Совершенствование коммуникаций в организациях

Содержание

 

Введение                                                                                                                       3

1. Сущность общения в организации                                                                         5

2. Влияние коммуникаций на эффективность управления                                    10

3. Совершенствование коммуникаций  в организациях                                        14

Заключение                                                                                                                17

Список литературы                                                                                                    19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность исследования обусловлена двумя обстоятельствами:

1) возрастанием роли  коммуникативной деятельности в  управлении, менеджменте. Управление внутренне пронизано различными видами коммуникаций: социальной, психологической, интеллектуальной и духовной. Отсюда вытекает необходимость оптимизации управления коммуникацией с целью повышения качества работы организаций;

2) становлением информационной  цивилизации и коммуникативного  общества. Чем сложнее и разветвленнее  становится деятельность институтов  общества, призванных решать социальные и экономические проблемы, чем больше в связи с этим накапливается объем информации, тем более важную роль начинает играть управление коммуникацией как важнейшего механизма осуществления грамотной управленческой политики.

Стремительное количественное и качественное преобразование информационной среды, известное в науке как информационная революция, предопределяет успех в деятельности тех обществ и организаций, которые более эффективно создают, внедряют и используют новейшие коммуникационные системы, сети и коммуникативные технологии.

В информационном обществе центральное место занимают информатика, сфера социальных услуг и наука. Самым дорогим товаром становится информация и все виды информационных услуг, оказываемых посредством  коммуникации.

Развитие рыночных отношений  и задачи экономического роста страны требуют постоянного совершенствования форм и методов управления организациями. В условиях роста сложности и динамичности экономических процессов одним из основных направлений этой работы является развитие организационных коммуникаций субъектов хозяйствования, предусматривающее улучшение коммуникационных аспектов их деятельности как во внутренней так и во внешней среде.

Сегодня почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что  делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90 % своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном потоке и процессах принятия решений, не говоря уж об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации читаются связующим звеном в деятельности организации.

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и  организацией, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков, средств массовой информации и т.д.

Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

В силу своей исключительной роли в обеспечении эффективного функционирования всех организационных  процессов коммуникация сама по себе является важнейшим процессом и требует специальною изучения и особых методов управления.

Цель исследования –  изучить особенности эффективного общения как средства управления персоналом.

В рамках исследования был  затронут широкий источниковый пласт, был проведен анализ учебной и научной литературы, публикаций,  на основе которых рассматривались конкретные аспекты исследуемой работы.

Порядок изложения материала  настоящей работы приводится в последовательности соответствующей выдвинутым целям и задачам.

1. Сущность общения в организации

 

Общение – сложный, многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятия и понимания другого человека [4].

Значительную часть  своей активной жизни человек  проводит в разных видах общения – пишет, читает, говорит, слушает, и поэтому не будет преувеличением сказать, что общение может быть и источником успеха, и причиной многих жизненных трудностей для каждого. Менеджер тратит на общение до 90% своего времени. Неслучайно общение считается одной из самых сложных проблем в организациях, а его неэффективность – главным препятствием на пути достижения успешной деятельности. Ни одна группа, ни одна организация не может существовать без адекватного общения, обеспечивающего передачу информации, обмен идеями и координацию усилий.

Общение в организационном  контексте включает в себя все  разнообразие взаимодействий между сотрудниками. Общение необходимо для контроля, планирования, принятия решения, координации, осуществления эффективного лидерства, обучения и выполнения многих других функций менеджмента. Как же соотносятся общение и деятельность? В ходе общения раскрываются отношения «субъект – субъект», т.е. межличностные отношения сотрудников. В процессе же деятельности на первый план выступают отношения «субъект – объект», т.е. преобразующие воздействия человека, направленные на предметный мир. Деятельность включает в себя операции, действия и движения, общение же связано с поступками и отношениями людей друг к другу [2].

Посредством общения  деятельность организуется и обогащается. Построение плана совместной деятельности требует от ее участников оптимального понимания целей, задач деятельности, уяснения специфики ее объекта и возможностей каждого. Включение общения в этот процесс позволяет осуществить «согласование» или «рассогласование» деятельностей индивидов. При этом деятельность, включающая общения, не только организуется, но и обогащается, в ней возникают новые связи и отношения между людьми.

Несмотря на всю важность общения, наукой еще не разработана  всесторонняя теория общения, которая  позволяла бы диагностировать и  решать коммуникативные проблемы в  организациях.

Общение выполняет многообразные  функции. Существует несколько подходов к их классификации. Можно выделить следующие самые общие функции  общения в организационном поведении: коммуникативную, регулятивную и перцептивную.

Коммуникативная функция общения состоит в обмене информацией между индивидами.

Регулятивная функция выражается в том, что в процессе общения индивид регулирует (изменяет) как свое собственное поведение, так и поведение партнера по общению.

Перцептивная функция реализуется в том, что общение включает в себя взаимное восприятие партнерами друг друга, которое во многом обеспечивает или затрудняет понимание общающихся.

Существуют и другие подходы к классификации и  обозначению функции общения. Например, информационно-коммуникативная, регуляционно-коммуникативная, аффективно-коммуникативная функции [3].

Перед тем, как дать анализ коммуникативной функции общения, необходимо уточнить различия между  понятиями «общение» и «коммуникация». Коммуникация – связь, в ходе которой осуществляется обмен информацией. Коммуникацию также определяют как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения общей или разделенной информации об объекте или событии. На первый взгляд, общение и коммуникация выглядят почти синонимами. Однако это оправданно только в том случае, если общение рассматривать исключительно в контексте коммуникативной функции. Но даже в этом смысле эти понятия хотя и близки по смыслу, но не тождественны.

Широкую популярность понятие  «коммуникация» приобрело сравнительно недавно – с развитием техники связи и исследованиями информационных процессов. Созданные учеными и инженерами схемы анализа информационных процессов первоначально относились лишь к общению, опосредствованному техническими устройствами. Позднее ими стали пользоваться и при изучении непосредственного общения людей. Однако оценка информационных характеристик технических устройств важна не сама по себе, а лишь постольку, поскольку они являются средствами общения между людьми. Ведь в конце концов определение потоков информации, передаваемых по техническим каналам связи, их скорость, точность и т. д. нужны для того, чтобы обеспечить своевременную и точную передачу информации от человека к человеку.

Разумеется, в деятельности люди обмениваются между собой различными представлениями, идеями, интересами, настроениями, чувствами, установками и пр. Все это можно рассматривать как информацию, и тогда сам процесс общения может быть представлен как процесс передачи-приема сообщений, процесс обмена информацией. Отсюда у многих исследователей появляется искушение интерпретировать весь процесс человеческой коммуникации в терминах теории информации, что и делается в ряде психологических и поведенческих подходов.

Подобное отождествление общения и коммуникации, думается, вряд ли правомерно. В то же время описание коммуникативной функции в информационно-технических терминах является вполне оправданным и полезным. Однако необходимо помнить, что и эта функция общения может быть лишь частично раскрыта в свете теории информации, поскольку при ее использовании неизбежно опускаются некоторые важнейшие характеристики именно человеческой коммуникации, которая не может быть сведена к чисто техническому процессу передачи информации [2].

При всяком рассмотрении человеческой коммуникации с точки  зрения теории информации фиксируется лишь формальная сторона дела – факт передачи информации и ее формальные характеристики. В условиях человеческого общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается.

В процессе общения происходит не просто «движение информации» между двумя приемо-передающими устройствами, а возникает отношение двух индивидов, каждый из которых, являясь активным субъектом, ориентируется на партнера, т.е. исходит не только из своих собственных целей, мотивов, установок, но и анализирует мотивы, цели, установки собеседника, ожидая от него определенной реакции. Поэтому в общении важен не просто обмен информацией, а выработка общего смысла, что возможно только в том случае, если информация не просто принята, но и понята, осмыслена. Поэтому в каждом процессе общения в единстве представлены и деятельность, и общение, и познание [3].

Таким образом, особенности  человеческой коммуникации не позволяют  рассматривать ее только в терминах теории информации, а некоторые понятия, заимствованные из этой теории и употребляемые для описания общения, требуют известного переосмысления, или, как минимум, тех поправок, о которых речь шла выше. Однако все это не исключает возможности заимствовать ряд понятий из теории информации для описания процесса человеческого общения.

Реализация коммуникативной  функции общения включает несколько  уровней. На первом из них осуществляется выравнивание различий в исходной информированности, имеющейся у индивидов, которые  вступают в контакт. Второй связан с передачей и принятием значений. В этом случае общение выступает как информирование, обучение, инструктаж и т. д. Наконец, третий уровень связан со стремлением индивидов понять взгляды и установки друг друга. Общение здесь направлено на получение обратной связи о результатах собственных действий (согласие, несогласие, сопоставление взглядов и т. д.).

Выше показано, как  широко обмен информацией охватывает разные части организации и каким  образом он соотносится с ее эффективностью. Обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется [6].

Коммуникативный процесс  – это обмен информацией между  двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного  процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей [8].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Влияние коммуникаций на эффективность управления

 

Как уже было отмечено, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях  планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.