гарантированное и негарантированное.

      В зависимости от применяемого способа  бронирования используются различные  способы расчетов гостиницы с  заказчиками.

      При негарантированном бронировании гостиница держит номер свободным для клиента лишь до определенного часа. В случае отказа от поселения клиент неустойку не уплачивает.

      При гарантированном бронировании гостиница не сдает забронированный номер до установленной клиентом даты заезда. Клиент, в свою очередь, обязуется оплатить номер, даже если не будет туда заселяться, либо отменить бронирование до определенного дня и часа, установленного гостиницей. В этом случае клиент уплачивает оговоренную в договоре с гостиницей неустойку, если он не займет номер до установленного дня и часа.

      К основным способам гарантированного бронирования относятся: предоплата услуг гостиницы; гарантия под кредитную карту; гарантия под обязательства организации, имеющей с гостиницей долгосрочный договор (в том числе под обязательства турфирмы, когда гарантией является предъявленный туристом ваучер).

      Рассмотрим  отдельно каждый из этих способов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Предоплата  услуг гостиницы

      Предоплата  возможна как путем безналичных  расчетов, так и путем внесения наличных денежных средств в кассу гостиницы.

      Предоплата  за наличный расчет может быть только в рублях, поскольку действующим законодательством запрещены

      наличные  расчеты в валюте.

      В случае безналичных расчетов гостиница  устанавливает срок, в который она отправляет заказчику подтверждение о получении предоплаты. Если условия договора между гостиницей и заказчиком нарушены, гостиница возвращает сумму предоплаты за вычетом штрафных санкций.

      Полученные  гостиницей штрафы учитываются в  составе внереализационных доходов на счете 80 «Прибыли и убытки» и облагаются НДС и налогом на прибыль в общеустановленном порядке.

      Рассмотрим  пример оформления в бухгалтерском  учете расчетов с клиентом гостиницы  — иностранным юридическим лицом  на условиях предоплаты в порядке безналичных расчетов.

      Следует заметить, что услуги гостиниц в  Российской Федерации, предоставленные  иностранным юридическим и физическим лицам, рассматриваются для целей  налогообложения как услуги в  стране поставщика. Согласно пункту 14 Инструкции Госналогслужбы России №39 услуги гостиниц не входят в перечень услуг, которые относятся к экспортным для целей налогообложения, а, следовательно, облагаются НДС в общеустановленном порядке.

      Кроме того, согласно пункту 25 той же Инструкции при реализации на территории Российской Федерации товаров (работ, услуг) за иностранную валюту уплата налога в бюджет осуществляется в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, действующему на день уплаты налога.

      При этом гостиница, не являясь экспортером  услуг в целях налогообложения, не попадает в состав предприятий, для которых установлен обязательный порядок продажи валютной выручки. Гостиница может добровольно продать валютную выручку с целью покрытия связанных с оказанием собственных услуг. 
 
 

2. Гарантия  под кредитную  карту

      Для возможности осуществления расчетов с использованием кредитных карт в качестве средства платежа гостиница  должна заключить договор с банком. В этом договоре оговаривается порядок  авторизации карт и условия обеспечения  гостиницы необходимым техническим оборудованием. К договору прилагается инструкция о порядке обслуживания владельцев кредитных карт.

      Согласно  договору банк передает гостинице бланки так называемых слипов, которые являются бланками строгой отчетности. Слип представляет собой бланк специальной формы и содержит следующие реквизиты: наименование держателя карты и фирмы, в которой он работает; номер карты; дату платежа; израсходованную сумму; тип платежной системы (VISA, MASTERCARD), адрес гостиницы и код авторизации.

      Полученные  в обслуживающем банке слипы передаются материально ответственным лицам под отчет и учитываются на специальном забалансовом счете.

      Слип  заполняется после авторизации  предъявленной карты.

      Под авторизацией карты понимается процедура проверки подлинности карты и средств, обеспечивающих расчеты по предъявленной карте (по компьютерным сетям, телефону и другим каналам).

      Гостиница заполняет слип в трех экземплярах: первый передается гостю или заказчику, второй — банку, а третий остается в учете гостиницы.

      В бухгалтерии гостиницы составляется реестр выданных слипов в двух экземплярах: первый передается в банк, а второй с распиской банковского работника о получении слипа остается в гостинице.

      Обслуживающий гостиницу банк берет на себя обязательство  осуществления расчетов с банками-эмитентами карт.

      При зачислении денежных средств на расчетный  счет гостиницы банк в выписке  указывает даты реестров и суммы  денежных средств.

      В случае если бронирование не было отменено до установленного гостиницей дня и  часа и гость не приехал, гостиница  удерживает по кредитной карте сумму штрафа, обычно равную стоимости одной ночи проживания.

      После получения от гостиницы необходимых  документов (слипов) банк переводит  сумму штрафа на расчетный счет гостиницы  и уведомляет об этом банк-эмитент, а тот, в свою очередь, держателя карты. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Формирование  цены гостиничных  услуг

      Как правило, за определенные условия размещения (одноместное, двухместное, трехместное) в определенной категории номеров (стандартный, полулюкс, люкс, апартаменты) гостиницы устанавливают в прейскуранте так называемые базовые (стандартные) цены.

      Базовые (стандартные) цены устанавливаются  обычно за сутки проживания и не содержат никаких скидок. Обычно их предлагают клиентам, не имеющим с  гостиницей долгосрочных договоров о размещении и предварительном бронировании.

      Кроме того, во всех гостиницах предусмотрены  специальные цены, которые подразумевают  скидки по сравнению с базовыми ценами.

      Специальные цены фиксируются в отдельных  прейскурантах. Например, параллельно могут использоваться прейскуранты для:

      a                групп иностранных граждан при заезде десяти и более человек в день;

      a                иностранных граждан на индивидуальное поселение;

      a                групп граждан России и СНГ от пятнадцати и более человек;