Есеп жүргізуге мынадай талаптар қойылады

 

«СИБИД. Кітапхана қорларын және ғылыми-техникалық ақпарат органдарын есепке алу бірліктері» деген  7.20-80 Мемлекеттік стандартқа сәйкес кітапхана қорындағы түсімдер мен  есептеп шығару есебінің негізгі  бірліктері:

 

1) атау-атымен, шығу деректерімен  немесе безендірудің басқа элементтерімен  ерекшеленетін әрбір жаңа немесе  қайталама басылым,басқа құжат;

 

2) дана-қорға қосылатын  немесе одан шығарылатын құжаттың  әрбір жеке бірлігі болып табылады.

 

Қордың және оның бөлімшелерінің жалпы көлемі даналарда; 7.20-80 Госстандартын  енгізгеннен кейін қалыптастырылған қордың жалпы көлемі даналар мен  атауларда ескеріледі.

 

  Қор есебінің қосымша бірлігі:

 

1)     жылдық комплект  – қордың бір есеп бірлігі  ретінде қабылданатын бір жыл  ішіндегі мерзімді басылымдардың  нөмерлерінің (шығарылым) жиынтығы;

 

2)     метросөре  – басылымдар немесе басқа  құжаттар алған стеллаж сөресінің  метрмен өлшенетін қор шамасы  есебінің халықаралық бірлігі;

 

3)     түптеу бірлігі  (тігінді)–басқа тәсілмен бір  бүтінге тігілген, түптелген, немесе  бекітілген және қордың бір  есеп бірлігі ретінде қабылданатын  мерзімді басылымдар нөмерлерінің  жиынтығы.

 

  Мерзімді басылымдар

 

 

     Журналдар  қоры көлемінің есебі данамен  (том, нөмір, сан) және басылым  атауының өзгеруіне қарамастан  қорға түскен барлық жылдар  ішіндегі жарты жылдық және  жылдық комлектімен жүргізіледі.

 

 Сондай-ақ

 

1)     Көлемі 100-беттен  астам басылым жеке дана болып  есептеледі.

 

2)    Көлемі 30-дан  100 бетке дейінгі басылым жарты  жылдық комлектімен есптеледі.

 

3) 15-тен 30 бетке дейінгі  басылым жылдық комлектімен есептеледі.

 

       Газеттер  қоры көлемінің есебі басылым  атауының өзгеруіне қарамастан  оның қорға түскен барлық жылдар  ішіндегі осы қорда тұрақты  сақталуға жататын жылдық комлектіде  жүргізіледі.

 

1) Күнделікті шығатын  газеттер –тоқсан сайын есептеледі;

 

2) Апталық газеттер –  жылдық комлектімен есептеледі.   

 

                

Басылымдар  мен жарияланбаған құжаттар

 

  1) Қорға түскен басылымдар  мен жарияланбаған құжаттардың  жаңа түсімдерін

 

 есепке алудың негңзгі  бірліктері дана мен атау болып  табылады 

 

2) Журналдың негізгі есеп  бірлігі дана (том, нөмір, сан)  және журнал атауының өзгеруі  мен комлектінің толықтығына  қарамастан басылымның қорға  түскен барлық жылдар ішіндегі  атауы болып табылады.

 

3)     Газеттердің  негізгі есеп бірлігі жылдық  комплекті мен газет атауының  өзгеруі мен комлектінің толықтығына  қарамастан газеттің қорға түскен  барлық жылдар ішіндегі атауы  болып табылады.

 

4)     Ноталық басылымдардың  есеп бірлігі дана мен атау  болып табылады.

 

     Партитурамен (клавирмен) бір басылымға біріктірілген  жеке партиялар(дауыстар), сондай-ақ  баспа папкасына (мұқаба) біріктірілген  партиялар дана және бір атау  ретінде есептеледі.

 

5)     бөлек басылған  жеке партиялар (дауыстар) мен  партитура (клавир) дана ретінде  есептеледі.

 

 

Көру-тыңдау құжаттары

 

1) Көру –тыңдау құжаттарын  есепке алудың негізгі бірлігі  дана мен атау болып табылады.Күйтабақтар  мен компакт-дисктердің данасы  – катушка,кассета, диафильмдер  данасы – орама:диапозитивтер  дансы- комплекті,кинофльмдер данасы  – бобина,бейнефильмдер данасы  – кассета болып саналады.

 

 Көру – тыңдау құжаттары  қоры мен түсімінің (есептен  шығару) шамасы данамен және атаумен  есептеледі.

 

2) Жеке шығарылған күйтабақ, компакт-диск бір диск және  бір атау ретінде есептеледі. Жалпы атаумен біріктірілген  күйтабақтар, компакт-дискілер комплект (альбом) дискілер санымен және  бір атаумен есептелінеді.

 

      Жалпы атаумен  біріктірілген бірнеше катушкалардағы (кассеталардағы) магниті фонограмма  катушкалар (кассеталар) санымен және  бір атаумен есептеледі.

 

4) Басқа құжат түріне  қосымша болып табылатын көру-тыңдау  құжаты жеке есепке алынбайды.

 

     Ескерту: Негізгі  ақпарат көзі мен оның қосымшасынын  анықтау қиын болған жағдайда  есепке алынатын негізгі көз  ретінде мәтінді құжат алынады.

 

 Шағын нысандар (микроформалар  )

 

 Микроформалар қорының  есеп бірлігі:

 

 Микорфишалар үшін  – атау мен фиша, мөлтек фильмдер  үшін –орама болп табылады.

 

Электронды басылымдар

 

      Электронды  басылымдардың есеп бірлігі: дискет  пен оптикалық дискі CD-ROM мен  мультимедиа), сондай–ақ атау болып  табылады. Дискет-қосымша басылымға  енгізілмесе жеке дана ретінде  есептелмейді.

 

 Кітапхана қорының есебі.

 

Кітапхана қорының есебін жүргізгенде кітапхана мынаған  міндетті:

 

1) Қорға келіп түскен  және одан шығарылатын құжаттардың  белгіленген есеп бірлігіндегі  жиынтық және жеке есебін  жүргізуге.

 

2) Белгіленген есеп бірліктердін  қолданудың дәйектілігін қамтамасыз  етіп, кітапхана қорын есепке  алу жөніндегі жаңа нормативті  құжат қабылдамай оларды өзгертуге  жол бермеуге;

 

3) Даналар есеп бірліктерінің  газет-журналдарды, парақ басылымдарды  алмағандағы олардың сақталуы  мен беру бірліктерімен салыстырмалылығын  қамтамасыз етуге.

 

 

 

Кітапхананың  мынаған құқығы бар

 

1)  Қордың ұйымдастырылуы  мен құрылымы ескерілген, қорды  есепке алудың сенімді нәтижелерін  қамтамасыз ететін есептің өз  тәртібін белгілеуге;

 

2) Жазбаларды мүлік кітаптарына,  қордың жиынтық есеп кітаптарына,  компьютерде басылған жеке парақтарда, карточка ныснында, сондай–ақ есеп  құжаттарын ұзақ мерзімге сақтау  мен өндіруді қамтамасыз ететін  дисектте, дискіде және басқа  да көздерде,сақталатын файлдарға  жүргізуге;

 

3)  міндетті көрсеткіштермен  қатар нақты кітапхана өзгешелігін  ескере отырып есеп құжаттарына  қосымша құжаттар енгізуге;

 

4) уақытша сақталу қоры  құжаттарының мазмұны мен құрамының  мерзімдерін белгілеуге;

 

5) құжаттарды есептен  шығарудың сандық және құндық  нормативтерін еенгізуге;

 

6) заңда көзделген жағдайлардан  басқа ретте кітапхана қорынан  шығарылған  құжаттарды иеленуге; 7) қолданылып жүрген заңдарға  сәйкес кітапхана қорын пайдаланушының  келтірген залалын өтемақылау  тәсілі мен мөлшерін белгілеуге.

 

8) қор есебін ұйымдастырудың  дұрыстығы үшін кітапхана әкімшілігі  мен қызмет міндеттеріне сәйкес  қызметкерлер жауап береді.

 

9) кітапхана қорын есепке  алу номалары мен талаптарын  сақтауды бақылауды жоғары кәсіптік  білім беру ұйымдары кітапханасының  жинақтау бөлімі немесе бастауыш  және орта кәсіптік білім беру  ұйымдары кітапханасының жинақтау  бөлімі немесе  жауапты кітапханашы  жүзеге асырады.

 

10) Кітапхананың әкімшілігі  және тиісті қызметі қорды  есепке алудың, ұйымдастырулың, сақтаудың  және пайдаланудың ережесін орындауға  арналған талапты қамтамасыз  етеді.

 

 

Кітапхана қорына келіп түскен құжаттарды есепке алу

 

 

1)     Қорға түсетін  құжаттарды есепке алу оларды  тұрақты,ұзақ және уақытша сақтау  құжаттары деп бөлу жолымен  сараланған түрде жүзеге асырылады.

 

2)     Мүлікке нөмір  бере отырып тұрақты сақтау  үшін есепке алуға құжаттың  тақырыптық түріне қарамастан,ағымдағы  және болжамды оқушы сұранымын  қанағаттандыруға арналған құжаттар  жатады.

 

3)     Қысқа мерзімді  мәні бар ақпарат мазмұндалған  құжаттар және көлемі 48 бетке  дейінгі басылымдар уақытша сақтау  үшін есепке алынуға (инвен.  нөмірінсіз) тиіс.

 

4)     Кітапхана  қорына енгізілген құжаттар тіркеледі.  Бұл орайда мөр, кітаптық белгілер, машинада оқылатын штрихтық кодтар  пайдалануы мүмкін.

 

5)     Басылымдарың  кітапхана қорына түсуі кезінде  жиынтық және жеке есеп жүргізіледі.

 

6)     Машинамен  оқылатын көздердегі КТҚ (көру  тыңдау құжаттарының) шағын нысндардың,электорнды  басылымдарың ( CD-ROM, мультимедия, дискет ) келіп түсуі «Жиынтық есеп  кітабының» бірінші бөлігінде  көрініс табады.

 

     Шығарылу туралы  деректер де осы кітаптың екінші  бөлігінде осындай жолмен тіркеледі

 

7) Кітапханаға түсетін  және одан шығарылатын құжаттардың  барлық түрінің жиынтық есебі  бір жөнелту құжаты (шот-фактура,  накладной, акт және т.т) бойынша  жүргізіледі. Жөнелту құжаты болмаған  жағдайда қабылдау акті әзірленеді.

 

8) Жиынтық есеп нысаны  дәстүрлі немесе машинкада басылған  кітап (журнал) болып табылады. Қордың  қозғалысы туралы мәләметтер  «Кітапхана қорының жиынтық есеп  кітабының» үш бөліміне тіркеледі:

 

       І   бөлім- «Қорға түскен түсім»

 

      ІІ бөлім  – «Қордан шығару»

 

      ІІІ бөлім  – «Қордың қозғалыс қортындылары»

 

9) Кітапхана қорына түскен  құжаттар туралы  мәліметтер «Жиынтық  есеп кітабының» бірінші бөлімінің  көрсеткіштеріне: жазбаның күні, айы, жылы мен нөмері, түсім  көзі, жөнелту құжатының нөмері  мен күні, айы, жылы, түскен құжаттардың  құны тіркеледі.

 

10) Кітапханадан шығарылған  басылымдар есептен шығарылу  есептерін көрсете отырып «Жиынтық  есеп кітабының» екінші бөлімінде  көрсетіледі.Есептен шығарылған  басылымдарды есептеу мен бақылау  үшін «Берілді», «Сатылды», «Макулатураға  өткізілді» деген көрсеткіштері  енгізіледі.

 

11) Қордың қозғалыс қортындылары  міндетті түрде жыл соңында  шығарылады.

 

      Ескерту:  Құжаттарды түрлеріне, мазмұны  мен тіліне қарай бөлуді көрсететін  көрсеткіштер «Жиынтық есеп кітабының»  барлық үш бөлімінде бірдей  алынады.

 

12) Құжаттың әрбір данасының  жеке есебі басылымның инвентарь  нөмірін тағайындау жолымен жүргізіледі,бұл  нөмір басылымның  кітапхана қорында  сақталған барлық уақытта оның  атында болады.

 

13) Жеке есеп нысандары  кітап түрінде (инветарь кітабы), карточка түрінде,парақ түрінде  (акт есеп парағы), басылымдардың  анықтаулы түрлеріне тіреу карточкасы (соның ішінде электрондық және  көру-тыңдау құжаттары) болып  табылады. Автоматтандырылған технология  кезінде жеке есептің кез келген  нысанын түзу үшін қажетті  бүкіл ақпарат қамтылған файлдар  жасалады.

 

14) Құжаттардың жеке есебінің  нысандарында міндетті түрде  мына көрсеткіштер болуы тиіс: «Кітапхана қорының жиынтық есеп  кітабындағы» жазбаның күні, айы,  жылы, жазба нөмері, инвентарь нөмері, авторы мен аты, басылған жылы, бағасы, тексеру тур алы белгілер, есептен шығару актінің нөмері, ескерту.

 

15) Басылымдарды, жарияланбаған  құжаттарды, шағын нысандарды, КТҚ-ны  жеке есепке алу,нысандардың әрбір  түрі үшін есепке алу жеке  жүзеге асырылады.

 

CD-ROM, мульимедияны, дискетті  есепке алу жеке есепке алу  нысандарының кез келгенімен  жүргізіледі.

 

 

 

 

Кітапхана қорынан шығарылатын құжаттарды есепке алу

 

1)     Құжаттарды  қордан шығару есептен шығару  туралы актімен ресімделеді және  «Жиынтық есеп кітабының»   ІІ-бөлігі мен қордың жеке есебі  нысандарында көрсетіледі.

 

2)     Көру-тыңдау  құжаттарын,электронды басылымдар  мен микроформаларды есептен  шығару есебі мен олардың кітапхана  қорынан шығару негізі көрсетілген  актімен ресімделеді.

 

3)     Актіге есептен  шығарылатын құжаттардың тізімі  беріледі. Бухгалтериялық есепте  жоқ құжаттарға кітап формуляры  тіркелуі мүмкін.

 

     4) Оқырмандар  жоғалтқан кітаптың орнына алынған  басылымдар мен материалдар «Жоғалған  кітаптың орнына алынған басылымдар  мен материалдардың есеп дәптері»  деп аталатын тіркеу дәптеріне  жазылады.Осы дәптерге жазылған  жазбалар негізінде қорға алынған  және қордан шығарылған әдебиеттерге  акт жасалады да, «Кітапхана қорының  жиынтық есеп кітабына» керекті  бөлімдеріне тіркеледі. Оқырмандардан  жоғалған  басылымдардың орнына  алынған ақшаны кіріс ордеріне  тіркеп,оқырмандарға квитанция беріледі.