Во время  выставки крайне целесообразно фиксировать  всевозможные контакты и проявлять  интерес  к  любому  потенциальному  клиенту. Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть  громадной  по  объему  и  нудной  по  содержанию.  Вас интересует  только  организация  -  откуда  он,  адрес  -  где   он, телефон/факс - как с ним связаться, имя/фамилия - как его зовут, сфера деятельности - чем он занимается (почему здесь), дополнительная информация – кто, с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта. 

Анализ  основных затрат турпредприятия на участие в выставке.

     Итак, готовясь к выставке, турпредприятие обязано проанализировать, готово ли оно понести связанные с ней расходы. Далеко не каждое турпредприятие может позволить себе выступить в качестве участника международной выставки, ведь в конечном итоге всё упирается в наличие или отсутствие денег.

     Таким образом, в данной главе я предлагаю  рассмотреть какие затраты несёт  турпредприятие и проанализировать, на чём оно может сэкономить.

     Обычно, примерно половину расходов составляют арендная плата (20-25%) и затраты на изготовление стенда (30-35%). Итак, цена 1 м²  выставочной площади включает:

1. стоимость общего электроосвещения,
2. стоимость общей охраны территории,
3. стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента,
4. стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге),
5. стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест  в период монтажа, работы и демонтажа выставки,
6. дополнительные услуги.

     Участие в международной выставке требует  высокого уровня затрат. Так, только аренда 9 м² выставочной площади стоит в среднем $2000, монтаж стенда  - $ 1000. Минимальная стоимость аренды 1 м² площади на – $150. В конечном итоге, учитывая дополнительные затраты, сумма достигает $10000 – $30000. Исходя из этого, небольшие турпредприятия объединяются и выступают от лица определённого региона, т.к. для них участие в международной выставке непомерно дорогое удовольствие.

     Итак,  аренда выставочной площади — это только начало, эффективность работы зависит от целого ряда факторов, действие которых необходимо учитывать заранее.

     Расходов  требуют:

• мероприятия, проводимые на стенде (лотереи и т.д.);
• тип стенда (рядовой, угловой, двухэтажный)
• оформление стенда
• персонал на стенде (собственный, вспомогательный);
• реклама до выставки;
• работа с прессой (составление пресс-релизов);
• особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки в форменной одежде и тд.;
• угощение на стенде;
• транспорт (на выставку и обратно);
• монтаж и демонтаж стенда;
• текущие затраты по стенду.

     Безусловно, турпредприятие имеет возможность  сократить свои расходы, сэкономив, например, при выборе места стенда или на размере арендуемой площади, но очевиден тот факт, что при  этом предприятие «экономит» и на своём успехе.

     Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости  от типа стенда цена может быть увеличена  на 60 %. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 м² арендной площади увеличивается на 40 %. Фирма IТЕ, организующая MITT, устанавливает надбавки, жестко связанные с типом стенда. Некоторые фирмы устанавливают одинаковые для всех участников цены аренды площади. Теперь, необходимо проанализировать каким образом распределяются «хорошие места» в павильоне. Безусловно, это места напротив главного входа в павильон или выходящее на «тропы», по которым проходят основные потоки посетителей

     Но, в тоже время, существуют и «плохие» места, за счёт аренды которых фирма имеет возможность сэкономить.

     За  определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес  оргкомитета заявка на участие в  выставке. В ней указываются все  реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расчётного счета) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Изучая  технологию процесса организации участия  турпредприятия в выставке, я пришел к выводу, что такое участие довольно хлопотное занятие, сопряжённое с расходами, разного рода сложностями по транспортировке, монтажу стенда, подготовке персонала, оформлению документов. Поэтому прежде, чем принять решение об участии в выставке, его следует тщательно обдумать, чтобы избежать провала и бессмысленных расходов. Если турагентство «Tiffany- tour» выбрало правильное направление  и коммерческое предложение предприятия соответствовало требованиям посетителей, то это принесет ей в дальнейшей работе значимый результат, и затраченные средства будут окуплены.  Так же это сподвигнет ее в дальнейшем участвовать в подобных мероприятиях.

     Лицензирование туристской выставочной деятельности  органами  исполнительной власти, в полной мере  не могут контролировать данный вид деятельности,  что приводит  к  появлению  на  рынке   туристических   услуг   недобросовестных участников, а следовательно и низкий уровень данного вида услуг, и  не  мало важным является то, что это ведет к недоимке сборов в  бюджет,  что  в  свою очередь приводит к  нехватке  выделенных  средств  на  развитие  внутреннего туризма в общем объеме финансирования со стороны государства.

     Исследовав  продвижение на выставке турагентства «Tiffany Tour», можно сделать определенные заключения и разработать некоторые предложения по совершенствованию выставочной деятельности:

1. Увеличить количество рекламы на радио и в объявлениях. Людям проще воспринимать информацию визуально и прослушивая. Так как агентство небольшое и только выходит на туристский рынок, то идет большой поток затрат и нужно постараться сэкономить.
2. необходимо соизмерять возможности с реальной ситуацией, имеющимися социальными и финансовыми ограничениями.

     Выставочный туризм на сегодняшний день имеет  большие  перспективы  развития не только внутри страны, но и за ее пределами.

     Выставочный туризм принадлежит к сфере услуг  и является одной из  крупнейших и динамичных  отраслей  экономики.   Высокие  темпы  его  развития,  большие объемы валютных поступлений активно влияют на различные  сектора  экономики, что способствует формированию собственной туристской индустрии.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

     Научная и учебная литература: 

  1. А. П. Дурович «Реклама в туризме», стр. 119-136, Минск БГЭУ 2001

2. Г. А. Папирян «Маркетинг в туризме», стр. 60-72,Москва «Финансы и статистика» 2000

  3. Н. Безрукова «Выставочный туризм сегодня и его перспективы»

  4. Стрыжко А. "Как добиться успеха на выставке" Л.2000

  5 . Чудновский, М. «Туризм и гостиничное хозяйство» под ред. 2000 
 

     Нормативно-правовые документы: 

  6. Волошин Н.И. Правовое регулирование туристской деятельности. – М., 2004. – 198 с. 
 

Ресурсы сети интернет: 

   7. http://www.delcont.binec.ru/Exhibitions

   8. http://www.mitf.ru

   9. http://otherreferats.allbest.ru 
 
 
 
 
 
 
 

     Приложение 1

MOSCOW INTERNATIONAL TRAVEL AND TOURISM EXHIBITION

 

Адрес устроителя выставки 

_____________________________________________________________________________ 

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ  В ВЫСТАВКЕ

Предприятие:__________________________ Cтрана_____________________

Адрес_____________________________________________________

 

Тел.__________ Телекс__________ Телефакс__________ E-mail____________ 
 

Заявляем (предварительно) о намерении участвовать  в выставке. 

Нам требуется:

• площадь в павильоне: 4м х 12м = 48 кв.м. (центральный или угловой стенд),
• площадь на открытой площадке с навесом:4м х 8м = 32кв.м.,
• электроэнергия 220В, 50 Гц, сжатый воздух 4 атм., водопровод, канализация.

 

    Просим  выслать в наш адрес официальные  бланки: «Заявка на участие в выставке», «Условия участия в выставке», «Особые  требования», «Договор».

    Одновременно  просим сообщить условия включения в каталог участников выставки и расценки на рекламное объявление в нём размером ¼, 1/8, 1/16.

Генеральный директор фирмы _________________Ф.И.О. /Подпись/