Разработка ав­томатизированного рабочего места начальника финансового отдела

"1С:Управление торговлей 8" — это готовое прикладное решение, в основе которого  лежит мощная технологическая платформа нового поколения "1С:Предприятие 8". В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация "Управление торговлей".

"1С:Управление торговлей 8" обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в "1С:Бухгалтерию 8". Кроме того, предусмотрена передача данных в бухгалтерские конфигурации системы программ "1С:Предприятие 7.7".

6.              Техническое обеспечение АРМ

Поскольку работа финансового отдела связана с выполнением нескольких комплексных задач одновременно, то следует установить 4 мощных компьютера оснащенных соответствующим программным обеспечением. Для непрерывного обмена информацией между служащими, компьютеры должны быть объединены в локальную сеть.

Тогда распределение функций по рабочим местам будет следующее:

- первое рабочее место (центральный самый мощный компьютер) управление финансами, т. е. реализация и контроль за финансовой деятельностью в целом, как на данном предприятии, так и на финансовом рынке;

- второе рабочее место - анализ внутренней и внешней среды, в которой работает предприятие;

- третье рабочее место - комплексное изучение рынка ценных бумаг на фондовых биржах;

- четвертое рабочее место изучение изменений на инвестиционном рынке, т. е. комплексное изучение и анализ предлагаемых инвестиционных проектов.

Если необходимо, то обеспечить отдел еще оборудованием.

Так как этот отдел осуществляет свою деятельность, взаимодействуя и с другими подразделениями предприятия, а также общественными организациями, следовательно, ему необходимы современные средства связи и периферия, а именно факс-модем, телефон, принтер и сканер.

Естественно, что для обеспечения выполнения оперативной работы необходимо обеспечить данный отдел и офисной мебелью. Сюда следует отнести следующее:

- столы необходимые для установления на них компьютеров и в то же время удобных для обеспечения выполнения функциональных обязанностей сотрудников и один стол для сканера;

- соответствующее освещение (галогенные лампочки, расположенные над каждым рабочим местом);

- рабочие кресла;

- кресла и журнальный столик, необходимые для мотивации труда;

- настольные пеналы, расположенные на столах у сотрудников.

Техническое обеспечение начальника финансового отдела представляет собой комплекс технических средств обработки информации на базе ПЭВМ, предназначенный для автоматизации функций специалиста в предметной и проблемной областях его профессиональных интересов.

При выборе аппаратного обеспечения следует предусмотреть следующие моменты: отвечает ли компьютер для пользования, может ли компьютер совершенствоваться по мере того, как растет предприятие, будут ли издержки, связанные с аппаратным и программным обеспечением и эксплуатацией компьютера, небольшими по сравнению с увеличением производительности предприятия, какова совместимость компьютера с будущими версиями программного обеспечения.

Исходя из данных предпосылок предлагается использовать следующую комплектацию:

1). Celeron 2.0 / DFI NB35 – EC SB  Live 5.1 / DDR 512 M / HDD Samsung 120 G 7200 rpm / CD – RW Yamaha 52x / FDD / Codegen 300Вт;

2). SVGA Radeon 9200 128 M TV Out/In;

3). Монитор LCD ViewSonic 17;

4). Принтер HP LaserJet 3330, A4, 1200dpi, 14ppm, 8M, PCL6, Postscript lev.2, LPT + USB, копир/цветной сканер 600dpi, 20000 стр/мес, факс;

5). Модем US Robotics 56K Courier;

6). Сетевая плата LinkSys HomeLinkPhoneline HPN200, 2*RJ11 100 Мбит.

При выборе данного оборудования руководствовались следующими принципами:

1). данная конфигурация ПК позволяет хранить большие объемы информации, требуемые для современных баз данных, обеспечивает обмен информацией с другими ПК посредством различных носителей информации: гибкие диски, компакт – диски; обеспечивает комфортную работу под управлением современных операционных систем, например, Windows 2000;

2). в связи с быстром устареванием техники и стремительным появлением более мощных новых версий программного обеспечения технические средства должны обеспечивать определенный запас производительности;

3). оборудование должно полностью удовлетворять минимальным требованиям программного обеспечения;

4). оборудование должно обладать эргономическими характеристиками;

5). монитор этой модели обеспечивает высокие требования по эргономичности и качеству изображения, что обеспечивает комфортные условия работы;

6). принтер, совмещенный со сканером, ксероксом и факсом, позволит избежать дополнительных затрат, при этом стоимость расходных материалов значительно ниже;

7). выбор высококачественного модема определяется наличием цифровой телефонной линии, которая обеспечивает скоростной и надежный доступ к Интернет – ресурсам;

8). сеть должна поддерживать 100 Мегабитные технологии.

К техническим средствам, непосредственно образующим АРМ, надо еще присовокупить средства связи (телефон, телефакс).

Также, при выборе конкретных технических средств, необходимо заранее проанализировать механизм движения информационных потоков через АРМ.

АРМ начальника финансового отдела может полноценно функционировать только в составе единой сети, объединяющей АРМы специалистов предприятия. Для ее реализация предлагается использовать топологию типа «звезда». Она является наиболее быстродействующей из всех топологий вычислительных сетей; другое преимущество – можно реализовать оптимальный механизм защиты против несанкционированного доступа к информации.

Рис. 1 – Топология типа «Звезда»

Как еже говорилось выше, в своей работе начальник финансового  отдела часто пользуется ресурсами Интернет, а именно следующими сервисами и службами:

Электронная почта (E – mail)  -  метод передачи сообщений электронным способом;

Группы новостей USENET NEWS – это огромная, базирующаяся на сообщениях, электронная доска объявлений. Группы новостей сегодня чаще называют телеконференциями;

FTP (File Transfer Protocol) – протокол передачи файлов – позволяет получать и передавать файлы. Этот сервис сегодня является самым распространенным для получения программных продуктов;

WWW (World Wide Web) – Всемирная паутина – сервис, позволяющей работать с гипертекстовыми и гипермедиа документами;

WAIS (Wide Area Information Service) – Информационный сервис широкой области – система поиска информации по ключевому слову;

IRC (Internet Chat Relay) – беседа через Интернет. Эта система чем – то похожа на группы .новостей, но обмен сообщениями ведется без задержек;

Интернет – телефония (IP - телефония) – технология, в которой голосовой трафик частично предается через телефонную сеть общего пользования, а частично – через Интернет.

7.              Технологическое обеспечение АРМ

Технологическое обеспечение АРМ предназначено для организации технологического процесса использования АРМ применительно к комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста.

С точки зрения системного подхода автоматизированную систему можно рассматривать как:

            Исходя из приведенной схемы, можно сформулировать несколько основных этапов технологии принятия решения:

1). Сформулировать задачу выполнить ее постановку;

2). Проанализировать методы решения поставленной задачи;

3). В зависимости от задачи метода ее решения сформулировать перечень информации, необходимой для ее решения;

4). Выявить источники этой информации и сформулировать для них запрос на ее получение;

5). Получить запрошенные данные путем использования соответствующих технологий в зависимости от используемых носителей информации;

6). Проанализировать достаточность и достоверность полученной информации;

7). Разработать и провести ряд мероприятий, направленных на получение недостающей информации;

8). Ввести полученную информацию в компьютер (если она пришла на бумажных носителях);

9). Запустить соответствующее программное обеспечение, которое в соответствии с заложенными алгоритмами будет преобразовывать входную информацию в выходные данные;

10). В интерактивном режиме сопроводить работу программы;

11). Определить получателей выходной информации;

12). Оформить результат решения задачи документально, сформировать отчет и направить его по назначению.

8.              Расчет стоимости разработки и внедрения АРМ

Рассчитаем стоимость разработки и внедрения  АРМ начальника финансового отдела.

Таблица 1

Такая сравнительно высокая цена часто отпугивает руководителей, которые пытаются сэкономить на техническом обеспечении, не отдают должного внимания правильной организации рабочего места. Это значительно снижает эффект от внедрения АРМ. При этом они не принимают во внимание, что все эти затраты окупаются достаточно быстро за счет значительного повышения эффективности работы персонала.

Заключение

Таким образом, в результате написания работы, мы решили поставленные задачи и цели.

Автоматизация рабочего места вышеперечисленной оргтехникой и соответствующим программным обеспечением, позволит добиться увеличения производительности труда данного финансового отдела, а следовательно и увеличит качество обработки поступающей информации. Это позволит избежать убытков из-за неправильного исследования конъюнктуры финансового рынка.

Поэтому, автоматизация рабочих мест финансового отдела является не только производственной потребностью, но и производственной необходимостью.

         Сравнительно высокая цена внедрения АРМ финансового отдела часто отпугивает руководителей, которые пытаются сэкономить на техническом обеспечении, не отдают должного внимания правильной организации рабочего места. Это значительно снижает эффект от внедрения АРМ. При этом они не принимают во внимание, что все эти затраты окупаются достаточно быстро за счет значительного повышения эффективности работы персонала.

Библиографический список

1. Мандрыкин А.В., Непышневский А.В. Информаци­онные технологии в экономике: Учеб. пособие / Воронеж: Изд-во ВГТУ - Воронеж, 2003. 235 с.

2. Козырев А.А. Информационные технологии в эконо­мике и управлении. - СПб.: Изд-во Михайлова, 2000.

3. Автоматизированные системы экономиче­ской информации / Под ред. проф. В.С.Рожнова. - М.: Финан­сы и статистика, 1986. - 272 с

4. Поисковая система Google     (http://www.google.ru).

5. Информационные технологии управления:  Учебное пособие для вузов / Под ред. Г.А.Титоренко. - М.: ЮНИТИ,2003.

23