Заказанный  стенд может просто оказаться "слишком большим" экспозиция закроет собой  пространство.

     Для  оформления  стенда  рекомендуется  воспользоваться   услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания  неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль,  имидж  фирмы, являющейся символом уверенности,  солидности,  качества,  спокойствия.  
 
 

1.4 Оформление стенда. 

     Оформление  выставочных стендов имеет важную роль в формировании имиджа фирм-экспонентов  и торговых марок, поэтому не следует  экономить на оформлении. Посетители выставки могут просто не заметить и пройти мимо стенда, который ничем не выделен.

     При стандартной застройке стенда организаторы мероприятия берут на себя лишь размещение надписи на фризе. Остальное –  дело фантазии и умения экспонента. При найме профессионального  дизайнера, видимо, будет достигнут  лучший результат. Но дизайнер должен получить от вас все установки, касающиеся целей выставки, формы и расположения стенда, особенностей экспонатов, единого стилевого оформления и др.

     Для того чтобы сделать экспозицию яркой  и запоминающейся, стоит заранее  запастись оригинальными элементами: стеллажами, подставками, а возможно, и мобильным выставочным стендом. Все эти конструкции пригодятся вам еще на много раз на последующих выставках.

     Но  не следует забывать, что экспонент  на выставке продает продукцию, а  не стенд. Чем больше привлекателен стенд – тем лучше. Но стенд не должен отвлекать внимание посетителей от главных объектов - экспонатов. Именно на них должно концентрироваться внимание. Экспонаты, поданные в обрамлении удачно оформленного стенда и хорошо освещенные – только выиграют.

     При оформлении стенда учитывайте, что  большинство посетителей осматривают  стенд как бы в три этапа:

         * с большого расстояния – из  конца прохода, а значит требуются  визуальные ориентиры, привлекающие  внимание, прежде всего, над стендом;

      * со среднего расстояния, постепенно приближаясь; следовательно, нужно соответствующее оформление верха (фриза) стенда и его фасада (или же верха задней стенки, если фасад открыт);

         * с близкого расстояния – требуются  оформительские элементы, привлекающие  внимание и зовущие на стенд.

        Рекламная тактика любого экспонента определяет последовательность воздействия внешнего облика его стенда на посетителя:

         * привлечь внимание;

         * вызвать интерес;

         * способствовать появлению желания  заключить деловые контакты;

         * создать убежденность в необходимости  заключения деловых контактов;

         * подвигнуть потенциального покупателя  на конкретные действия. 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Выставочная деятельность турагентства «Tiffany Tour»

     2.1 Краткая характеристика

     Турагентство, участвующее в проведении выставки называется "Tiffany-tour". Оно располагается по адресу: 105037, г. Москва, улица Никитинская, дом 8, корпус 1."Tiffany-tour" специализируется на все виды туризма. Оно только выходит на туристский рынок и заключило договор о сотрудничестве с туроператором Мостревел.

     Успешное  участие в выставке зависит от многих факторов, большинство которых  от экспонента никак не зависит. Приходя  на свой стенд, он порой и не знает, что его ждет: пустой зал или  наплыв посетителей? Как готовил выставку организатор? Вел ли он рекламную кампанию? Приглашал ли специалистов? Или только деньги собирал?

     Вопросы эти могут стать определяющими, когда речь идет о выставках новых  и никому неведомых.

     Традиционно подготовка носит характер организационно – технический (аренда площади, монтаж – демонтаж конструкций, печать листовок и пр.). В лучшем случае, пригласят постоянных партнеров, которые и так уже работают с компанией.

     Турагентство «Tiffany- tour» только недавно вышло на туристский рынок, оно работает по всем направлениям.

       С помощью выставки оно собирается  установить новые связи, дать  более широкую рекламу услугам,  которые он предоставляет, нанять  новых сотрудников на работу  в фирму. 

    2.2 Выставочная деятельность  турагентства «Tiffany Tour»

     Первым следствием принятого решения об участии в выставке является оформление и своевременная подача заявки на участие. Это важно потому, что популярные выставочные мероприятия испытывают дефицит экспозиционных и вспомогательных площадей  и, как правило, получают больше заявок, чем могут удовлетворить. Если заявка на участие поступает в предельный срок  или значительно позже установленной даты, заявитель имеет высокую вероятность получить отказ в регистрации его как участника и в выделении ему площади под экспозицию. Правда ему может быть предложено минимально оборудованное «рабочее место» или «заочное участие». В случае, когда оформление и подача «официальной заявки» по каким-то причинам наталкивается на трудности, рекомендуется для подстраховки быстро оформить и отправить «опцион» - предварительную заявку, образец которой проведён ниже. Большинство устроителей обычно идут на встречу таким заявителям и резервируют для них некоторое количество площадей и других ресурсов.

     При значительном числе экспонатов их наименование и технические характеристики, включая вес и габариты, должны быть сообщены в приложении к заявке. По получении материалов от устроителя и принятии окончательного решения об участии в мероприятии руководством издается приказ о подготовке к выставке, определяющий цели и задачи участия, основные мероприятия по подготовке к выставке и ответственных за их выполнение. Планово-финансовому отделу или бухгалтерии дается поручение готовить смету расходов и предложения по бюджету выставки. Хорошо составленный план работ является залогом рационального использования всегда ограниченных средств и выделенных ресурсов. План подготовки к выставке в зависимости от формы участия и степени детализации работ может содержать от 10 до 60 этапов. А детализация плана во многом зависит от опыта и практики  руководителя работ. ( прил. 1)

      Материалы для проведения выставки.

 

     Всем  группам посетителей, которых вы хотите пригласить на свой стенд, необходимо успеть направить приглашения. В качестве первого шага для достижения цели можно воспользоваться набором рекламных материалов, предлагаемых устроителем выставки. По прибытии на выставку запросите эти материалы и используйте их для ознакомления потенциальных посетителей. Вы можете бесплатно получить проспекты выставки на нескольких языках, рекламные наклейки или плакаты. Приглашения и аннотации экспонентов можно заложить в официальный каталог выставки, направляемый приглашаемой организации. Каталог побуждает отложить дела и посетить выставку. Кроме того, это издание служит хорошим справочником, не теряющим свои силы на протяжении всего периода между двумя выставками. Обязательно проследите затем, чтобы в каталоге были правильно изложены все важные данные. Реклама в каталоге действует не только во время выставки, но и долго после её закрытия.

     Ваши  партнёры и клиенты всегда ожидают, что вы напомните им о себе, дадите им в руки  информационные и рекламные материалы и документацию. Они, конечно же, должны быть подготовлены заранее.

     Информационно-рекламные  материалы готовятся одновременно с подготовкой экспонатов. Основные виды таких материалов:

• Простые проспекты для широкого распространения (листовки).
• Листы технических характеристик. Они должны содержать подробную информацию об изделиях.
• Буклеты (складывающиеся проспекты без фальцовки.
• Каталоги. Каталоги - это исчерпывающая информация по всей программе экспонента.
• Комплект информационных материалов для журналистов:

• Краткий очерк о деятельности фирмы экспонента,
• Описание особенно интересных видов продукции.
• Фотографии продукции.
• Сувениры. Они должны по возможности перекликаться с продукцией.

• Бланки для записи бесед.

 
 

Работа  на стенде в период проведения выставки. 

Все готово: на выставке зарегистрированы, компаньоны и потребители проинформированы, продукция заготовлена, стенд собран и оформлен, персонал проинструктирован  и от него теперь зависит  весь успех  проводимого мероприятия.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристской фирмы. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

Заранее выясните время работы экспозиции и время открытия - закрытия выставочного павильона (это разные вещи: экспозиция обычно открыта с 10.00 до 18.00, тогда как павильон открывают в 9.00 и закрывают к 19.00). Для обеспечения сохранности вашего имущества рекомендуется назначение ответственного, в обязанности которого вменяется прибытие к открытию павильона, досмотр имущества, находящегося на стенде. В случае пропажи необходимо немедленно заявить об этом организаторам в письменной форме.

В первый день работы выставки открываются в 12 часов дня. Часто на торжественной церемонии открытия присутствуют почетные гости - высокопоставленные чины, которые после официальной части прошествуют по павильонам с целью ознакомления с участниками. Если вы заранее узнаете о маршруте шествия и он пролегает мимо вашего стенда, то будьте готовы сказать два слова о вашей фирме: не исключено, что в вечерней программе новостей вы увидите себя по телевизору.

Вообще, самые важные на выставке - первый и  последний дни.

Одним из результатов всей работы на стенде является получении необходимой информации о специалистах, посетивших ваш стенд.

В организации  работы персонала на стенде необходимо соблюдать несколько стандартных  правил. Прежде всего, нельзя оставлять  выставочный стенд без присмотра. Стенд без людей производит негативное впечатление, кроме того, можно именно в этот отрезок времени пропустить потенциального заказчика. Необходимо помнить, что продукцию и услуги продают в конечном итоге не рекламные проспекты, а живые люди.

В некоторых случаях фирмы не могут выделить более одного человека для работы на стенде, например рассматриваемое нами турагентство, еще не  настолько велико, чтобы направить на выставку большое количество работников, т.к. количество сотрудников в офисе составляет 10 человек. В таких ситуациях целесообразно нанять кого-либо со стороны, чтобы на стенде имелась возможность взаимной подмены. В период выставки лучше иметь лишнего человека, чем испытывать недостаток в персонале.

Независимо  от результатов визита посетителя встреча всегда должна заканчиваться приглашением для гостя посетить офис компании для более полного знакомства с ее работой.

Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта, ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг.  

Выставка  считается успешной, если удалось  распространить несколько ящиков раздаточных  материалов, подарить сотням посетителей  фирменные ручки и осчастливить тысячу человек своими календариками. Сувениры изначально играют очень большую роль на выставке. Память посетителей испытывает колоссальные нагрузки из-за переизбытка информации, и очень полезно оставить на память прайс-лист или листовку. Именно сувениры вызывают шумные споры. 
 
 

Общение с клиентами. 

Существуют  несколько основных типов  клиентов - постоянные заказчики, важные персоны, студенты  и  стажеры. С каждым из них необходимо проводить свою  линию  поведения.  Постоянные  заказчики  и  важные персоны  должны  получать   максимум  внимания и заботы.  Завязав однажды контакт,  поддерживайте его на  уровне. Студенты и стажеры в основном нуждаются в информации для   самоизучения. "Халявщики"  и жалобщики попытаются  вовлечь сотрудников стенда  в бесплодную дискуссию от которой глаза моментально станут  квадратными. Не показывайте им что они вас совершенно не интересуют и вы  только  и думаете как  от  них  избавиться.  Используйте  гибкую,  изматывающую  противника тактику - передавайте такого "клиента" друг другу. Пусть им  занимаются все и, одновременно с тем,  никто.  Результат гарантирован. Для другой категории слушателей - шпионов - есть  единственный  выход: заметив,  что у вас пытаются  вытянуть  как можно больше   ценной   информации переведите разговор  на  самую серьезную  деловую  основу.  Сразу станет ясно кто перед вами.  Шпион,  не  владеющий  полномочиями вести переговоры моментально  утратит  к  вам  интерес  и  попытается  удалиться.