Есеп жүргізуге мынадай талаптар қойылады

Кітапхана қызметін көрсетуді  есепке алу оқырмандар мен абонентердің, келушілердің басылымдар берудің, жарияланбаған  құжаттардың және кинофото құжаттардың  саны мен құрамы, сондай-ақ кітапхананың, оның құрылымдық бөлімшелері нің,бұқаралық, библиографиялық және мемлекеттік  ақпар есебі, кітапхана есептілігі, оның қызметін жоспарлау үшін негіз  болып табылады.

 

         Есеп жүргізуге мынадай талаптар  қойылады:

 

1) есеп құжаттамаларын  толтырудың толықтығы, дәлдігі  мен жүйелілігі;

 

2) әрбір оқырманды, келуді, баспа туындылары мен басқа  да құжаттарды  міндетті түрде  тіркеу;

 

3) есептің әдістері  мен  нысандарының үйлесімділігі, дәстүрлі  және автоматтандырылған технологияны  қолдану жағдайында олардың сенімділігі;

 

4) кітапхана қызметін  есепке алу көрсеткіштері номенклатураларының  мемлекеттік ақпардың сондай  көрсеткіштеріне сәйкестігі;

 

5) кітапхана қызметін  көрсетуді есепке алу, оқырман  формулярын толтыру, онда берілген  кітаптарды тіркеу, қүнделікті ақпар  есебі мен кітаптапхана күнделігін  тұрақты толтыру жатады;

 

6) полиграфиялық тәсілмен  әзірленген есеп құжаттарының  бланкілері мен компьютердің  көмегімен басылған бланкілер  тең құқықпен қолданылады.

 

         Олар стандартты бағдарламалар  пакетінің немесе кітапханада  оқырмандарға кітапхана қызметін  көрсетуді есепке алуды жүргізуге  арналып жасалған жеке  бағдарламалар  көмегімен ресімделуі мүмкін.

 

7) оқырмандарға қызмет  көрсетуді есепке алу осы   нұсқауда баяндалған біріңғай  әдістер бойынша жүзеге асырылады,  есептің біріңғай нысандарын  жүргізу жолымен қол жеткізіледі.

 

             

 Кітапхана  қызметін көрсетуді есепке алу  жүйесі

 

8) Кітапхананың құрылымдық  бөлімшелері өз жұмысының бағыттарына  қарай Қазақстан Республикасының  білім беру ұйымдары кітапханаларының  ведомстволық ақпар есептілігі  нысандарына сәйкес міндетті  есепке алуға жататын жұмыскөрсеткіштерінің  тізбесіне сай бастапқы есеп  жүргізеді.

 

7) Оқырмандарға кітапхана  қызметін көрсетуді есепке алу  жүйесіне:

 

а) барлық бөлімшелердің  кітапхана қызметін көрсетуін кітапхана  ішінде есепке алу;

 

б) оқырмандарға кітапхана  қызметін көрсетудің ведомстволық ақпар  есебі жатады.

 

 

Оқырмандар мен абоненттерге қызмет көрсетудің кітапқы кітапханалық есеп құжаттарының құрамы мен мақсаты

 

Оқырмандар мен абонеттерге  қызмет көрсетудің бастапқы кітапханалық есеп құжаттарының құрамына оқырмандарды тіркеу  карточкасы, кітпханааралық абонемент (КАА) абонентін тіркеу карточкасы, оқырман формуляры, оқырман талабы парағы жұмыс күнделігі жатады.

 

       Оқырмандарды  тіркеу карточкасы - ол туралы  мәліметтерді қамтып, оның кітапхананы   пайдалану кезіндегі есеп құжаты  қызметін атқарады.

 

       Ескерту:  Құрылымдық бөлімшелері (абонемент,  оқу залы кітап беру бөлімі)жоқ  кітапханаларда тіркеу карточкасы  жүргізілмейді.

 

 Абонемент, оқу залы  және басқа да бөлімшелері  бар кітапханаларда оқырманға  оның қанша бөлімшені пайдаланатынына  қарамастан тек бір тіркеу  карточкасы толтырылады. Тіркеу  карточкасы, әдеттегідей абонементте  жүргізіледі.

 

       Оқырман  формуляры    оған берілген  және қайтарылған баспа  туындылары  мен басқа да құжаттар туралы  мәліметтер қамтылып,  (жалпы орта  білім беру, бастауыш және кәсіптік  орта білім беретін ұйымдарда)  әдебиет беру мен оқуды талдаудың  есеп құжатының қызметін атқарады.

 

       Оқырман  формулярында оқырманның рет  номері көрсетіледі, ол оқырман  атында жыл соңына дейін сақталады.

 

      Саралы  қызмет көрсетуді қамтамасыз  ету мақсатында формулярда оқырман  тобының шартты таңбалары ( сиглдер,  түрлі-түсті белгілер, рейтер және  т.т) қойылуы мүмкін.

 

Оқырман формуляры бес  жыл ішінде пайдалануға арналған. Қосымша беттер толтырылуына қарай  оқырмандардың бастауыш және кәсіптік орта білім беретін  ұйымдарда  бірқатар жылдар бойы оқуын бақылауға  мүмкіндік беретін жаңасымен  алм астырылады немесе толықтырылады.

 

      Жыл сайын  1 қыркүйектен бастап оқырмандарды  қайта тіркеу басталады. Қайта  тіркеу кезінде оқырман туралы  анкеталық мәліметтер нақтыланып, өзгерістер енгізіледі. Формуляр  мен оқырманды тіркеу карточкасында  жаңа нөмір мен қайта тіркеу  күні қойылады. Фамилиясы өзгерген  жағдайда жаңа формуляр толтырылады.

 

      Ескерту:  Қайта тіркеу сол сәтте оқырман  атына жазылған барлық басылымдарда  толығымен өткізген кезде жүргізіледі.

 

      Кітап формуляры   оқырманға берілген және қайтарылған  баспа туындысы немесе басқа  да құжаттарды есепке алу мен  бақылауға және оны пайдалануға  арналған.

 

      Оқырман  талабы парағағы  баспа туындылары  мен басқа құжаттарды іздеу  мен беруге, талаптар мен орындалмаған  талаптарды есепке алу мен  талдауға арналған.

 

      Бақылау   парағы оқырманның  кітапхана  бөлімшелеріне келуін есепке  алуға, берілген және қайтарылған  баспа туындыларын бақылауға  арналған.

 

      Кітапхананың  жұмыс күнделігі оқырманға қызмет  көрсетуді есепке алудың баттапқы  құжатының  нысаны болып табылады. Күнделік  үш  бөлімнен тұрады:

 

1.   Оқырмандар  құрамы  мен келу есебі; 

 

2.   Басылымдар мен  басқа материалдарды беру есебі; 

 

3.   Көпшілік жұмыстар  есебі.

 

 

Кітапхана оқырмандары мен абонентеріне қызмет көрсетудің есеп    бірліктері

 

 Оқырмандардың есеп  бірлігі – оқырмандарды тіркеу  карточкасында, оқырман формулярында  немесе автоматтандыру және механикаландыру   құралдарында тіркелген адам-оқырман  болып табылады. Оқырмандар есебі  оқырмандар саны бойынаша жүргізіледі:

 

1)     оқырмандардың  біріңғай тіркеу картотекасында  немесе оқырмандар мен кітапхана  пайдаланушыларына қызмет көрсету  есебі тіркелген оқырмандар саны  бойынша жүргізіледі:

 

2) кітапханааралық  абонемент  (КАА) абоненттерінің есеп бірлігі  КАА абонентін тіркеу карточкасында  тіркелген кітапхана – абоент  немесе  КАА қызметін көрсетуге  арналған кәсіпорын, ұйым, мекеме  болып табылады. КАА пайдаланушылардың   жалпы  санының есебі КАА  абонентін тіркеу карточкасында  тіркелген кітапханалар немесе  кәсіпорындар,  ұйымдар, мекмелер  саны бойынша жүргізіледі.

             

 

Келушілердің  есеп бірлігі

                                                                                          

 Келушілердің есеп  бірлігі – бақылау парағында,рұқсат  қағазында, оқырман формулярында, кітапхана орындаған анықтамалардың  есеп дәптереінде  немесе кітапханада  қолданылып жүрген басқа құжатта,  сондай-ақ автоматтандыру мен  механикаландыру құралдарында тіркелген  оқырманның кітапханаға келуі  болып табылады.

 

      Кітапханаға келу деп оқырманның жазылу,қайта тіркелу,басылымдар мен басқа материалдар алу, қайтару немесе оларды пайдалану мерзімін ұзарту, оқу залында оқу, жаңа баслымдар және көрмелермен танысу,анықтама библиография аппаратын (каталогтар мен картотекаларды, анықтама және библио графиялық баслымдарды, анықтамалар мен кеңестер алу) пайдалану, сондай-ақ кітапханада өткізілетін көпшілік шараларға қатысу үшін кез келген құрылымдық бөлімшеге (абонемент, оқу залы, кітапхана пункті) әрбір келуі болып саналады.

 

     Кітапхана  қызметкерлерінің мәслихаттары  мен семинарларына, басқа ұйымдар  мен мекемелердің кітапханада  өткізілетін жиналыстарына, шараларына  қатысу, келу санына енгізілмейді.

 

     Келу мына  есеп құжаттарында: оқырман формулярында, бақылау парағында т.б тіркеледі.

 

     Келудің жалпы  санына кітапханаға оның тұрақты  емес оқырмандарының бір жолғы  келу саны қосылады.

 

Көпшілік шараларға қатысу кітапхананың жұмыс күнделігінің        3-ші “Көпшілік жұмыстар есебі” бөлімінде  немесе кітапханада қолданылып жүрген басқа  құжатта жеке  есептеледі.

 

      Келушілердің  бір күнгі жалпы қорытындысы  кітапхананың құрылымдық бөлімшесінің  жұмыс күнделігіне түсіріліп,  содан кейін ай, тоқсан, жыл ішінде  жинақталады.

 

     Келушілердің  жалпы санының есебі кітапхананың  әрабір құрылымдық бөлімшесінің  есеп құжаттарында кітапхананың  жұмыс күнделігінде және кітап  берудің және келудің күнделікті  ақпар есебінде жүргізіледі.                                         

 

 

Басылымдарды, жарияланбаған  материалдар мен олардың көшірмелерін, кинофотофоноқұжаттарды берудің есеп бірлігі

 

     Құжаттарды  беру оқырман формуляры мен  күнделікті ақпар есебінің парағында  тіркеледі.

 

 Жарияланған және жарияланбаған  құжаттар мен олардың көшірмелерін  берудің есеп бірлігі дана  болып табылады.

 

      Құжаттарды  берудің есебі оқырман формулярына  жазудың және күнделікті  ақпар  есебінің негізінде  кітапхананың  жұмыс күнделігінің  2-ші бөлімінде  жүргізіледі.

 

      Құжаттарды  берудің есебі журналдар, газеттер, ноталар, карталар, изографиялық  басылымдар, патенттер, стандарттар  т.б) папкілерге, қораптарға, комлектілерге   біріктірілген немесе сақталатын  есебі  берілген оқырмандардың   өз талабына сәйкес алған даналар  саны бойынша жүргізіледі:

 

1)     тігіндіге  (тоқсандық, жартыжылдық, жылдық) біріктірілген журналдарды  беру  оқырманның өз талабына сәйкес  алған нөмірлері немесе шығарылым  саны бойынша ескеріледі;

 

2)     тігіндіге  (айлық, тоқсандық, жартыжылдық)  біріктірілген газеттерді беру  тігінділер немесе жеке сұралған  дана саны бойынша ескеріледі;

 

3)     жеке папкіге  брошюраланған, жарияланбаған құжаттар  үшін-оқырманға берілген папкілер  саны.

 

       Оқырман  формулярында оның өтініші бойынша  құжатты пайдалану мерзімін ұзартуды  тіркеу жаңа кітап беру ретінде  есептеледі.

 

        Қорды  еркін пайдалану жағдайындағы  оқу залындағы беру есебі пайдаланушының  жұмыс үшін сөреден алып, пайдаланып  болған соң кітапханашыға қайтарған  құжаттарын санау жолымен жүргізіледі.  Басылымдар беру кітап  немесе  оқырман формулярында көрсетіледі.  Әдебиетті оқырманның өзі сөреге  қайта қоймайды.

 

       Көрмелерден,  ашық шолулардан және көпшілік  шаралады өткізу кезінде  құжаттар  беру есебі, кітап формулярында  жасалған немесе басылымға   салынған оларды пайдаланудың  есеп парағындағы белгілер бойынша  жүргізіліп, бір күн ішіндегі  жалпы берілімге қосылады.

 

Кітап берілімі мен басылым  түрлері олардың мазмұнына қарай  жүргізіледі.

 

Кітап берілімінің жалпы  санына  оқырмандардың талаптары  бойынша әзірленген көшірмелер де енеді.

 

      Бір күн  ішіндегі кітап берілімінің жалпы  қорытындысы  жұмыс күнделігіне  түсіріледі. Ай, тоқсан, жыл ішіндегі  беру туралы деректер жинақталады.

 

      Кітап берілімінің  жалпы есебі кітапхананың әрбір  есеп құжаттарында, кітапхананың  жұмыс күнделігінде немесе статистикалық  есеп журналында ескерілген даналар  санын жинақтаумен жүргізіледі.

 

     Кинофотофоноқұжаттар  беру, сақтау мен атаулардың берілген  бірлігінің саны бойынша есептеледі:

 

1) кинофильмдер- берілген  бобиналар саны;

 

2) диафильмдер- берілген  орамалар саны;

 

3) магнитті көздер-берілген  катушкалар, кассеталар саны;

 

4) күйтабақтар- берілген  дискілер саны;

 

6) электронды көздер-магнитті  дискілер, СD-ROM дискілер онда жазылған  құжаттар даналары, аудио және  бейнекассеталар, дискеттер т.т  саны бойынша есептеледі.

 

 Оқырмандар, келушілер,  басылымдар, кітап берілімінің есебі,  күн сайын оқырмандарға қызмет  көрсету барысында, жұмыс күнінің   соңында оқырман формулярын санау  жолымен немесе автоматтандыру  мен механикаландыру құралдарымен  жүзеге асырылады. Жұмыс қортындыларының  сандық көрсеткіштері жұмыс күні  біткесін кітапхананың жұмыс  күнделігіне түсіріледі.

 

Библиографиялық және ақпарт жұмысының есеп бірліктері