Выставочная деятельность

после определения цели, до выставки и  на период выставки составляются:

план  деятельности; назначаются ответственные  лица; определяется порядок    организационных мероприятий и  программ; учитываются возможные   потребности в дополнительных силах  и материалах; план выставки;   базовые расходы (согласно текущим  расценкам). После окончания выставки проводится  учет и анализ прошедших  событий, и делаются выводы для использования  в   дальнейшем. 
 
 

2.2 Подготовка  и оформление заявки на участие 

При подготовке к выставке, составление плана  деятельности просто необходимо.  Здесь  указываются  все  основные  детали относительно будующей выставки,  это своего  рода  костяк дальнейших действий. В плане деятельности  детально  расписываются цели  участия в выставке, место, сроки и время ее проведения,  ответственные лица  за оформление стенда, за организацию и увязку всех мелочей (конкретно - кто/что), за  доставку  материалов  на  стенд.  Также дается  краткая информация о других фирмах участниках (дилерах/конкурентах), специфике выставке и характеру ее проведения. В заключение  указывается минимум бумаг, требующих согласования и подготовки,  без которых вся работа будет бессмысленной - приглашения, билеты,  документы на  машины,

пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

В качестве одного из приложений к плану действий прилагается подробный список вещей  и предметов,  которые  будут (должны будут)  взяты   на   выставку.   Наличие   данного   документа   резко упорядочивает  хранение  и  учет  вещей,   гарантирует   своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде  (еды,  листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

Другим  важным  документом  является  анкета  для  учета  (опроса)     посетителей  стенда. Для накопления  достоверной статистической информации,   руководство компании должно   определить  перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

Кроме вышеуказанных вспомогательных  документов существует особое

приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично  или direct  mail)

и является  универсальным  методом  привлечения  возможных  клиентов.

Обычно  к письму прилагается приглашение. Таким письмом  фирма-участник

приглашает  людей, занятых в данной области  на выставочный  стенд  для  более  детального  ознакомления  с  предлагаемым  ею  видом  продукции. Многие компьютерные и строительные фирмы используют в  своей  практике такой способ приглашения специалистов, известных  лиц, бизнесменов.

За определенный фиксированный срок, не позднее  чем за  месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ‘ЗАЯВКА НА     УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ’. В ней указываются все реквизиты фирмы (адрес/телефон/факс, номер расчетного счета, и т.д) Суть заявки -предварительная

регистрация  и   бронирование  выставочной  площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и  правилами

ее проведения. Это в своем роде договор между  сторонами. По  получении     заявки,  в  ответ  посылается  подтверждение  о  регистрации  фирмы  в каталоге  участников  и  выделении  требуемого  количества  места  при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена  в течении  5-10 дней.  Подтверждение гарантирует получение базового  набора  услуг.

Для получения  дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает     необходимым  и  указывает   количество.  Так,  например,  наиболее распространенными  дополнительными услугами  являются:  рабочее  место,

аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и  фирменной

рекламы, тиражирование  визиток,  проспектов,  услуги  переводчиков  и     вспомогательного  персонала.  Безусловно,  многие  фирмы  предпочитают     изготавливать  свои   экспозиционные   материалы   "на   стороне",  у     специализированных агенств и на выставку лишь привозить их. Это резко

повышает  качество экспозиции, наглядно  показывает  профессионализм  и

индивидуальный  подход, но одновременно с этим и  удорожает стоимость     стенда.

Буквально на все существует своя плата.  С  одной стороны это удобно, так  как вы точно знаете сколько и за что вы платите, с другой, вы платите за  все,  и это увеличивает стоимость участия. Обычной платой является: аренда (до 90%  от  общей стоимости участия, цена на открытую/закрытую площадь различна);  регистрационные сборы за фирму или за  представителей  (если  выставка  проводиться в другом   городе);   стоимость   публикации   в   каталоге;   стоимость монтажа/демонтажа стенда. С уплаченной  вами  суммы взимается НДС и спецналог.

На сегодняшний  день не  существует  законодательства  регламентирующего  тарифы  на те или иные виды  услуг выставочного бизнеса. Они устанавливаются фирмой-организатором выставки  по  своему усмотрению  (могут сильно  колебаться  от  выставки  к выставке).  В качестве  базовых используется  информация  немецких  и американских компаний.

При составлении  договора надо тщательно расписывать  каждый пункт. Если вы  забыли  что-то указать, как минимум ваш стенд  не будет оборудован  согласно  вашим требованиям что может  повредить имиджу фирмы,  а  как  максимум  фирма может вообще не попасть на выставку.

Одной из важных проблем для  менеджера, ответственного за  готовность к  выставке  является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде.  Вам  нужно заранее указать  что, когда и куда вы собираетесь  ввозить. Для доставки всех  необходимых  выставочных  материалов,  оборудования  на   стенд,

составляется  письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины   и  разрешения на провоз/вывоз груза. Это  письмо должно быть  адресовано     фирме-организатору (на имя директора)  и  содержать  подробный  список     ввозимых предметов. В интересах  фирмы-участника позаботиться  об  этой     мелочи, иначе в  один прекрасный (и скорее всего  очень  ответственный)     момент ,вы можете обнаружить что ваши машины не пускают на  территорию     выставки или количество  вывозимых  вещей  немного  меньше  ввозимого. Если  у  вас  сейчас  нет  собственных  подходящих  транспортных  средств - договор  с  транспортной  компанией  -  временный  выход  из  положения. Но часто эта мелочь совершенно не принимается во внимание и  о ней вспоминают в последний момент.

Уточните  заранее, в течение какого срока до и после выставки  вам можно ввозить/вывозить груз. Это позволит вам избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

Другая  сторона вопроса - монтаж и расположение экспонатов на стенде.  Заранее    продумайте  экспозицию,  исходя  из  размеров  стенда.  Правильно   ли     освещены фризы и  плакаты? Хорошо ли видны образцы  и слайды? Надежно ли    закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и  цветовая гамма  в  целом?

Существует  несколько   базовых   конструкций   стендов   (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные  конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена. И  конечно  размер  экспозиции.  Компания  со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько  больший стенд чем требуется, однако для остальных фирм стоит подумать,  нужно ли им это. Заказанный стенд может просто оказаться "слишком большим"  и экспозиция закроет собой пространство.

Для  оформления  стенда  рекомендуется  воспользоваться   услугами профессионального  оформителя или дизайнера для  создания  неповторимой,    единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль,  имидж  фирмы,    являющейся символом уверенности,  солидности,  качества,  спокойствия.

Карта  выставки необходима для  оценки  положения  стенда фирмы относительно  входа/выхода,   основных проходов, стендов  конкурентов. Являясь  наглядным  примером  стенда  на бумаге,   позволяет    оценить   будущую  экспозицию и представить местоположение экспонатов. 
 
 

3. Проведение  выставки

Некоторые  организаторы  выставок распространяют  специальные  закрытые   (конфиденциальные)  анкеты  исключительно  для  экспонентов.  Этот   шаг   служит учету  мнения  фирм-участников   "из   первых    рук",    показывает    степень  их  заинтересованности в продолжении выставочной активности,  анализирует спектр услуг и возможные пути его расширения. Поскольку многие фирмы представляют  различные регионы,  заполнение   такого   рода   анкеты

помогает  установить дополнительную связь связь между ними и добиться    прогресса в достижении общих целей на  рынке. 

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд  должен  функционировать  бесперебойно  и  вероятность  упустить потенциального    партнера  в  потоке  посетителей  из-за  отсутствия  (перегруженности,     невнимательности)  стендиста  велика.  Обратите  особое  внимание   на     одежду. Разные фирмы  используют разную стратегию чтобы оставить о себе     хорошее впечатление. Это может быть  абсолютно одинаковая  для всех    фирменная униформа  с символикой,  кепочки,   значки,   ручки.   Или    контрастная одежда. Решите заранее, что еще интересует вас на выставке?    Необходимо ли  выделить  людей для посещения семинаров или просто    соседних стендов для сбора информации. 

3.1 Общение  с клиентами 

Существуют  несколько основных типов  клиентов - постоянные заказчики, важные персоны, студенты  и  стажеры, бездельники  и  зануды,  любители  "халявы"  и   выпивки,   жалобщики,  "шпионы". С каждым из них необходимо проводить свою  линию поведения.  Постоянные  заказчики и важные  персоны  должны  получать   максимум  внимания и заботы.  Завязав  однажды  контакт,  поддерживайте  его  на  уровне. Студенты и стажеры в основном  нуждаются  в  информации  (иногда  сверх   меры)   для   самоизучения.  "Халявщики"  и жалобщики попытаются  вовлечь сотрудников стенда  в бесплодную дискуссию от которой глаза моментально станут  квадратными.  Отправляйте их восвояси без колебаний. Но вежливо! Уверенно и вежливо. Не показывайте им что они вас совершенно не интересуют и вы  только  и думаете как от  них избавиться.  Используйте гибкую,  изматывающую  противника тактику - передавайте такого "клиента" друг другу. Пусть им  занимаются все и, одновременно с тем,  никто.  Результат гарантирован. Для другой категории слушателей - шпионов - есть  единственный  выход: заметив,  что у вас пытаются  вытянуть  как  можно  больше   ценной   информации переведите разговор  на  самую серьезную деловую основу.  Сразу станет ясно кто перед вами.  Шпион,  не  владеющий  полномочиями вести переговоры  моментально  утратит  к вам интерес и попытается  удалиться.

Во время  выставки крайне целесообразно фиксировать  ВСЕ  возможные     контакты и проявлять  интерес  к  любому  потенциальному  клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть  громадной  по  объему  и  нудной  по  содержанию.  Вас  интересует  только  организация  -  откуда  он,  адрес  -  где   он, телефон/факс - как с ним связаться, имя/фамилия - как его зовут, сфера деятельности - чем он занимается (почему здесь), дополнительная информация – кто, с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта. 
 
 

3.2.Выставки как один из методов продвижения туристского продукта 

     Воздействуя на рынок и внедряя свой продукт, турпредприятие использует различные методы для ознакомления с ним потенциальных клиентов. На начальном этапе используется реклама и паблик рилейшнз, а действия по продвижению продукта на более поздних стадиях жизненного цикла всё более усиливаются для привлечения повторных клиентов. Именно система маркетинговых коммуникаций, включающая рекламную компанию, паблик рилейшнз, выставки, ярмарки, презентации и т.д. осуществляет программу продвижения, сбыта, так необходимого для любого предприятия.

     Выставка  – это уникальный инструмент продвижения, единственное место, где собираются вместе производители (продавцы), покупатели и конкуренты. В большинстве своем, посетители идут на специализированные выставки с четко обозначенными целями: найти необходимую продукцию, компанию-партнера, где можно разместить заказ и т.д. Трудно себе представить более ценный для потребителя источник информации.

     Итак, одним из методов продвижения  турпродукта является организация выставок, которые позволяют продавцам и покупателям встретиться на общей территории и заключить сделки. Выставочные мероприятия занимают особое место в туристском маркетинге. Они предоставляют туристскому предприятию возможность одновременного распространения и получения необходимой для соответствующей деятельности информации. Они помогают: оценить развитие отрасли, правильно ориентироваться в ценовой политике, в каком-то смысле перенять опыт коллег и, конечно же, получить экономический эффект от участия, который выражается:

• В расширении клиентской базы турпредприятия,
• В количестве заключённых договоров с поставщиками туруслуг и турагентами.

     Выставочная деятельность неразрывно связана с  индустрией туризма и гостеприимства и занимает особое место в системе  современного туристского и гостиничного маркетинга.