Основные функции выставочной деятельности

Содержание 
 

Введение…………………………………………………………………………3

Глава 1 Основные функции выставочной деятельности

1. Предварительная подготовка к выставке……………………………….5
2. Права и ответственность группы подготовки выставки……………….7

1.3  Подготовка и оформление заявки на участие…………………………….8

1.4  Оформление  стенда………………………………………………………..10

Глава 2 Выставочная деятельность турагентства «Tiffany Tour»

2.1 Краткая характеристика…….……………………………………………....12

2.2 Выставочная деятельность турагентства «Tiffany Tour» ………………..12

Заключение………………………………………………………………………21

Список  литературы……………………………………………………...............23

Приложения……………………………………………………………………...24 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Выcтавки — эффективный реcурс для организации и проведения социо-культурных и  маркетинговых исследований, т.к. они дают заинтересованным организациям обширную прикладную информацию. Каждая выcтавка является своеобразным cрезом вполне конкретной рыночной ситуации, она дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать в выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. Каждая выставка - важная и, что ценно, емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие в роли экспонента, посетителя или, тем более, организатора.

     Большую роль в формировании "правильного" восприятия фирмы, ее товаров или услуг играет выставочная деятельность. Именно она позволяет использовать все возможные способы для захвата рынка и достижения оптимального результата.

       Выcтавочная деятельность в cфере туризма – очень важное направление в создании наиболее благоприятных для компании условий бизнеса. Она представляет собой целую отрасль, где порой самые незначительные мелочи могут сильно дискредитировать имя компании или наоборот, поднять его на мировой уровень.

     Необходимо  заметить, что выставочная деятельность имеет ряд тонких моментов особых условий приоритетов и правил. Поскольку многие менеджеры сталкиваются с ними в процессе подготовки к выставке, но придают мало значения, часто ожидаемый от выставки результат получается ниже.

     Целью курcовой работы является разработка выставочной деятельности турфирмы «Tiffany Tour» и рекомендаций повышения эффективности выставки для предприятия. 

     Основными задачами  курcовой работы являются:

     1. раccмотреть теоретичеcкие основы организации выставки, в частности: подготовки к выставки, оформления стенда и заявки на участие.

     2. провести анализ выставочной деятельности: работа на стенде, общение с клиентами, материалы для проведения.

     3. разработать рекомендации по разработке выставочной деятельности турфирмы  «Tiffany Tour».

     Объектом  исследования является выставочная деятельность турагентства.

     Предметом исcледования является продвижение турагентства на выставке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Основные функции выставочной деятельности. 

1.   Понятие и виды выставок.

 
 

     Выставка  — публичная демонстрация достижений в области экономики, науки, техники, культуры, искусства и других областях общественной жизни. Понятие может  обозначать как самое мероприятие, так и место проведения этого мероприятия.

     Своё  начало выставки ведут от французских  музеев, начало которым положил ещё  Мазарини и Кольбер. Но первою выставкой, напоминающей современные, была выставка Ecole des beaux arts в 1763 году. Её примеру тотчас же последовали Дрезден (1765), Берлин (1786), Мюнхен (1788) и другие. Первая промышленная выставка была устроена во Франции в 1798 году, в Париже. До 1806 года последовали ещё четыре выставки в Париже, но меньшего размера.

     Существуют  три основных вида выставок: общественные; коммерческие; частные. Общественные выставки могут посещать все желающие. На них, как правило, демонстрируются товары и услуги, в которых мы все нуждаемся. Они могут быть специализированными или носить общий характер. Общественные выставки бывают трех типов: международные, национальные, местные. В качестве примеров общественных выставок можно привести различные выставки домашних животных, цветов, картин, книг и т.д. Может быть, Ваш вид бизнеса позволяет Вам принять участие в одной из таких местных выставок и добиться неплохих результатов. На коммерческих выставках, как правило, демонстрируются промышленные товары. К числу таких выставок можно отнести выставки информационной и телекоммуникационной техники, оборудования пищевой и перерабатывающей промышленности, одежды, обуви и др. Эти выставки посещают преимущественно специалисты. Местные коммерческие выставки обычно представляют изделия местной промышленности. Следует иметь в виду, что многие подобные выставки в течение одного дня бывают, открыты для всех желающих.

     При организации биржевой и выставочной  торговли выделяют три этапа:

     1. Предварительный этап включает  принятие решения и подготовку  приказа о проведении выставки. На этом этапе cоздается выcтавочный  комитет и формируется рабочая группа, которые обязаны разработать положение и разослать информационные письма для участников с полной информацией об условиях участия в выcтавке. Рабочая группа разрабатывает и другие рекламные материалы: пригласительные билеты, рекламные буклеты, карточки гостя и т.д. Издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия. При любой форме участия необходимо за 15 дней до открытия выставки внести региcтрационный взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о клиенте выставки, его реквизитах, требованию по размещению экcпозиций и т.д.

     Основными источниками доходов от проведения выставочной торговли является плата за участие, аренду под экспозиции, транспорт, аренду складских площадей, бронирование и приобретение билетов, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиторских работ, проведение технической и информационно-коммерческой консультации и комплекса дополнительных услуг.

     2. Организационный этап заключается  в подготовке рекламного каталога, включающего всех участников выставки, подавших заявки. Помимо участников, в каталогах публикуется и другая новейшая рекламная научная и научно-техническая информация о других передовых фирмах России и мира, о передовом опыте, соответствующем профилю и тематике выставки или выставки-продажи. Этот этап включает также оперативную работу по размещению гоcтей, организации их досуга, проведению ежедневных показательных выставочных торгов, презентаций и др.

     3. Заключительный этап включает  в себя подведение итогов с  выделением положительных и отрицательных сторон в работе выставки. Этот этап является основой для принятия стратегических решений по дальнейшей перспективе выставочной торговли. Выставочный комитет является коллегиальным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях. Выставочный комитет определяет состав участников выставки, создаёт рабочие органы, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий.

     Выставочный комитет образует дирекцию, которая следит за ведением бухгалтерской, статистической отчетности, заключает договоры, необходимые для обеспечения деятельности выставки, издаёт приказы и распоряжения, назначает и увольняет работников выставки, руководит рабочими органами, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность.

     Выставки  могут проводиться в специальных  или арендованных помещениях. Если юридическое или физическое лицо желает реализовать или прорекламировать на выставке свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место. Для успешного проведения выставки требуется приблизительно знать состав участников, количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых на реализацию. 
 

           1.2 Права и ответcтвенность группы подготовки выставки 

     После сбора необходимых данных, они обобщаются и попадают к    руководителю на стол. Группа подготовки к выставкам cопровождает подготовленный материал cвоими комментариями выражающими те или иные пожелания, с учетом возможных "+" и "-". Насколько опытная команда отвечает за подготовку и cбор информации, настолько серьезно и с максимумом внимания будет принято во внимание каждое мнение и совет команды руководством фирмы. К сожалению, по имеющейся информации из ряда фирм, часто руководство не в состоянии учесть всю специфику методов общественной рекламы и отодвигает дельные предложения младших сотрудников как  необоснованные и не подкрепленные достаточными полномочиями.

       Важно, чтобы группа подготовки выставки имела достаточно прав при принятии решений и четко ограниченную свободу действий. Как во время подготовки к выставке обычно возникает масса локальных проблем не стоящих внимания высшего руководства, но требующих независимого безотлагательного решения, необходимо сбалансировать полномочия согласно ответственности людей и приоритету выполнения.  
 

1.3 Подготовка и оформление заявки на участие. 

     При подготовке к выставке, составление  плана необходимо.  Здесь  указываются  все  основные  детали относительно будущей выставки,  это  своего  рода костяк дальнейших действий. В плане деятельности  детально  расписываются  цели  участия  в выставке, место, сроки и время ее проведения,  ответственные  лица  за оформление стенда, за организацию и увязку всех мелочей, за  доставку материалов  на  стенд.  Также  дается  краткая информация о других фирмах участниках, специфике выставке и характеру ее проведения. В заключение  указывается  минимум бумаг, требующих согласования и подготовки,  без  которых  вся  работа будет  бессмысленной - приглашения, билеты,  документы на  машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

     Другим  важным  документом  является  анкета  для учета, посетителей  стенда. Для накопления  достоверной статистической информации, руководство компании должно   определить  перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

     Кроме вышеуказанных вспомогательных  документов существует особое приглашение. Обычно оно прикрепляются к письму. Таким письмом фирма-участник приглашает людей, занятых в данной области на выставочный стенд. За определенный фиксированный срок, не позднее  чем  за  месяц  до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ‘заявка на участие в выставке’. В ней указываются все реквизиты фирмы (адрес/телефон/факс, номер расчетного счета, и т.д.)

     Суть  заявки – предварительная регистрация  и   бронирование  выставочной  площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и  правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По  получении заявки,  в  ответ  посылается  подтверждение  о  регистрации  фирмы  в каталоге  участников  и  выделении  требуемого  количества  места  при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течение  5-10 дней.  Подтверждение  гарантирует  получение  базового  набора  услуг. Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым  и  указывает   количество. 

     Безусловно,  многие  фирмы  предпочитают изготавливать  свои   экспозиционные   материалы   "на   стороне",  у специализированных агентств и на выставку лишь привозить их. Это  резко повышает качество экспозиции, наглядно  показывает  профессионализм  и индивидуальный подход, но одновременно с этим и удорожает стоимость стенда.

     На  сегодняшний  день не  существует  законодательства  регламентирующего тарифы  на те или  иные виды  услуг выставочного бизнеса. Они устанавливаются фирмой-организатором выставки  по  своему усмотрению. В качестве базовых  используется  информация  немецких  и  американских компаний.

     При составлении договора надо тщательно расписывать каждый пункт. Одной из важных проблем для  менеджера, ответственного за  готовность к выставке  является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде.  Вам  нужно заранее указать что, когда и куда вы собираетесь ввозить.

     Другая  сторона вопроса - монтаж и расположение экспонатов на стенде. Заранее    продумайте  экспозицию,  исходя  из  размеров  стенда.