Теоретические основы организации труда

             Деятельность управленца обычно складывается из отдельных этапов процесса управления:

1.  Составление плана  деятельности, куда входит постановка  задач на предстоящий период  работы и программирование необходимых для их выполнения мероприятий.

2.  Организация деятельности, как в масштабе всего предприятия,  так и в рамках его функциональных  подразделений.

3.  Планирование ресурсов  рабочей силы, ее подбор, ознакомление  с производством и обучение.

4.  Руководство персоналом, его мотивирование, информирование и сотрудничество с ним.

5.  Принятие решений.

6.  Контроль выполнения  поставленных задач и эффективности  работы.

7.  Совершенствование  деятельности организации в целом.[2]

          Воздействие административно-управленческих работников на продукт совокупного труда осуществляется путём использования информации и её преобразования в соответствующие решения для изменения состояния этого объекта в направлении достижения поставленной цели. Поэтому главной особенность управленческого труда является информационный характер предмета и продукта их труда, обусловленный принципиальным отличием трудового процесса (по содержанию и результатам) от других видов труда.

         Управленческий труд имеет свои специфические особенности:

·  носит информационный характер непосредственного предмета и продукта его труда, обусловленный  принципиальным различием трудового  процесса по его содержанию и результатам  от других видов труда, необходимых  для производства продукции или  услуг. Результаты труда персонала управления оцениваются не по количеству изданных распоряжений и выпущенных документов, а по их влиянию на деятельность коллектива предприятия;

·  участвует в создании материальных благ не прямо, а через  труд других лиц;

·  в качестве предмета управленческого труда выступают управленческий процесс и люди, участвующие в нём;

·  результатом являются управленческие решения;

·  это умственный труд, поэтому прямое измерение его  производительности возможно лишь в  отношении технических исполнителей и отчасти специалистов;

·  средствами труда  служат организационная и вычислительная техника.

 

2   Организация управленческого труда

2.1 Параметры  управленческого труда

 

Цель – создание условий  для достижения целей организации, координация и согласование совместной деятельности работников организации.

          Предмет – люди и их трудовая деятельность. Информация.

          Средства – средства организационной и вычислительной техники, ЭВМ, информация как средство связи.

          Характеристика – умственный труд, сочетающий творческие, логические и технические операции. Косвенно производительный труд. Работа с людьми. Многообразие решаемых задач. Творческий характер.

          Продукт - управляющее воздействие в форме управленческого решения. Продукт труда управленческих работников не имеет формы специфических вещественных результатов. Конечным продуктом управленческого труда считается совокупность управленческих решений и влияние, которое они оказывают на объект управления.

          Специфика управленческого труда состоит в том, что его результаты, как правило, отдалены во времени и пространстве от момента и места его затрат. Этот труд, в основном, является специфически выраженным творчески, опыт и интуиция играют в нем весьма важную роль.

         Экономика управления производством раскрывается на основе анализа управленческого потенциала, затрат на управление, характера управленческого труда, эффективности управления.[2]

         Управленческий потенциал – это совокупность всех имеющихся ресурсов, которые использует фирма. Он выступает в вещественно-материальной форме (информация и ее носители) и как интеллектуальный потенциал (уровень квалификации, опыт, навыки, искусство руководителей-менеджеров). Структуру затрат на управление составляют затраты на оплату труда (заработная плата руководителей и специалистов, технического и обслуживающего персонала, премии); затраты на технику управления (носители информации и предметы управленческого труда, средства превращения обработки информации и оснащения процессов управления, знания, условия труда и пр.); затраты на организацию и обеспечение управления (подготовка и повышение квалификации и кадров управления, мероприятия по совершенствованию управления); затраты на накладные расходы (служебные командировки и передвижения, почтово-телеграфные, телефонные и канцелярские затраты, содержание легкового автомобиля).[3]

 

 

 

 

 

2.2 Рациональная организация управленческого труда

 

               Применительно к труду руководителей, рациональной организацией труда следует считать такую совокупность технических, организационных и санитарно-гигиенических мероприятий, которая основывается на использовании достижений науки и передового опыта, прогрессивных форм хозяйствования, и обеспечивает целесообразное использование рабочего времени, технических средств, производственных и управленческих навыков и творческих способностей каждого члена коллектива; и позволяет наилучшим образом устанавливать и постоянно совершенствовать взаимодействие всех работников между собой, в процессе осуществления функций управления и инженерно-технического обеспечения производства, тем самым, создавая условия для эффективного как индивидуального, так и коллективного труда работников при сохранении их здоровья и работоспособности для улучшения результатов деятельности всего коллектива.

          В основе рациональной организации управленческого лежат следующие принципы:

а)  принцип комплексности - предполагает, что организация  управленческого труда осуществляется не по одному направлению, а по их совокупности;

б)  принцип системности  – предполагает создание единой системы  организации труда, в рамках которой  все её составные части согласованы  и действуют в интересах эффективного функционирования всей системы;

в)  принцип регламентации - предполагает установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций и других нормативных документов в системе управления;

г)  принцип плановости - основан на том, что вся деятельность в области совершенствования  управленческого труда должна базироваться на плановых началах, которые обеспечивают рациональное взаимодействие между руководителем персонала;

д)  принцип специализации - заключается в закреплении за каждым подразделением определенных функций  и работ с возложением на них  полной ответственности за конечные результаты их деятельности;

е)  принцип заинтересованности, ответственности - реализуется посредством  материального и морального стимулирования труда;

ж)  принцип экономичности  состоит в достижении наилучших  результатов при наименьших затратах времени и средств;

з)  принцип научности - заключается в непрерывном совершенствовании  организации управленческого труда  на научной основе.[4]

         В совокупности мероприятий по эффективной организации управленческого труда огромное значение имеет умение руководителя организовать свой личный труд, от которого в конечном итоге зависят и общие результаты работы коллектива. Рациональная организация рабочего времени руководители обязательно требует учета всех выполняемых им работ, ведь это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы.

           Планирование личной работы руководителя - это первое и важное звено в рациональной организации его личной работы. Оно обеспечивает рациональное использование самого ценного достояния – времени. Планирование предполагает установление определенных сроков, как достижения поставленных целей и решения задач, так и проведения мероприятий конкретного содержания, а чем больше времени руководитель затрачивает на планирование работ, тем меньше его уходит на непосредственное решение проблемы, а это тем самым экономит общее время. Таким образом, планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени. Рекомендуется составлять письменные планы, т. к. они имеют следующие положительные стороны:

1)  планы, удерживаемые  просто в памяти, проигрывают  в обзорности («с глаз долой,  из сердца вон») и подвержены  частым изменениям;

2)  письменное планирование означает разгрузку памяти;

3)  письменно зафиксированный  план обладает психологическим  эффектом самомотивации к деятельности, поэтому действия при осуществлении  задач конкретного дня будут  более целенаправленными и сориентированными  на строгое выполнение запланированного;

4)  письменный план помогает  меньше отвлекаться (т.е. концентрироваться), а это в свою очередь заставляет  выполнять запланированные задания;

5)  благодаря контролю  за выполнением плана на день, из виду не теряются невыполненные  пункты (они переносятся на следующий  день);

6)  письменный план  помогает достичь большего успеха, т. к. позволяет лучше оценить  потребность во времени и возможные  помехи. Таким образом, можно запланировать «буферное время» для непредвиденных событий.

7)  письменные планы,  собранные в скоросшивателе, одновременно  являются информацией (документацией)  о проделанной работе и в  определенных случаях могут служить  доказательством или протоколом деятельности или бездействия.[4]

           Одна из главных проблем многих людей заключается в том, что они стремятся выполнить одновременно слишком много дел. Это таит в себе опасность распыления. В конце напряженного рабочего дня они чаще всего приходят к сознанию того, что, несмотря на большую проделанную работу, важные дела остались невыполненными. Эффективным средством экономии рабочего времени является четкое установление приоритетов в управленческой деятельности и строгое следование им - сначала необходимо решать немногие «жизненно важные» проблемы, потом - многочисленные «второстепенные».

          Производительность управленческого труда находится в прямой зависимости от организации рабочих мест и условий, в которых руководитель проводит основную часть своего рабочего времени. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет его работа. Рациональная организация рабочего места обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность и производительность работы. Существуют следующие требования, предъявляемые к организации рабочего места для работников управленческого труда:

1) Удобство мебели. Задача состоит в том, чтобы выбрать габариты и форму мебели с учётом антропометрических данных личности и удобно разместить её на рабочем месте. Стоит помнить, что в основе любой планировки рабочего места менеджера лежит деление его кабинета на рабочую зону и зону совещаний (переговоров).

2)  Наличие средств  оргтехники. Обеспечение средствами  организационной и вычислительной  техники должны быть с учётом  требований эргономики (науки, изучающей  взаимодействие человека и машины  в конкретных условиях), технической эстетики и научной организации труда. От этого зависит содержание выполняемых трудовых операций, темп труда, расстояния и скорость перемещений, эргономические и эстетические условия труда, что является факторами, прямо влияющими на производительность труда.

3)  Благоприятные санитарно-гигиенические  и эстетические условия. В помещении  должны быть оптимальными температурный  режим, освещение, влажность воздуха,  уровни шума, освещённости, цвет  мебели и т.д. Нормальными считаются  условия труда с температурой воздуха от 17 до 22 °С, влажностью не более 75 %, скоростью потоков воздуха до 0,3 м/с, уровнем шума 70-90 децибел, освещенностью 100-300 люкс для поточных работ, 1500-5700 люкс для высокоточных работ.

Рациональный режим  труда и отдыха. Ненормированный рабочий день управленца делает необходимым установление ему гибкого графика с учётом утомляемости человека. Следует также учитывать естественные фазы биоритмов организма – физическое, психическое и интеллектуальное состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е. существуют регулярные фазы активности и расслабления. Слишком продолжительная и интенсивная работа не эффективна, так как снижается концентрация внимания и работоспособность. Поэтому следует рассматривать перерывы не как потерю времени, а как время, необходимое для заряда новой энергией. Поэтому следует иметь в виду, что руководитель должен учитывать и планировать не только рабочее, но и свободное время.[4]

Психологами и физиологами  установлено, что решение вопросов, требующих интенсивных затрат умственной и физической энергии, следует планировать в дообеденные часы. Менее производительные часы рекомендуется отводить для проведения совещаний, работы над корреспонденцией и т.д. Предполагают, что принимать ответственные решения и вообще браться за какое-либо серьезное дело лучше всего в 11, 17 и в 22 часа – именно в эти часы работоспособность и внимание достигают своей наивысшей точки. План работы руководителя должен быть реальным и не перегруженным, в нем должен содержаться резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (например, один час в день или полдня в неделю).

         Важное место в деятельности управленческого аппарата занимают совещания. Деловые совещания – одна из важнейших форм деятельности руководителя, способ привлечения подчинённых к обмену информацией и выработке управленческих решений по актуальным и наиболее сложным проблемам, возникающим в организации. Достижение целей совещания осуществляется посредством соблюдения его обязательных этапов: