Выставочная деятельность

      Какой размер стенда вам необходим?

   В-третьих, необходимо сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия планируется провести на стенде:

      демонстрацию продукции;

      прямую продажу;

      переговоры;

      пристендовые мероприятия (семинары, лотереи, розыгрыши, демонстрации, выступления артистов, конкурсы и т.д.);

      презентацию фирмы;

      наглядную демонстрацию продукции и услуг в действии;

      проведения опросов, анкетирования;

      проведение исследования товара;

      обучение персонала.

   Все это оказывает существенное влияние на размер, конфигурацию и оборудование стенда.

   В-четвертых, необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны – офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов.

   Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей представляемой на стенде фирме.

   Средства оформления стендов и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров – направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а так же конкретной выставки, на которой она экспонируется.

   Средства создания и оформления экспозиции:

      флаги, знамена, транспаранты;

      фирменные логотипы;

      диорамы, мозаика, фотообои;

      цветы, зелень, деревья;

      оригинальные конструкции, фонтаны;

      воздушные шары и зонды;

      цветовые панели;

      настенные украшения, панно;

      скульптуры, вазы, керамика;

      манекены и др.

   С помощью этих средств разрозненные предметы объединяются в единую экспозицию, имеющую собственную идею.

   Методы показа экспозиции:

      статическая демонстрация;

      демонстрация в действии;

      предоставление посетителям возможности попробовать, увидеть, услышать, понюхать, потрогать, действовать;

      игровая демонстрация;

      демонстрация объектов с помощью технических средств (компьютерной и видеотехники, лазерных устройств и пр.)

   При этом следует помнить, что выставка – это грандиозное массовое мероприятие, где участвуют сотни туристических фирм и предприятий и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя:

      движущиеся объекты;

      живые объекты (животные);

      людей в необычной одежде – старинной, сказочной, в театральных и купальных костюмах и т.д.;

      оригинальную подсветку и освещение;

      шары, транспаранты, табло над стендом;

      музыкальный ансамбль, звуковые эффекты (музыка, смех, необычные звуки);

      оптические и лазерные эффекты;

      компьютерные, видеоролики интересного содержания на больших экранах;

      неожиданные объекты (большая пальма посередине стенда);

      оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т.д.).

   Из всего этого необходимо выбрать и использовать наиболее выигрышные и доступные для вашего продукта и компании.

   Особое внимание следует уделить логотипу компании на стенде. Он должен быть броским и заметным. Название компании должно находиться на видном месте и легко читаться.

   Проверьте, успеет ли посетитель, подходя к стенду в течение трех секунд:

I.       заметить стенд. Он должен достаточно выделяться, чтобы привлечь к себе внимание;

II.    выделить фирму с помощью броского логотипа или ее названия;

III.  определить, в какой степени ваш продукт ему интересен.

   Используйте для этого такие визуальные средства, как панели, плакаты, заголовки, которые можно легко заметить, прочитать и понять.

   Если посетитель не сможет в течение трех секунд разглядеть ваш стенд, он пройдет мимо, туда, где информация будет более доступна.

   По команде, работающей на выставке, судят о туристской фирме в целом. Поэтому особого внимания заслуживает подбор персонала стенда. Наряду с хорошей профессиональной подготовкой и знанием иностранных языков на первое место здесь выходит умение общаться с посетителями. Особенно ценно, если выставочная команда заранее обучалась ведению переговоров.

   Каждый посетитель стенда – это потенциальный клиент, завоевать его – это искусство, которое предполагает активное внимание к посетителю[4]. Поэтому на стенде к любому посетителю необходимо относиться с подчеркнутым вниманием: взять у него визитку, зафиксировать цель обращения в «Журнале Контактов» (переговорном листе), по которому судят об эффективности работы на выставке. В него вносятся дата визита, предмет разговора, краткий итог переговоров, прикрепляется визитная карточка.

   Эксперты констатируют, что в среднем 70% всех разговоров начинаются вопросом: «Чем я могу вам помочь?» После этой банальной фразы разговор заканчивается через несколько секунд. Необходимо учитывать этот психологический момент. Клиент обычно хочет быть в центре внимания. Этого можно добиться, если принять во внимание точку зрения клиента: «Вы побываете…» вместо «Мы организуем…» или «Вот здесь Вы видите…» вместо «Я Вам показываю…». Такое обращение больше располагает посетителя стенда к дальнейшему общению

   На стенде должны работать не менее двух сотрудников. Однако большая команда, работа которой не организуется и не планируется заранее, так же не принесет пользы работе.

   Печатная рекламная продукция должна быть выложена на стенде и распределяться не только по дням работы, но и по часам.

1.5. Работа после выставки

   Участие в выставке – это только начало интересных деловых контактов. Последующая работа строиться по-разному для разных целевых групп (клиентов, потенциальных партнеров, журналистов).

   По окончании выставки с учетом полученных визиток и «Журнала Контактов» рассылают факсы и письма с благодарностью важным клиентам, досылают информационные материалы, проекты контрактов, ведут с ними переговоры о следующих встречах.

   Затем необходимо внимательно проработать каталог выставки и отправить коммерческие предложения и запросы тем фирмам с которыми не удалось встретиться во время работы выставки.

   Не стоит забывать и о прессе. Журналистам высылаются отчеты о выставке и проведенных презентациях, фотографии.

   Контрольные вопросы после выставки:

      Установите контакт с интересующими вас посетителями выставочного стенда. Письменно поблагодарите за посещение стенда. Делайте это не позже чем через неделю после закрытия выставки. Сообщите в послании о предполагаемом времени визита вашего представителя для обсуждения дальнейшего сотрудничества.

      Направьте посетителю информацию, которая может его заинтересовать, даже если вы уверены, что посетитель получил полную информацию из вашего выставочного стенда. Составьте для рассылки посетителям информационный лист в виде сообщения о возможностях вашей фирмы/продукта.

      Копиями таких информационных листов снабжайте своих агетов или представителей.

      Установите для ваших сотрудников предельный срок для осуществления контакта с посетителем или соответствующей компанией.

   Не позже чем в течение двух недель после закрытия выставки обсудите и оцените ее итоги, представив это в виде сообщений и анализа анкет посетителей.

   Составьте список расходов и издержек родственных выставок. Это вам поможет, когда будете готовиться к следующей выставке, ведь нельзя планировать участие в последующих выставках и ярмарках, не проанализировав эффективность деятельности на предыдущей.

   Итогом участи в работе на выставке становятся отчет и аналитическая записка с конкретными выводами и предложениями.

2. Развитие туристических выставок

   Выставочно-ярмарочная деятельность неразрывно связанна с туристическим и гостиничным бизнесом. Для продвижения туристского продукта на рынок необходимо участие в выставках.

   В России в Последние годы появляются все новые и новые выставки и ярмарки. В Москве ежегодно проводится шесть таких мероприятий того или иного масштаба. Так, с 1994 года ежегодно в конце марта в Москве проводиться международная выставка «Подмосковье»; в первой декаде октября – выставка «Отдых»; в ноябре – сразу два мероприятия (в начале и в конце месяца) – «Эскип-Отель» и «Гостиничных бизнес»; в середине декабря выставки «Отдых и путешествия». Крупнейшая по масштабу и по количеству представленных туристских направления является весенняя MITT. Она является многоотраслевой выставкой всемирного значения.

   В Санкт-Петербурге представлены четыре выставки: «Интурфест» - Intourfest (конец января), Вуокса (конец июня), а также две осенние выставки (в начале и в конце октября соответственно) – «Инветекс» (Invetex-C.I.S/ Travel Market) и SITTE.

   Выставки организуются и в других городах России: Сочи, Новосибирске, Ульяновске, Красноярске, Самаре, Нижнем Новгороде, Екатеренбурге, Владивостоке и т.д. Процентное соотношение городов по отношению друг к другу при проведении выставок  за 2011 год отображено на рис.1 в приложении. Из данной диаграммы хорошо видно, что основной территорией для туристических выставок является Москва. Процент проводимых выставочных мероприятий в других городах намного ниже. На данный момент в России проводится более 50 ежегодных туристских мероприятий. Статистика роста проведения туристических выставок за период с 2005 по 2011 годы хорошо просматривается на рис. 2 приложения. Из данной диаграммы хорошо видно, что в зависимости от политической и социальной обстановки на определенный год растет или падает число проводимых туристических выставок. На пример: четко видно, что из-за начала кризиса в 2008 году ощутимо сократилось количество туристических выставок.

   Отличительная черта выставочных мероприятий в сфере туризма – ориентированность на профессиональных работников туристской индустрии и широкое представительство прессы. Участниками являются национальные туристские организации и ассоциации, туроператоры и турагенты, гостиницы, транспортные, страховые, автопрокатные компании, специализированные издательства, научные организации, учебные заведения по туризму и т.д.

   Участие в специализированных выставках является одним из видов продвижения туристского продукта. Основная цель выставочной деятельности – с одной стороны, помочь потребителю и фирмам – продавцам услуг сориентироваться в огромном количестве туристских предложений, а с другой стороны, помочь туроператору найти партнеров по сбыту в других странах и регионах, способных качественно и количественно удовлетворить требования туроператора по продажам[5]. Поэтому реклама, представляемая здесь, по форме и содержанию несет большую коммерческую нагрузку, сообщает о цене, условиях бронирования, сезонности, классе обслуживания, предполагаемых услугах, дает описание гостиницы и т.д.

Заключение

   Выводом этой работы может быть то, что выставочный и туристский бизнес очень тесно связанны друг с другом. Изложенные выше некоторые аспекты выставочной деятельности подчеркивают, что у туристского и выставочного бизнеса есть одна общая черта – необходимость привлечения потенциального покупателя товара, услуг и оформления соответствующей сделки. В значительной мере от умения работать с клиентом, удовлетворить его запросы зависит успех в этих сферах деятельности.

    Участие в специализированных выставках является одним из видов продвижения туристского продукта. Основная цель выставочной деятельности – с одной стороны, помочь потребителю и фирмам – продавцам услуг сориентироваться в огромном количестве туристских предложений, а с другой стороны, помочь туроператору найти партнеров по сбыту в других странах и регионах, способных качественно и количественно удовлетворить требования туроператора по продажам.

   Значение выставочных мероприятий для туристского предприятия можно сравнить с функцией барометра: его одного недостаточно для прогноза погоды, но и без него сделать предсказание не представляется возможным.

    Так же невозможно решить все проблемы предприятия с помощью выставочных мероприятий, но они являются незаменимым средством маркетинговых коммуникаций, которым туристское предприятие не должно пренебрегать.