Этика. Ответы

Деловая беседа при очной встрече

Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяются предмет беседы, круг вопросов, который  целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При  проведении беседы используются заранее подготовленные документы и материалы. 

Особое  внимание при подготовке следует  уделить отработке хода беседы: продумать  вопросы, которые необходимо задать собеседнику, определить желаемый конечный результат, регламент и место  проведения беседы, определить ее стратегию и тактику.

Правильное  проведение деловых бесед способствует росту производительности труда  на 20–30%. Не случайно многие фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов, идеально владеющих искусством подготовки и проведения деловой беседы.

Деловая беседа по телефону – самый быстрый деловой  контакт, требующий особого умения. У телефонного разговора по сравнению  с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двухсторонний  обмен информацией независимо от расстояния. Они должны быть предельно вежливыми, информацию следует передавать кратко, отвечать на вопросы полно, чтобы не вызывать поток новых вопросов. Форма ответа на телефонный звонок «Алло» в деловой обстановке недопустима, так как это неофициальный ответ. Отвечая на звонок, следует назвать организацию (или ее отдел, если организация достаточно большая) или должность лица, секретарем которого является тот, кто снял трубку (например, «Приемная ректора М»), затем сказать: «Слушаю Вас».

Подсчитано, что каждый разговор по телефону длится в среднем от 3 до 5 минут. Исходя из этого, следует сделать два вывода. Во-первых, правила подготовки и проведения деловой беседы во многом сохраняют свою значимость при ведении телефонных переговоров. Во-вторых, телефонный разговор обладает целым рядом отличительных особенностей по сравнению с очной беседой.

 К  сходствам можно отнести:

1. устная форма обмена информацией;
2. официальное ведение разговора.

К отличиям  можно отнести:

1. отсутсвие визуального контакта с собеседником;
2. менее затратность времени или скорость передачи информации, т.к. при телефонном разговоре не нужно тратить времени чтобы добрвться для места встречи;
3. возможна икаженность информации вследствии технических неполадок

 

16. Как можно добиться процветания  компаний, если сотрудники компаний не роботают должным образом?

Если сотрудники работают не должным образом, то в первую очередь следует обратить внмание руководителю на причины или недовольства своих подчиненных и устранить возникшие проблемы более демократическим путем (повышая зарплату, выдавая премии, улучшая рабочую среду, усовершенствуя технологичсекую базу и т.д.). во-вторых следует обратить должное внимание на систему менеджмента в данной предприятии или гос органе, т.к. эффективное и правильное управление составляют основу успеха любого предприятия. Если вследствие конфликта сотрудники работают не должным образом нужно следует применить инструменты этики разрешения конфликтов.

  Психологические исследования свидетельствуют, что  основными причинами конфликтов в деятельности персонала организации являются:

• серьезные недостатки в организации управления;
• нечетко обозначенные права и обязанности персонала;
• неритмичность и нестабильность режима труда;
• неудовлетворенность материальным стимулированием;
• неправильная оценка труда персонала;
• психологическая несовместимость в силу личностных, возрастных и других различий;
• нарушение сложившихся норм поведения, возникновение разногласий между разными категориями персонала и т. д.

  Существуют  различные методы преодоления конфликтов:

• формирование в коллективе определенного общественного 
  мнения о конфликтующих сторонах;
• обращение к. «третейскому судье»;
• организация сотрудничества конфликтующих сторон;
• административные санкции.

Нижеприведенные правила позволяют противодействовать возникновению серьезных конфликтов:

• признавать друг друга;
• слушать, не перебивая;
• демонстрировать понимание роли другого;
• выяснить, как другой воспринимает конфликт, как он себя 
  при этом чувствует;
• четко формулировать предмет обсуждения;
• устанавливать общие точки зрения;
• выяснить, что вас разъединяет;
• после этого снова описать содержание конфликта;
• искать общее решение.

 
 

17. В каких случаях  государственным  служащим  РК не следует  публично выражать свое мнение по вопросам государственной  политики и служебной деятельности?

Согласно  Кодексу чести

государственных служащих Республики Казахстан

(Правила  служебной этики государственных  служащих) (Указ Президента Республики Казахстан от 3 мая 2005 года N 1567) Государственным служащим не следует публично выражать свое мнение по вопросам государственной политики и служебной деятельности, если оно:

1) не соответствует  основным направлениям политики  государства;

2) раскрывает  служебную информацию, которая не  разрешена к обнародованию;

3) содержит  неэтичные высказывания в адрес должностных лиц государства. 

18. Сущность  коммуникативной, интерактивной  и перцептивной сторон общения.

    Коммуникативная сторона общения предполагает обмен информацией, увязанный с конкретным поведением собеседников. Информация должна быть понята и осмыслена, поэтому важна единая система кодирования. Коммуникативные барьеры:

• непонимания- фонетический, стилистический, семантический
• социально-культурного различия
• отношений

Интерактивная сторона общения заключается  во взаимодействии обучающихся.:

• Сотрудничество
• Противоборство
• Уклонение от взаимодействия
• Однонаправленное содействие
• Контрастное взаимодействие
• Компромиссное взаимодействие

Перцептивная  сторона общения заключается  в восприятии партнерами друг друга  и установлении взаимопонимания. Механизмы  перцепции:

• Познание и понимание людьми друг друга
• Познание самого себя в процессе общения  (рефлексия);
• прогнозирование поведения партнера по общению (каузальная атрибуция)

 

19. Основные  правила отправки делового письма по факсу или электронной  почте.

Деловое письмо — это корреспонденция, направленная от имени одной организации на имя другой. Она может быть адресована коллективу или одному человеку, выступающему в качестве юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатические и др. письма.

Факс является, по сути, копией переданного документа. По телефаксу передаются любые виды документов и приложений к ним: чертежи, схемы, таблицы, рисунки, фотографии. Документ, посланный по факсу не имеет юридической  силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов.

При подготовке документа, который будет передан  по факсу, следует избегать использования  мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи.

Оформление  факса подобно оформлению делового письма, только в реквизите «Адресат»  вместо почтового адреса указывают  код города и номер факса получателя. Также дополнительные данные проставляет сам аппарат: 

• код отправителя; 

• дата и  время передачи, длительность передачи; 

• номер  телефакса, с которого передана информация; 

• количество переданных страниц. 

В целом  факс оформляется так же, как деловое  письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».

В зависимости  от технического уровня телефакса отправитель  может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц  отправляемого документа или  же причин, по которым сообщение  не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result).

Огромное  преимущество факса заключается  в том, что передача информации осуществляется практически мгновенно. Недостаток— качество копии хуже оригинала. Поэтому несрочные деловые письма, одна из задач которых— произвести впечатление на получателя, лучше все-таки посылать по почте.

Передача  документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения отдельного соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Кроме того, полученные по электронной почте  документы выглядят менее официально и едва ли произведут на кого-либо впечатление своим внешним видом. Существуют технические возможности использования официальных электронных бланков при пересылке электронных сообщений, однако, как правило, такие документы очень объемны, требуют при пересылке много «электронной памяти», вызывают трудности при их приеме получателем, поэтому вряд ли его порадуют. 

20. Сущность  стиля общения  и факторы его  определяющие.

 

Под стилем общения мы понимаем  индивидуально-типологические  особенности

социально-психологического взаимодействия педагога и  обучающихся.  В  стиле

общения находят выражение:

    . особенности коммуникативных возможностей  учителя;

    . сложившийся характер взаимоотношений  педагога и воспитанников;

    . творческая индивидуальность педагога;

    . особенности ученического коллектива.  Причем  необходимо  подчеркнуть,

      что  стиль  общения  педагога  с  детьми  –  категория   социально   и

      нравственно  насыщенная.  Она   воплощает  в  себе  социально-этические

      установки общества и воспитателя  как его представителя.

  Первое  экспериментальное исследование  стилей  общения  было  проведено   в

1938 году  немецким психологом Куртом Левином.

1. Авторитарный стиль. При авторитарном стиле характерная  тенденция  на  жесткое  управление  и всеобъемлющий контроль выражается в том, что преподаватель значительно  чаще своих  коллег  прибегает  к  приказному  тону,  делает   резкие   замечания.

2. Попустительский.  Главной особенностью попустительского  стиля руководства по  сути  дела является самоустранение руководителя из  учебно-производственного  процесса, снятие  с  себя  ответственности  за  происходящее.

3. Демократический. Что  касается  демократического  стиля,  то  здесь в первую   очередь оцениваются  факты,  а  не   личность.   При   этом   главной   особенностью