Основные принципы успешной работы турфирмы

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1.Основные принципы успешной  работы турфирмы

2.Основные шаги внедрения  технологий

2.1. Выбор компьютера

2.2. Выбор офисной программы

2.3. Выход в интернет

2.4. Сайт компании

2.5. Поисковая система

3.Системы бронирования. GDS - Global Distribution Systems

3.1.SABRE

3.2.WORLDSPAN

3.3.GALILEO

3.4.AMADEUS

Вывод

Литература

ВВЕДЕНИЕ

Туризм (фр. tourisme; tоur - прогулка, поездка) возник в тот период развития общества, когда потребность человека в получении информации о новых  местах, в путешествии как средстве получения этой информации явилась  объективным законом развития человеческого  общества. Путешествие приносит человеку удовольствие и дает возможность  отдохнуть.

На определенном этапе  развития экономики, когда потребность  в путешествиях резко возросла, появились  и производители этих услуг. Это  привело к формированию товара особого  типа - туризма, который можно купить и продать на потребительском  рынке.

Производители услуг, предназначенных  для обслуживания туристов (путешествующих людей), объединились в отрасль «туризм». Туризм не является товаром первой жизненной необходимости, поэтому  он становится насущной потребностью человека только при определенном уровне его дохода и при определенном уровне богатства общества.

Туризм в наше время  во многих странах мира бурно развивается, играет все более заметную роль в  мировой экономике. По мнению экспертов, уровень международного туризма  по прибытиям в 1999-2010 гг. может составить  более 1 трлн туристов, а прибыльность этой сферы услуг будет неуклонно  возрастать. Уже сегодня на сферу  туризма приходится около 6 % мирового валового национального продукта, 7 % мировых инвестиций, каждое 16-е  рабочее место, 11 % мировых потребительских  расходов.

Поскольку туризм является межотраслевой  сферой экономики, охватывающей не только средства размещения, но и транспорт, связь, индустрию питания, развлечений  и многое другое, эта сфера влияет на любой континент, государство  или город. Значение туризма для  экономики разных стран связано  прежде всего с теми преимуществами, которые он приносит при условии  успешного развития. Прежде всего - это рост рабочих мест в гостиницах и других средствах размещения, в  ресторанах и иных предприятиях индустрии  питания, на транспорте и в смежных  обслуживающих отраслях. Другим важным преимуществом является мультипликативный  эффект от туризма, то есть его влияние  на развитие смежных отраслей экономики. Третье преимущество - рост налоговых  поступлений в бюджеты всех уровней. Кроме этого, туризм оказывает экономическое  влияние на местную экономику, стимулируя экспорт местных продуктов.

В России, однако, в силу ряда причин, сфера туристской деятельности в сравнении со многими другими  странами еще не получила должного развития. На долю России вместе со всеми  странами СНГ приходится лишь 2 % мирового туристского потока. Сегодня численность  приезжающих в Россию иностранных  гостей с деловыми, туристическими и частными целями составляет около 8 млн человек, что далеко не соответствует  ее туристическому потенциалу.

Среди основных причин, сдерживающих развитие въездного туризма, - создаваемый  отдельными зарубежными и отечественными средствами массовой информации образ  России как страны, неблагоприятной  для туризма; несовершенство действующего порядка выдачи российских виз гражданам  иностранных государств, безопасных в миграционном отношении; неразвитая туристическая инфраструктура; несоответствие цены и качества размещения в гостиницах и др.

Вместе с тем ежегодно заметно растет число российских граждан, желающих совершить туристическую  поездку, особенно в зарубежные страны. Так, в последние годы среднее  количество российских туристов, выезжающих в страны дальнего и ближнего зарубежья, составляет около 13 млн человек, и  цифра эта постоянно растет. Это  свидетельствует о том, что туристская деятельность, пережив период хаотичного развития, проходит этап качественного  становления.

1. Основные принципы успешной работы турфирмы

Не секрет, что, когда клиент туристического агентства, приобретая тур, получает хорошо подготовленные документы  и полную информацию о туре, он более  комфортно себя чувствует и больше доверяет выбранному агентству. Также  и турфирма, затратив немалые средства на привлечение данного клиента  к себе, сохраняя полную информацию о нем, может в дальнейшем использовать ее для повторного привлечения старого  клиента к себе. Известно, что  затраты в этом случае в четыре раза ниже первоначальных!

Нельзя упускать важную составляющую успеха любой компании - финансовое управление и планирование. Стабильность развития турфирмы и отсутствие финансовых потрясений являются заветной мечтой многих компаний. Как этого добиться? Систематизированное управление работой  с клиентами, поставщиками и внутренней работой компании дает желаемый результат.

С помощью чего можно добиться систематизации управления компанией? Ответ достаточно прост - с помощью  внедрения современной технологии автоматизированного управления.

Современные технологии в  наше время можно купить в готовом  виде и внедрить, то есть подстроить под себя. Стоимость внедрения  зависит от сложности системы. Для  начала можно внедрить простую и  недорогую систему автоматизированного  учета. Например, систему оперативного ввода информации о заявках (заказах) клиентов, выписки всех необходимых  документов (лист бронирования, договор, ТУР-1 или санаторно-курортная путевка, счет, приходник:), оперативного получения  отчетов о продажах. Дальше, можно  усложнять систему, добавляя оперативное  бронирование мест, учет взаиморасчетов с поставщиками, связь с бухгалтерией.

Есть возможность сразу  поставить единую систему учета, как оперативного, так и финансового, причем в двух разрезах - управленческого  и бухгалтерского. С использованием гибкого разделения прав доступа  и видимости информации менеджерам доступна только их часть системы, а  бухгалтерам - их часть. Естественно, руководители компании видят всю информацию и  могут наблюдать за работой менеджеров со своего компьютера. Так как оперативный  ввод информации ведется в единой системе, то видно, кто и как работает: количество введенных заявок, подтвержденных, оплаченных клиентом, оплаченных поставщику, закрытых, доход по каждой заявке. Через  отчеты системы руководитель видит  эффективность работы каждого менеджера  и подразделения. Детализацию можно  установить по каждому туристу и  каждой составляющей тура. По любому клиенту  можно увидеть историю его  обращений и оплат.

В единой системе, менеджеры  могут тут же увидеть, оплачена их заявка или нет, сумму оплаты. Бухгалтерия  сразу же получает исходную информацию и не тратит время на повторный  ввод одних и тех же данных. Вся  информация разделена по правилам доступа, и лишнюю информацию менеджер не увидит. Соответственно, нет необходимости  в разделении баз данных, что неминуемо  приводит к ошибкам ввода, неоперативности  работы и вытекающих из этого проблем.

После того как решены основные задачи систематизированного управления турфирмой - управление работой с  клиентами, с поставщиками и внутренней деятельности компании, можно приступать к расширению системы.

В конечном итоге вся необходимая  информация в красивом виде выводится  на печать. Клиентам будет выдаваться весь комплект необходимых документов, поставщикам - соответствующие отчеты, а для государства - печататься все  отчеты установленной формы.

Даже новейшая технология в компании после ее внедрения  должна постоянно совершенствоваться, чтобы не устареть. Поэтому система  управления должна быть гибкой и настраиваемой, чтобы ее можно было совершенствовать изнутри. Система "1С:Предприятие", на которой построено типовое  решение "1С-Рарус:Турагентство" - открытая и гибкая система. С использованием мощного встроенного языка программирования и возможности связи с любыми внешними системами можно построить  автоматизированную систему управления любой сложности.

ПК "САМО-ТурАгент" - автоматизации  агентств

Автоматизация работы турагентств  обычно сводится к оперативному учету  заказанных туристами туров, оформленных  платежей с клиентами и партнерами, печати всех необходимых документов.

Для автоматизации отдельного туристического агентства необходимо использовать программное обеспечение, основанное на применении базы данных, аккумулирующей все рабочие данные в едином хранилище. Это необходимо для получения отчетов о работе агентства в любой момент времени. Кроме базы данных необходимо также  иметь программу с удобным  пользовательским интерфейсом, приемлемой скоростью работы, конфигурированием  параметров системы, относящихся к  деятельности фирмы. К таким параметрам в первую очередь относятся текст  и внешний вид печатных документов, формируемых на базе рабочих данных, а также возможность управления правами доступа к различным  данным системы.

С автоматизацией сетевых  агентств дело обстоит несколько  сложнее. Сетевые агентства с  юридической точки зрения могут  иметь различные типы: одна фирма  с несколькими офисами продаж, сеть отдельных агентств под общим  логотипом (франчайзи): Руководство  сетевых агентств периодически нуждается  в оперативной отчетности о деятельности всей сети. Предоставить такую отчетность можно только при условии хранения всех данных в едином хранилище.

Техническая сторона автоматизации  сетевых агентств должна в определенном смысле переплетаться с видом  сети. Если отдельное агентство достаточно легко автоматизировать, подключив  его к серверу единой базы данных центрального офиса через каналы интернета, то с франчайзи так  поступить невозможно. Проблемы связи  с сервером базы данных сразу же приведут к параличу работы отдельного агентства. В случае с франчайзи  это нарушение работы одной компании из-за проблем другой компании. Решение возможно только с помощью применения локальной рабочей базы данных в отдельном офисе, что исключает зависимость работы агентства от работы канала передачи данных, с копированием в центральный офис всех введенных данных (канал передачи данных используется достаточно редко по сравнению с постоянным подключением - раз в час, раз в день, периодичность выбирается головной компанией). Но за преимуществами кроются и недостатки. Сервер центрального офиса хранит у себя единую базу данных, собранную от отдельных агентств. Центральный офис может осуществлять только пассивное наблюдение за работой агентства. Технически очень сложно реализовать активное поведение центрального офиса по отношению к дочернему.

Автоматизацию точек продаж одной компании гораздо лучше  проводить с использованием центральной  базы данных и каналов постоянной связи с сервером. Такое построение сети позволяет гораздо эффективнее  управлять данными (заявками, платежами, правами доступа и т.д.), а отчетность о работе (если на это есть необходимые  права доступа) получать в любом  офисе.

Отдельно хочется сказать  о настройке печатных форм программы  автоматизации. То, что в каждом отдельном  агентстве свой текст договора с  клиентом, уже заставляет программу  иметь гибкий инструмент для настройки  всех печатных форм. Печатные формы  должны настраиваться до такого уровня, когда уже нет необходимости  писать что-то в документах от руки.

На данный момент компанией "САМО-Софт" разработано несколько  видов программного обеспечения  для автоматизации туристических  агентств, реализующего все вышесказанные  технологические моменты: для отдельного туристического агентства - это программный  комплекс (ПК) "САМО-ТурАгент" для  агентства с несколькими точками  продаж - ПК "САМО-ТурАгент SQLNet" для  сети из отдельных агентств, связанных  с центральным офисом, - ПК "САМО-ТурАгент SQLHybrid".

В двух последних вариантах  используется более мощная СУБД MS SQL Server 2000. По сравнению с MS Access вариантом (для отдельных агентств) база данных этого формата позволяет оперировать  большим объемом информации с  существенно более высокими скоростями.

FastReport - средство, входящее  в состав программных комплексов "САМО-ТурАгент", предназначено  для построения отчетов и печатных  форм и содержит в себе визуальный  дизайнер (т.е. конструктор с различными  компонентами) для изменения имеющихся  (настройки шрифтов, статичного  текста) и создания своих печатных  форм.

Несмотря на кажущуюся  сложность применяемых в создании комплекса технологий, конечный пользователь работает с удобным, простым для  понимания интерфейсом программы, все технические аспекты работы спрятаны от глаз пользователя. Однажды  настроенная программа в дальнейшем работает со своей базой данных, не отвлекая менеджеров агентства от работы.

2. Основные шаги внедрения технологий

Как показывает опыт работы в туротрасли, интерес к технологиям, облегчающим труд менеджера турфирмы, очень высок. На всех выставках и workshop, будь то Москва, Санкт-Петербург, Самара, Нижний Новгород, Екатеринбург, Уфа, Казань и др., возле стендов  разработчиков программного обеспечения  для туротрасли всегда многолюдно. Да это и неудивительно - идти в  ногу со временем, с технологическим  прогрессом стало престижно. Сегодня, в век новых технологий, порой  очень сложно принять решение, с  чего начать: Но рано или поздно первые шаги приходится делать всем.

2.1Выбор компьютера

Не за горами еще то время, когда  учет и контроль деятельности туристического агентства велись при помощи калькулятора и тетрадки, в которую записывались имена клиентов и информация об их турпакетах. Сегодня даже в самой  маленькой турфирме из 2 - 3 человек  обязательно есть компьютер и  какая-либо офисная программа, позволяющая  автоматизировать процесс учета. А  выпускники вузов туристического профиля  очень уверенно обсуждают достоинства  и/или недостатки тех или иных офисных программных комплексов, что говорит о выборе нового поколения  профессионалов отрасли в пользу технологий. Иными словами, вопрос стоит  не о том, нужен или не нужен  компьютер в офисе турфирмы, а  о том, какой компьютер выбрать. Разумеется, нет единых для всех требований к офисному компьютеру, но общие рекомендации можно дать, исходя из основных потребностей турфирмы.

2.2 Выбор офисной программы

Сегодня на туррынке представлены несколько  вариантов программных комплексов, призванных облегчить и упорядочить  труд менеджера турфирмы. Это "Мастер-тур" ("Мегатек"), Tour-Win ("Аримсофт"), "Само-турагент" ("Само-софт"), "Марко Поло" ("Цифровые миры") и др. Для того чтобы принять  решение о выборе программы, необходимо детально разобраться в возможностях каждой из них. Это можно сделать  на выставках, где представлены компании-разработчики, можно обратиться непосредственно  в офис компаний (вся контактная информация о фирмах дана в данном журнале). Но прежде всего сами ответьте себе на главные вопросы: что именно вы хотите от программы, какие проблемы она должна помогать решать вам? Ответы зависят от профиля деятельности вашей компании (туроператорская  или турагентсткая, выездной туризм или прием иностранных туристов в России, оформление виз или паспортов, выписка авиа- или железнодорожных  билетов и т.д.). И только когда  вы сами будете точно знать, что необходимо для четкой работы вашей компании, разработчики смогут подобрать для  вас наиболее полно подходящий вариант  программного обеспечения.