Общие законы организации и характер их проявления

     Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени её важности для решения  задач управления организации.

     Своевременное перераспределение информации в  организации, как правило, отслеживает  секретарь или специальный уполномоченный работник. В его обязанности входит также управление разграничением доступа к различным видам информации: открытой, для служебного пользования, секретной, совершенно секретной и особой важности. Это ответственное лицо должно точно знать, кому и какую информацию можно передать. Работники информационной службы должны хранить и структурировать информацию, а также готовить ответы на информационные запросы в удобном для работы виде.

      Обобщающим  показателем конечной информации как  ресурса является эффективность  ее использования. Она оценивается  по соотношению результата (ценности информации) к затратам (объем, насыщенность, достоверность, открытость).

      В потоке информации, используемой деловой организацией, выделяют два направления: информационный обмен с окружающей средой и коммуникации внутри организации. В первом направлении выделяют два основных вида информации: входная информация и выходная.

      Входная информация отражает структуру рынка, содержит информацию о деятельности государственных органов и о социально-экономическом состоянии общества.

      Выходная  информация является активным средством, которое обеспечивает создание имиджа организации и способствует вхождению  организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная деятельность – самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности.

      Одним из важных видов информационного  обмена с окружающей средой является информация об имидже деловой организации. Имидж неотделим от целей организации, ее стратегии и методов работы.

      Основным  источником объективной и достоверной  выходной информации о деятельности организации является документы  и материалы статистической, финансовой и бухгалтерской отчетности. Распространению выходной информации способствует двусторонний информационный обмен с партнерами и клиентами, возникающий в процессе переговоров, участия в выставках, проведении переговоров.

      Информационные  потоки и связи внутри организации  реализуются в соответствии с иерархической структурой. Выделяют восходящие и нисходящие информационные потоки, т.е. потоки информации с нижних уровней системы на верхние и наоборот. Обмен информацией между подразделениями одного иерархического уровня относится к типу горизонтальных коммуникаций. Также существует информационный обмен между неформальными группами  и межличностные информационные связи.

      Бурное  развитие сетевых технологий управления в процессах реализации товаров  и услуг привело к появлению  новых понятий, таких как электронная коммерция, электронная торговля и виртуальный магазин.

Закон единства анализа  и синтеза

      Каждая  материальная система стремится  настроится на наиболее экономный режим  функционирования в результате постоянного  изменения своей структуры и  функций.

      Закон единства анализа и синтеза состоит  в том, что процесс разделения, специализации, дифференциации и т.п., с одной стороны, дополняются противоположными процессами – соединения, кооперации, интеграции и т.п., с другой.

      Анализ  – это разделение целого на части или представление сложного объекта в виде простых составляющих. Суть синтеза состоит в объединении простых составляющих объекта в единое целое. Объединение в рамках синтеза осуществляется на основе взаимной необходимости и взаимосвязи.

      Скорость  и результат преобразований зависят от диапазона изменения внутренней и внешней среды. Преобразования могут носить позитивный и негативный характер. Преобразования могут идти спонтанно, а также по заранее спланированному специалистами пути.

      Трудность аналитической работы состоит в определении элемента, до которого следует производить разделение целого объекта. Важно, чтобы в процессе не были потеряны важные свойства составных частей целого. Необходимо, чтобы исполнители не забывали о том, что каждое подразделение в организации являются лишь частью единой системы.

      Для выполнения этого закона руководитель должен придерживаться таких принципов, как:

• составление и реализация программы постоянного совершенствования организации, ее элементов и подразделений;
• привлечение к этой работе лучших специалистов и консультантов;
• проведение маркетинга внешней среды;
• сокращение затрат на производство продукции;
• уменьшение времени нахождения запасов и промежуточной продукции на складах;
• использование современной информационной технологии управления.

Следствия из закона.

1. Если отсутствуют внешние возмущающие воздействия, то все созидательные ресурсы организация тратит на внутреннее воздействие.
2. Если отсутствуют внутренние и внешние возмущающие воздействия, то все созидательные ресурсы организации никому не нужны, организация идет к истощению своих ресурсов.
3. Если отсутствуют внутренние возмущающие воздействия, то все созидательные ресурсы организация тратит на внешние потребности, в организации нет или кажется что нет внутренних проблем – это условие неэффективной работы.

      Закон единства анализа и синтеза имеет свои существенные особенности, которые заключаются в том, что закон

• не выражает специфики исторически определенных отношений, а характеризует всеобщие связи и отношения в социальной среде;
• выступает в роли катализатора общественного прогресса;
• играет возрастающую роль с развитием общества.

Закон развития (онтогенеза)

         Закон онтогенеза предопределяет, что каждая организация проходит в своем развитии следующие фазы жизненного цикла: становление, расцвет, угасание.

   Закон развития формулируется так: каждая материальная система стремится  достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

         Закон развития проявляется в двух формах: эволюционная (постепенный переход, постепенные количественные и качественные изменения) и революционная (скачкообразный, неосознанный переход). Развитие может быть регрессивным и прогрессивным.

Развитие  организации обусловлено следующими факторами:

1. изменения во внутренней и внешней среде;
2. потребности и интересы человека и общества;
3. изменение экологии;
4. научно-технический прогресс, новые технологии.

     Исходной  точкой, предопределяющей процессы развития организации, является определение  цели ее существования. Цель – это  предвосхищение результатов, на достижение которых направлена деятельность организации. Основной целью организации должно быть эффективное и быстрое развитие. Эта задача может решать за счет освоения и расширения рынка, внедрения новых технологий работы или выпуска новой продукции, решения наиболее актуальных социальных задач и т. п.

     Закон развития опирается на ряд принципов: инерции, эластичности, непрерывности  и стабилизации.

     Принцип инерции состоит в том, что  изменение потенциала системы начинается спустя некоторое время после  начала воздействий изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время после их окончания.

     Принцип эластичности состоит в том, сто  скорость изменения потенциала системы  зависит от самого потенциала.

     Принцип непрерывности состоит в том, что процесс изменения потенциала системы идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак изменения.

     Принцип стабилизации состоит в том, что  система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы. Стабилизация осуществляется включением новой продукции в  деятельность организации.

     Успешное  развитие и рост организации могут привести к синдрому большого бизнеса, которые характеризуют следующие признаки:

• крайне централизованный и разбухший аппарат управления;
• всеохватывающая система специальных форм и процедур для принятия обычных, повседневных решений;
• рост числа всякого рода совещаний для выработки таких решений;
• передача решений и ответственности из одного отдела в другой.

    Снять этот синдром возможно путем движения назад к более простым структурам.

    Для организации необходимым условием является выбор стратегии, которая определяет последовательность действия организационной системы на всех этапах ее развития, начиная от ее создания и кончая ликвидацией. По существу стратегия – это общий план ведения конкурентной борьбы. В современных условиях организациями, специализирующимися на различных видах деятельности, часто выбирается комбинированная стратегия, которая допускает использование различных стратегий в случае реализации нескольких целей.

Закон композиции и пропорциональности.

      Закон композиции и пропорциональности формулируется так: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).

    Закон композиции и пропорциональности утверждает, что в рамках достижения единой цели существует объективная тенденция организации к созданию устойчивых объединений с соблюдением принципов соразмерности и пропорциональности.

    Закон композиции отражает необходимость  согласования целей организации: они должны быть направлены поддержание основной цели более общего характера.

    Закон пропорциональности отражает необходимость  определенного соотношения между  частями целого, а также их соответствие или зависимость.

    В практике реализации закона выделяют три варианта:

  1. руководитель  и подчиненные не знают о  законе, в результате любая стихийность  приводит к самонастройке элементов  (выполнение функций, отношения  между персоналом и т.д.);

2. руководитель  знает о законе, подчиненные не  знают; в результате руководитель будет основываться в своей деятельности на наборе целей, определяющих направление гармонии. Подчиненные не знают целей, либо не все поддерживаю их. В итоге эффективность работы организации будет зависеть от профессионализма руководителя, и в частности от его умения убеждать.

3.   и руководитель, и подчиненные знают о законе, результат будет проявляться в постоянном совершенствовании системы производства и управления, создании команды единомышленников, а, следовательно, повышается производительность труда.

      Реализация  закона требует использование следующих  принципов:

• планирование, т. е. организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития;
• принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносит соответствующие коррективы в механизм выполнения плана;
• принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления в своей области деятельности.

Специфические законы социальной организации

     Социальная организация  – это непрерывная система  дифференцированных и координированных видов в человеческой деятельности, заключающихся в использовании  преобразований и объединений специфической  совокупности трудовых, материальных, финансовых, интеллектуальных и природных ресурсов в некое уникальное целое. Функция этого целого – это удовлетворение частных потребностей человека путем взаимодействия с другими системами, включающими разные виды человеческой деятельности и ресурсы в их конкретном окружении.

Специфические законы отражают:

1. неразрывную связь всех звеньев организации;
2. пропорциональность производства и управления;
3. переход от администрирования к стратегическому планированию;
4. воздействие технологических новаций на развитие социально-экономических организационных систем;
5. требования экономии времени и интеллектуального ресурса персонала организации и т. д.