Матрица Эйзенхауэра

        2. Подбор сотрудников и оценка  их компетенции.

           Возможно, мнение подчиненных будет  полезным при подборе новых  сотрудников, но окончательное  решение должно остаться за  руководителем.

        3. Контрольные  функции.

           Контролировать действия сотрудников  – прямая обязанность руководителя. Здесь главное – не перестараться.  Задача контроля не должна  отнимать всё время, которое  удалось «сохранить» в результате  делегирования.

      

      4. Стимулирование и мотивация.

           Поощрять и отчитывать подчиненных  руководитель должен самостоятельно. В этом вопросе важно помнить,  что каждый человек индивидуален, и если один после «разгона»  начнет работать продуктивней, то  другой даже после недоброго взгляда может выйти из строя на ближайшие два часа.

        5. Задачи, связанные с конфиденциальной  информацией.

           Не следует делиться с подчиненными  личными или строго конфиденциальными  производственными данными, тайная  информация должна оставаться  тайной. 

     Правила грамотного делегирования 

     Разберемся, каким образом стоит делегировать свои полномочия. Ошарашивать сотрудника в лоб: «С сегодняшнего дня к вашим  обязанностям добавляется то-то и  то-то»? Или же сообщать обо всем более деликатно? 

         * Очень важно грамотно и четко сформулировать задачу, чтобы сотрудник сразу понял, что от него требуется. Можно попросить сотрудника описать своими словами поставленную задачу. Такая обратная связь позволит быть уверенным, что подчиненный правильно вас понял.

         * Продумайте возможные способы мотивации подчиненных, которым вы делегируете свои задачи. Помните, что только заинтересованный сотрудник выполнит задание на пять с плюсом.

         * Четко оговорите вопросы, которые  можете решать только вы, и  проясните степень ответственности, которая возлагается на подчиненного.

         * Составьте четкий график контроля. Придерживайтесь его и не контролируйте  сотрудников сверх установленных  сроков.

     Блоги экспертов 

         * Qwerty-2010 Qwerty-2010 

           Учимся вставать с постели  утром без проблем

           Подробнее Коментариев: 0

         * Qwerty-2010 Qwerty-2010 

           Чаепитие на работе должно  быть полезным

           Подробнее Коментариев: 0

         * Qwerty-2010 Qwerty-2010 

           Характер работника и размер  заработной платы

           Подробнее Коментариев: 0

         * Qwerty-2010 Qwerty-2010 

           Популярные причины увольнения

           Подробнее Коментариев: 2

         * Qwerty-2010 Qwerty-2010 

           Work-терапия или Как спастись  от проблем с помощью работы

           Подробнее Коментариев: 1 

     Все публикации Развернуть / Свернуть

     Важные  и срочные дела: расставляем приоритеты

     decameron 08.04.2011-14:12 Добавить в рассылку

     Важные  и срочные дела: расставляем приоритеты 

     Представьте себе, что Вы живете на планете, где  сутки составляют 42 часа, а не 24, как  на Земле, на сон для восстановления работоспособности вам требуется  всего 2 часа, а не 6–8, как большинству  людей. В результате в Вашем распоряжении остается целых 40 часов времени! Звучит очень заманчиво. Многие не отказались бы и от одного или двух дополнительных часиков, полагая, что добавочное время облегчило бы им жизнь и уменьшило тяжелое напряжение. Однако так ли это? Смогут ли сорокачасовые сутки решить все проблемы?

     Несделанные телефонные звонки; череда невыполненных  домашних дел; непрочитанные книги; оставшиеся незавершенными статьи; ожидающие  своей очереди отчеты; письма, не получившие ответа; друзья и родители, которых не навестили — этот грустный и длинный список неоконченных дел не имеет конца. Мысли о незавершенных делах начинают преследовать нас, как только мы останавливаемся, чтобы подвести итог. Если в сутках будет 40 часов, то неоконченных дел не станет? Вряд ли...

      

     Можно работать день и ночь, но не выполнить главного. Самое досадное, большое и неотвратимое, что мешает нам, — это громада так называемых срочных дел — рабство, сковывающее и разрушающее все наши усилия. Чувство сомнения, тревоги, опасения и неудовлетворенности возникает не из-за тяжести и объема работы, а от обременения множеством начатых, но незавершенных дел, от обилия того, что хотелось сделать, но не сделали.

      

     Осмысляя  свою жизнь, вдумываясь в происходящее, легко можно прийти к выводу, что  причина кроется не только в недостатке времени. Истоки проблемы лежат гораздо глубже и касаются определения приоритетов. Первоочередным в управлении временем является умение ставить цели и расставлять приоритеты. Последнее помогает выявлять самые важные задачи и избавляться от рабства срочных дел.

      

     Перепутанные приоритеты

      

     Ни  один человек не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенное явление — это стремление сделать  безотлагательно слишком много  дел. Однако, подводя итоги, мы бываем обескуражены тем, что занимались не жизненно важными и первоочередными вещами, а второстепенными и третьестепенными, совсем не обязательными и мелкими. Чтобы увеличить количество рабочих часов, некоторые работают ночью. Однако мы забываем о том, что состояние стресса возникает не оттого, что мы сделали, а оттого, что мы не успели сделать.

      

     Проблема  определения и разграничения  дел по степени важности и срочности  весьма актуальна. На самом деле, важная задача лишь в редких случаях требует  незамедлительного исполнения. Прочитать книгу по своей специальности, поговорить с сыном о его взглядах на дружбу, разработать новую технологию, помочь родителям с ремонтом, написать давно задуманную статью — все это, казалось бы, может подождать. И напротив, так называемые срочные дела требуют исполнения либо немедленно, либо в течение тридцати минут, либо до конца рабочего дня, либо сегодня, в крайнем случае — завтра.

      

     Настойчивые телефонные звонки, постоянные просьбы, заваленный бумагами стол, стук в дверь  ежечасно держат нас в напряжении, настаивая на исполнении. Получается, что именно срочные дела являются неизбежными и важными, масштабными и безотлагательными, поглощающими всю нашу энергию. Однако их первоочередность обманчива. Наши приоритеты неправильно расставлены, и мы превращаемся в рабов срочных дел. Нас неизбежно преследует чувство потери и угнетает сознание того, что мы не успели закончить важную работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей и отчетов — это четко обозначить их приоритетность.

      

     Как избежать рабства

      

     Научившись  правильно расставлять приоритеты, Вы сможете сконцентрировать свое внимание на основных делах. Существует множество  правил, методик и принципов, которые  могут помочь овладеть секретами  различения важного и срочного. Рассмотрим некоторые из них. 

      

     ■ Всегда держите в поле зрения основную цель. Ориентируйтесь на то, какие издел  действительно ведут к достижению цели, а какие нет. Ваша цель должна согласовываться с Вашим внутренним состоянием покоя, соответствовать Вашим моральнымустановкам и уровню духовности. В этом случае Вы сможете расставить приоритеты логично, безболезненно и без суеты. Главныецели в Вашей жизни будут проецироватьсяна цели, которые Вы ставите на пять лет, нагод, на месяц, на неделю и на день. Некоторые не согласятся с тем, что цель необходимоопределять на каждый день. Однако именноВаши высшие духовные ценности позволятВам делать это естественно, обретая чувствоуравновешенности, для того чтобы выполнять действительно важные дела.

      

     Помните, что Ваша основная цель — это  Ваша личная цель. Цели и приоритеты Ваших близких, Вашей компании и  руководства могут отличаться, а  иногда даже идти в разрез с Вашими. В этой связи с окружением необходимо строить отношения «обмена» (осуществление  помощи друг другу в достижении целей, согласование интересов, использование времени и других ресурсов). Старайтесь в лучшем смысле этого слова быть полезными друг другу, однако личные цели всегда должны быть приоритетными.

      

     ■ Запишите все основные дела на год месяц, неделю, день) и оцените степень важности каждого из них по пятибалльнойшкале (5 — жизненно важно, 4 — очень важно, 3 — скорее важно, чем нет, 2 — сомневаюсь в важности, 1 — не важно). Оцените степень срочности каждого из записанных делпо четырехбалльной шкале (4 — неотложно,3 — очень срочно, 2 — достаточно срочно, номожет подождать, 1 — совсем не срочно). Умножьте первую цифру на вторую и сначала выполняйтете задачи, где результат умножения больше16 (важные и срочные), а затем те, где результат 12 и больше. Такое упорядочивание поможет выделить время для действительно важных, полезных и ведущих к цели дел.

      

     ■ Рассмотрите все дела, разделив их на четыре категории. Важные и срочные  дела — особая категория дел (жизненно важные, глобальные). Их выполнение не терпит откладывания ни при каких условиях, а невыполнение может разрушить все планы и пагубно сказаться на достижениицелей. Приступать к выполнению таких дел следует в первую очередь, однако не следует забывать о контроле их объема, иначе ни начто другое времени не останется. Если Вы добьетесь того, что важные дела не будут превращаться в срочные (т. е. будетевсегда вовремя выполнять важные дела), то можно сказать, что Вы обладаете высшим мастерством управления временем.

      

     Важные, но несрочные дела — основная работа, налаживание новых бизнес-связей, совершенствование личностных и профессиональных качеств. Если вовремя не уделять подобным делам внимание, то в будущем Вам грозит неуспех. Инвестируя время в свое развитие, Вы сможете найти удачные, креативные решения и идеи и воплотить их в жизнь (например, чтение и обучение, участие в различных профессиональных форумах и конференциях, посещение мастер-классов).

      

     Дела  срочные, но неважные — масса «бумажной» работы, телефонные звонки, электронная  переписка, бесконечные просьбы коллег, просмотр новостей и периодики. Именно дела из данной категории мы часто считаем важными и, как результат, расходуем на них больше времени, чем необходимо. Подобная ошибочная оценка грозит невыполнением важных дел.

      

     Дела  неважные и несрочные — чтение анекдотов, бесцельный просмотр всех подряд телепередач, пустые часовые размышления типа: «Если бы...» Безусловно, подобные занятия могут быть элементами отдыха, однако старайтесь сводить к минимуму время, затрачиваемое на такие непродуктивные дела.

      

     ■ Возьмите на вооружение матрицу определения  приоритетов по степени важности и срочности (АВС-анализ). Данный принципсозвучен  с четырьмя вышеописанными категориями, только, согласно ему, все задачи, учитывая их важность и срочность, можно разделить на три уровня:

      

     — А-задачи — очень важные и срочные  — требуют немедленного исполнения (перспективные проекты, новые выгодные контакты);

     — В-задачи — важные, но несрочные  — требуют определения сроков их исполнения (текущие дела, планирование, деловые встречи);

     — С-задачи — не очень важные, но срочные  — необходимо делегирование подчиненным (рутинные обязанности, отчеты).

      

     Самая большая опасность заключается  в возможности увлечься срочностью С-задач, отложив выполнение В- и  даже А-задач. Неважные и несрочные дела, согласно описываемой матрице, вообще не включаются в сферу задач руководителя, несмотря на то, что это сопряжено с определенным риском.

      

     ■ Учитывайте то, что кроме выполнения задач необходимо находить время  и на людей. Здесь также требуется умение определять приоритеты, отделяя важное и срочное. Некоторые встречи, возможно, вообще не стоят нашего внимания, а другим можноуделить несколько минут. Однако для бесед сважными людьми выделяйте целые часы, нообязательно определите, насколько эти людидля Вас важны (не путайте с нужны), насколько они Вам близки и дороги. Один из самых ценных даров, данных нам Богом, — этороскошь человеческого общения. Не теряйтеего из-за излишней поспешности, но и нетратьте праздно время на случайных, «второстепенных» людей.