Психологические особенности подготовки и проведения деловых бесед и переговоров

Введение

Общение является сложным социально-психологическим  процессом взаимопонимания между  людьми. Прагматичный Дж. Рокфеллер, хорошо понимая значение общения для деловой деятельности, говорил: «Умение общаться с людьми — такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире». Но что означает уметь общаться? Это значит уметь разбираться в людях и на этой основе строить свои взаимоотношения с ними, что предполагает знание психологии общения. В процессе общения люди воспринимают друг друга, обмениваются информацией и взаимодействуют.

Специфика делового общения обусловлена  тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При  этом стороны делового общения выступают  в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые  нормы и стандарты (в том числе  и этические) поведения людей. Как  и всякий вид общения, деловое  общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях  социальной системы и в различных  формах.

Работа с людьми – это одна из самых сложных, трудных и многогранных форм человеческой деятельности. Но порой  она совершенно не берется в расчет, и руководители уделяют основное внимание экономическим показателям  и технологическим процессам. Человека же рассматривают просто как рабочую  силу, то есть не как цель, а средство выполнения планов, заданий. Это приводит к безынициативности, отчужденности. Однако создать мощную систему мотивов  и стимулов, побуждающих всех работников полностью раскрыть свои способности, плодотворно трудиться и наиболее эффективно использовать производственные ресурсы, не возможно без учета психологии человека и социально-психологических  закономерностей развития коллектива.

Актуальность темы обусловлена  тем, что на фоне развития государственной  службы в России новый импульс  к развитию получила профессиональная этика, в частности этика государственного служащего. Государственная служба предъявляет разнообразные требования к личности государственного служащего. Данный вид деятельности предполагает постоянный контакт с общественностью, что, в свою очередь, ведет к более  высоким требованиям к профессиональным качествам служащего.

Особенность делового общения заключается  в том, что государственный служащий в деловом общении всегда выступает  как личность, значимая для субъекта; основная задача такого делового общения - продуктивное сотрудничество, защита интересов граждан. Немаловажным фактором здесь является умение государственного служащего проводить прием посетителей, вести переговоры, беседы.

Поэтому цель данной курсовой работы – проанализировать психологические  особенности подготовки и проведения деловых бесед и переговоров. Объект исследования – психологические  особенности процесса делового общения. Предмет исследования – способы  делового общения: деловые беседы и  переговоры.

Задачи:

- изучение теоретических основ  и современных тенденций процесса  делового общения;

- изучение методов и техники  ведения деловых бесед и переговоров;

- анализ психологических особенностей  проведения деловых бесед и  переговоров.

Методологической основой структуры  работы и логической связи в ней  вопросов психологии управления послужили  разработки отечественных ученых в  области психологии, организационного поведения и менеджмента: Столяренко А.Д., Прихожана А.М., Александровского Ю.А., Базарова Т.Ю. и др. При написании работы использовались учебные пособия и учебники по менеджменту, монографии и научные статьи в периодических изданиях.

 

3. Приемы активного слушания

 

Довольно часто, особенно когда собеседник волнуется, возникает  необходимость добиться точного  понимания того, что он говорит. Выяснить реальное значение сообщения помогают рефлексивные ответы, среди которых  выделяют выяснение, перефразирование, отражение чувств и резюмирование.

Прием выяснения состоит  в обращении к говорящему за некоторыми уточнениями. Суть этого приема в том, что слушатель при возникновении непонимания или двусмысленности задает «выясняющие» вопросы, которые показывают говорящему, что его внимательно слушают, и после необходимых пояснений он может быть уверен, что его понимают.

Для выяснения чаще всего  используются следующие фразы: «Что вы имеете в виду?», «Извините, но я  не совсем понял это», «Простите, но как это...», «Не могли ли вы объяснить  это подробнее?» Такие нейтральные  фразы приглашают собеседника, не обижая его, высказать свою мысль более  конкретно, подбирая при этом другие слова. Реплики должны касаться только того, что собеседник говорит, и не содержать оценки его поведения  или умения изложить свои мысли. Выражения  типа «Говорите понятнее!» никакого отношения к этому приему не имеют. Они только отталкивают собеседника, затрагивая его самолюбие.

Пользуясь приемом выяснения, надо стараться не задавать вопросов, требующих односложного (типа «да», «нет») ответа: это сбивает человека, он начинает ощущать, что его допрашивают. Вместо вопроса: «Это что, трудно сделать?» полезно спросить: «А насколько трудно это сделать?» В первом случае мы невольно перехватываем инициативу и после ответа должны говорить уже сами, во втором даем возможность собеседнику продолжать и остаемся слушателями.

Другой полезный прием, когда  нужно добиться точного понимания  собеседника, — это перефразирование — собственная формулировка сообщения  говорящего для проверки его точности.

Этот прием помогает убедиться  в том, насколько точно мы «расшифровали» слова собеседника. Перефразирование помогает и нашему собеседнику. У  него появляется возможность увидеть, правильно ли его понимают, и при  необходимости своевременно внести необходимые уточнения.

Перефразирование — универсальный  прием. Его можно использовать при  любом виде делового разговора. Но особенно эффективен этот прием в таких  случаях:

при коммерческих переговорах, когда необходимо полное и точное понимание желания и предложений  партнера. Поленившись повторить  своими словами сказанное им, мы рискуем понести громадные убытки;

в конфликтных ситуациях  или во время дискуссий. Если мы, прежде чем высказать аргументы  против, повторим мысль оппонента своими словами, то можем быть уверенными, что он со значительно большим вниманием отнесется к нашим возражениям: ведь он видит, что его слушают и стараются понять. Кроме того, у него просто не будет повода и оснований внутренне считать, что от него отмахнулись, даже не вникнув в его слова;

когда мы слабо ориентируемся  в предмете разговора. Человек, искусно владеющий этим приемом, может поддерживать беседу на любую тему часами, производя на говорящего крайне благоприятное впечатление (ведь наши ответы — это выраженные нашими словами его собственные мысли).

При перефразировании следует  соблюдать определенные правила. Прежде всего, его надо начинать фразами  типа: «Другими словами, вы считаете...». «Если я вас правильно понял, то...», «Вы поправьте меня, если я  ошибусь, но...».

При перефразировании нужно  ориентироваться именно на смысл, содержание сообщения, а не на эмоции, которыми оно сопровождается. Перефразирование помогает отделить смысл от эмоций (возбуждения, взволнованности, подавленности).

Следует выбрать главное  и сказать это своими словами. Буквально повторяя, мы будем уподобляться попугаю, что вряд ли произведет на собеседника благоприятное впечатление.

Не следует, желая перефразировать  собеседника, перебивать его: перефразирование действенно, когда говорящий сделал паузу и собирается с мыслями. Повторение его слов в такой момент не только не собьет его с толку, но, наоборот, послужит фундаментом, на который он сможет опереться, чтобы  двигаться дальше.

При отражении чувств акцент делается на отражении слушающим  эмоционального состояния говорящего при помощи фраз: «Вероятно, вы чувствуете...», «Вы несколько расстроены...» и  т. д.

Наиболее эффективно помогает добиться точного понимания сказанного собеседником прием резюмирования.

Резюмирование — это подведение итогов. Суть его в том, что мы своими словами подводим итог основным мыслям собеседника. Резюмирующая фраза — это его речь в «свернутом» виде, ее главная идея.

Резюмирование принципиально отличается от перефразирования, суть которого в повторении каждой мысли собеседника своими словами. При резюмировании из целой части разговора выделяется только главная мысль. Обычно она предваряется фразами типа: «Таким образом, вы считаете...», «Итак, вы предлагаете...», «Если теперь подытожить сказанное вами, то...», «Ваша основная идея, как я понял, состоит в том, что...».

Наиболее часто резюмирование используется в следующих ситуациях:

на деловых совещаниях. Искусство руководителя здесь состоит  в том, чтобы в высказываниях  выступающих выделить главное. Иначе  совещание может «потонуть» в  потоке их речей;

в разговоре, когда участвующие  в нем люди обсуждают одну и  ту же проблему. В этом случае необходимо время от времени резюмировать сказанное, как бы завершая одну часть разговора  и перекидывая мостик к следующей. Без такого рода высказываний группа может зайти в тупик, обсуждая мелкие детали и забыв о сути дела;

в конце телефонного разговора, особенно если слушающий после беседы должен что-то сделать;

при желании высказать  несогласие с чьей-либо точкой зрения. Прежде чем это сделать, следует  вначале выделить в суждении оппонента  главное, подытожить сказанное, тогда  не придется распыляться, приводя его  контрдоводы, и удастся ответить на суть возражения. А еще лучше  попросить сделать резюме его  самого: он должен будет избавить свое возражение от всего второстепенного, что значительно облегчит нам  задачу;

когда нужно помочь собеседнику  четко сформулировать свои мысли, представить  в ясной форме и даже развить  идеи, которые были у него на уровне догадок и туманных фраз, сохранив при этом у него ощущение, что  к этой мысли он пришел сам.

Таким образом, обобщая все  вышеизложенное, можно утверждать, что обеспечить психологически правильное выслушивание собеседника и партнера можно при выполнении следующих  условий.

Перестаньте говорить. Невозможно слушать, разговаривая или пытаясь  комментировать услышанное.

Помогите говорящему раскрепоститься. Создайте у него ощущение свободы.

Покажите говорящему, что вы готовы слушать. Необходимо выглядеть и действовать заинтересованно. Слушая, старайтесь понять, а не искать поводов для раздражений.

Слушая, чаще улыбайтесь, кивайте  головой, смотрите собеседнику в  глаза и все время поддакивайте.

Задавайте вопросы и постоянно  уточняйте. Это подбадривает говорящего и показывает ему, что вы слушаете.

Слушая, старайтесь понять, а  не выискивать неточности или ошибки говорящего. Никогда не давайте оценок услышанному. Пусть собеседник выговорится до конца.

Старайтесь сопереживать собеседнику. Для этого посмотрите на вещи его глазами, попытайтесь  встать на его место. Только так можно  лучше понять говорящего и точнее выявить смысл его речи. Недаром  говорится: чтобы слушать, нужны  оба уха: одно — воспринимать смысл, другое — улавливать чувства говорящего.

В процессе слушания будьте внимательны и не теряйте тему беседы. Не отвлекайтесь на специфические  особенности говорящего. Думайте только о том, что он говорит.

Если собеседник вам неприятен, старайтесь сдерживать свои эмоции. Поддавшись чувству раздражения или гнева, вы не все поймете или придадите  словам неверный смысл.

Будьте терпеливы. Не прерывайте собеседника, не смотрите на часы, не делайте  нетерпеливых жестов, не просматривайте свои бумаги, т. е. не делайте того, что  свидетельствует о вашем неуважении или безразличии к собеседнику.

Всегда выслушивайте собеседника  до конца. Слушать с должным вниманием  то, что вам хочет сообщить собеседник, — это не только знак внимания к  нему, но и профессиональная необходимость  в сфере бизнеса.

Итак, еще раз в качестве заключения подчеркнем: умейте слушать  собеседника. Часто это бывает более  ценным, чем умение говорить. Дайте  возможность сначала высказаться  другому. А потом говорите с учетом услышанного.

 

1

Психологические особенности подготовки и проведения деловых бесед и  переговоров

Морозов А.В.

Практика убедительно  свидетельствует, что успех или  неудача общения во многом зависит  от соответствующей подготовки к  нему. Поэтому принято выделять подготовительную фазу (докоммуникативную), фазу непосредственного общения (коммуникативную) и фазу подведения итогов общения (посткоммуникативную).

На примере подготовительной фазы видно, что каждая из них предусматривает  различные по содержанию и сложности  виды деятельности руководителя.

На первый взгляд, непосредственное общение руководителя - слитный процесс, порой непрерывный. Однако его можно  всегда рассматривать как локальный  акт: разговор с определенным собеседником, обсуждение конкретных вопросов с группой  людей, информационное выступление  в аудитории, на совещании, переговорах  и т. д. В каждом таком акте общения  можно выделить следующие этапы:

установление контакта;

ориентации в ситуации, обсуждение вопросов, принятие решения, достижение цели;

выход из контакта.