Матрица Эйзенхауэра

     Идея  этой матрицы принадлежит 34-му президенту США Эйзенхауэру. Президент был  крайне занятым человеком, поэтому  он постоянно работал над совершенствованием своего расписания и упорядочиванием  накопившиеся дел. И это ему удавалось!

     Главная идея матрицы Эйзенхауэра заключается в том, чтобы научиться отличать срочные дела от важных, а также отбросить занятия, выполнение которых не приносит в последствие никакой пользы.

     Справка. Дуайт Дэвид Эйзенхауэр родился в Америке в штате Техас в 1890 году. В 1944 году был назначен генералом американской армии. С 1953 по 1961 гг. занимал пост президента США. Нередко встречается в американской литературе под прозвищем «Айк» («Ike»). Прожил 79 лет.

     Матрица и ее суть

     Матрица Эйзенхауэра состоит из 4-х квадрантов, имеющих разную приоритетность. Каждое дело, в зависимости от его важности и срочности, можно вписать в один из них:

     

     Квадрант A: важное и срочное 
К первому квадранту принято относить самые важные дела, выполнение которых не терпит отлагательств.

     Квадрант B: важное, но не срочное 
Ко второму квадранту следует относить важные дела, не требующие мгновенного выполнения.

     Квадрант С: не важное, но срочное 
К третьему квадранту относятся маловажные дела, выполнить которые необходимо как можно быстрей.

     Квадрант D: не важное и не срочное 
К последнему, четвертому, квадранту относят дела, от выполнения которых можно отказаться, так как они не принесут должной отдачи.

     Рассмотрим каждый квадрант матрицы более детально.

     A: Важное и срочное

     В идеале этот квадрант должен быть пуст, так как дела, которые нужно  срочно сделать прямо сейчас, –  это, фактически, ситуация аврала. Причем чаще всего важные дела становятся срочными из-за нашей лени и нерасторопности. Конечно, в реальной жизни каждый человек хотя бы иногда сталкивается с ситуацией аврала, но нельзя жить в таком режиме каждый день!

     Поэтому следует всячески избегать появления  дел в квадранте A. Для этого  следует своевременно выполнять дела из других квадрантов. Как известно, неприятности легче предотвратить, чем потом с ними бороться.

     Какого  типа дела можно отнести к квадранту A:

• дела, немедленное невыполнение которых приведет к неприятностям;
• дела, связанные с нашим здоровьем;
• дела, невыполнение которых отдаляет нас от поставленной ранее цели.

     Например, это может быть:

• выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит;
• внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту;
• срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту;
• вынужденный отдых из-за накопившейся усталости;
• вызов мастера для ремонта прорвавшей канализации и т. д.

     Кстати, задачи из данного квадранта, не требующие  вашего непосредственного участия, можно и нужно делегировать.

     B: Важное, но не срочное

     К задачам этого квадранта стоит  присмотреться внимательней. Именно эти задачи принесут наибольшую отдачу в будущем. Люди, которые посвящают  большую часть времени выполнению дел из этой группы, добиваются успеха чаще остальных. Кроме того, решение задач данного квадранта позволяет проявить себя в полной мере: отсутствие спешки дает возможность самостоятельно выбирать методы решения задач и назначать приемлемые сроки.

     Однако  помните, что дела из данного квадранта, не выполненные своевременно, могут  автоматически перейти в квадрант A. Ваша задача -  не допустить такого развития событий.

     Примеры дел, которые следует записывать в квадрант B:

• текущая (плановая) работа по вашим проектам;
• планирование новых проектов;
• оценка полученных результатов по проектам;
• посещение спортивного зала для поддержания физической формы;
• изучение иностранных языков;
• соблюдение режима питания, поддержание здоровья.

     C: Срочное, но не важное

     Выполнение  дел, собранных в квадранте C, редко  приближает нас к поставленной цели. Чаще всего срочные дела лишь отвлекают  от рабочего процесса и мешают сосредоточиться  на действительно важных вещах.

     Очень важно не путать срочные дела из квадранта C с важными делами из квадранта A. Например, руководство поручило вам задачу со сроком «вчера», которая не имеет непосредственного отношения ни к вашим основным должностным обязанностям, ни к вашим проектам. Такая задача, хоть и должна быть выполнена срочно (всё-таки задача от руководства), не может относиться к квадранту A, так как ни на шаг не приближает вас к вашим  целям.

     Помните о первоначальных целях и, по возможности, старайтесь не отвлекаться на второстепенные задачи.

     В квадрант C можно записать следующие задачи:

• срочные, но не запланированные заранее переговоры (совещания, встречи), которые вам навязаны и от которых вы не можете отказаться;
• хлопоты, возникшие внезапно (например, к вам нежданно нагрянули гости, и значит, вам нужно срочно придумать, как их развлекать и чем угощать);
• непредвиденная уборка или устранение последствий какой-либо оплошности (например, вы случайно разбили вазу, и требуется немедленно избавиться от осколков);
• прочие занятия, не приближающие вас к достижению цели.

     D: Не срочно и  не важно

     Как правило, задачи данной группы не приносят практически никакой пользы. В  большинстве случаев их невыполнение пойдет только на пользу. Однако, зачастую такие задачи интересны и легки  для выполнения, а потому полностью  отказаться от их выполнения сложно.

     Если  не удается полностью вычеркнуть из списка задачи группы D, то желательно хотя бы приступать к их выполнению в последнюю очередь и выделять на них ограниченное время.

     К задачам квадранта D относят:

• различные хронофаги, или «убийцы» времени;
• пустые телефонные разговоры;
• всевозможные развлечения: чтение развлекательных журналов, просмотр телепрограмм, компьютерные игры и др.

     Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, вы высвободите немалое количество дополнительного времени и быстрее придете к поставленной цели. Удачи!

      

 

      Приложение

     Делегирование полномочий: за и против

     Понятие делегирования полномочий знакомо, наверное, каждому руководителю. Под  делегированием понимается передача подчиненному части задач руководителя. При этом мало просто поручить и проконтролировать выполнение задачи. Это не делегирование. Важно передать задачу полностью, вместе с правами самостоятельного принятия решений и ответственностью за результаты. 

     Делегирование полномочий – один из эффективных  способов освободить рабочее время  руководителя от рутинных задач для  выполнения действительно важных «начальственных» дел, таких, например, как планирование развития отдела и др. Перекладывая ответственность на сотрудника, вы отчасти освобождаете и его время. Теперь сотрудник будет вынужден принимать решения самостоятельно, а не бегать к вам за советом каждый час. 

     Рассмотрим  основные преимущества и недостатки делегирования полномочий. Начнем с позитива.

     «За»: плюсы делегирования 

        1. Делегирование — довольно действенный  способ мотивации. Доверяя сотруднику  выполнение работы начальника, вы  подстегивает его к ответственности  и увеличению производительности.

        2. Делегирование — отличный метод повышения квалификации подчиненных. Выполнение незнакомой работы стимулирует сотрудника к освоению новой сферы деятельности.

        3. Делегирование — это экономия  средств компании. Передавая работу  подчиненному, зарплата которого  ниже вашей, вы тем самым помогаете компании сокращать расходы.

        4. Делегирование — это прекрасный  способ ускорения определенных  процессов. Руководитель не может  и не обязан разбираться во  всем. Наверняка есть дела, в которых  подчиненные разбираются лучше,  чем руководитель. Задачи такого рода логично передавать подчиненным.

        5. Делегирование — это хороший  шанс сконцентрироваться на более  важных и сложных задачах. Переложив  всю рутинную работу на плечи  подчиненных, руководитель освобождает  время для решения стратегически  важных вопросов и реализации первостепенных проектов.

     Обратную  сторону медали никто не отменял. Делегирование полномочий имеет  и свои недостатки.

     «Против»: минусы делегирования

        1. Передавая свои обязанности  сотрудникам, вы не можете быть  уверены в должном качестве выполнения. Поэтому первоочередной задачей делегирования является выбор компетентного специалиста.

        2. Может случиться так, что  сотрудник совсем не справится  с новыми обязанностями. Поэтому  устанавливая срок выполнения  задания, не забудьте оставить пару дней на подобный форс-мажор. Это поможет снизить риск срыва сроков.

        3. Ответственность за невыполнение  или неверное выполнение задания  придется нести руководителю. Естественно,  часть ответственности возлагается  и на подчиненного, но отчитываться  перед вышестоящим руководством следует руководителю, а не его подчиненному. Сотрудник не должен становиться щитом, которым в любой момент можно прикрыться от упреков начальства.

        4. Некоторые руководители панически  боятся, что подчиненный выполнит  их задачу лучше, чем они сами. А разве это не то, чего вы хотели? Ведь, делегируя полномочия, вы и рассчитываете на качественное выполнение поставленных  задач. 

     Из  вышесказанного можно сделать небольшие  выводы и составить перечень ситуаций, в которых делегирование выгодно. Итак, передавать полномочия стоит, когда:

         * ваших знаний для выполнения  задачи явно недостаточно;

         * это помогает сэкономить деньги  предприятия;

         * это способствует повышению  квалификации хотя бы одного  из сотрудников;

         * вы хотите избежать выполнения неинтересных вам повседневных обязанностей. 

     Полномочия  передаваемые и не очень…

     Далеко  не каждую функцию руководителя можно  «возложить» на плечи подчиненного. Проанализируем обязанности, которые  следует выполнять собственными силами, даже если такая перспектива вызывает далеко не самые приятные чувства.

        1. Генеральное  планирование.

           Даже если разрабатывать генплан  вы будете в тесном контакте  с руководителями департаментов  и подразделений, его утверждение  остается вашей прерогативой, ведь именно на вас ложится вся ответственность за выполнение  плана.