Матрица Эйзенхауэра

     ■ Учитывайте принцип американского  экономиста и ученого Вильфредо  Парето, согласно которому в среднем 20% затраченных ресурсов обеспечивают 80% результата, а оставшиеся 80% ресурсов затрачиваются на 20% результата. Знание данного принципа позволяет при рассмотрении списка дел выделить те 20%, которые дают максимальный результат и, как следствие, требуют особого внимания. Таким образом, приоритетными в Ваших долгосрочных и краткосрочных планах должны быть только 20% всех поставленных задач и именно на их выполнение необходимо тратить основное время.

     ■ Используйте метод Альпы, который  позволит правильно распределить время, необходимое для решения ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач. Данныйметод подразумевает выполнение следующихпяти шагов:

     — запишите все предстоящие дела, поставив сроки исполнения;

     — определите примерное количество времени, которое требуется на выполнение каждого задания;

     — учтите буферное время (отдых, прием  пищи, исправление ошибок);

     — расставьте приоритеты, пронумеровав дела по степени их важности;

     — по окончании срока (дня, недели, месяца) проведите анализ с целью учета  невыполненных дел; перенесите их на следующий период.

     ■ Научитесь строить пирамиду важности. Вы можете воспользоваться пирамидойМаслоу, для того чтобы разделить свою пирамиду важности на пять горизонтальных частей. Ее уровни можно покрасить в разные цвета: каждый цвет будет обозначать степень важности-срочности.

     Первый  уровень (основание) пирамиды формируют  жизненно важные и неотложные дела, при невыполнении которых может обрушиться вся пирамида. Таким образом, данные задачи имеют главный приоритет. Как правило, они без труда определяются в общем списке: срочные вопросы, касающиеся Вашего здоровья и здоровья Ваших близких, первостепенные задачи Вашего профессионального и карьерного роста, разработка новых методик и технологий, перспективные проекты, стратегия работы.

     Второй  уровень формируют важные и достаточно срочные дела. Здесь часто возникают  сложности градации — какая работа действительно важна, но может немного подождать. Представьте, что дела, отнесенные к данному уровню, оказались невыполненными. Разрушится ли в этом случае вся пирамида? Если да — перемещаем эти дела в основание пирамиды, если нет — оставляем на втором месте. Чаще всего это вопросы, касающиеся стабильности семейных и других межличностных отношений, приказов руководства, разработки тактических решений, текущих проектов, деловых встреч и производственного процесса.

     Третий  уровень — текущие, но не самые  важные дела. Часто такие дела также являются срочными и касаются некоторых приказов руководства, просьб коллег, переписки по электронной почте, рабочих и личных телефонных звонков, отчетов.

     Четвертый уровень формируют дела, которые  не вписаны в Ваш рабочий график или личный план. Безусловно, они имеют отношение к Вашей работе или жизни, но совсем не главное. Это могут быть поздравления с праздниками или второстепенные встречи.

     Пятый уровень — это свободное время  для общения с семьей и коллегами. Это самые приятные занятия, однако они не имеют прямого отношения к рабочим или личным делам.

     Итак, используя все вышеперечисленные  принципы или только некоторые из них, вы существенно улучшите свои умения по выявлению приоритетов и их расстановке. Ни один из описанных методов  не является панацеей и не дает гарантии того, что вы безупречно научитесь определять степень важности и срочности текущих дел. Подходите к этому процессу творчески — комбинируйте разные приемы, выработайте свой стиль, опробуйте его на практике, закрепите успешные моменты и используйте знания о приоритетах в вашем планировании.