Совершенствование коммуникаций в организациях

  Поскольку руководитель  исполняет три свои роли и  осуществляет четыре основные  функции, с тем чтобы сформулировать  цели организации и достичь  их, качество обмена информацией  может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации [5].

Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Разработку программы  внутренних коммуникаций следует начинать с общей оценки управленческой среды. Затем изучить организационную  структуру и тип уже существующих коммуникаций. Чтобы оценить нынешнее состояние коллектива и степень удовлетворенности работников, необходимо провести небольшое внутреннее исследование и установить, какие формы коммуникаций работники считают наиболее целесообразными и эффективными. Результаты проверки покажут, можно ли уже сейчас вводить в компании новые виды коммуникаций, или выявят некоторые сложности, напряженность в коллективе.

Ящик предложений и  общие собрания – два самых  распространенных способа осуществления  коммуникаций между работниками и руководством. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит в силу того, что сообщений бывает довольно много и ответить на все не представляется возможным. Иногда руководство предприятия относится формально к самой идее ящиков и не утруждает себя ответами. Чтобы названные методы были эффективны, следует инициировать групповые (командные) предложения, что значительно упрощает процедуру ответов. Важно также не превращать общие собрания в фарс: диалог оппонентов не должен перерастать в монолог одного лица. Не стоит вынуждать работников посещать такие собрания и отсиживать их. Записки, передаваемые на трибуну, нельзя подвергать цензуре.

Чтобы выбранный канал  коммуникации был эффективным, следует учесть ряд моментов:

- руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее, общаться с сотрудниками, смешиваться с коллективом – это воодушевляет и сплачивает людей;

- организаторам данных мероприятий надо уметь вовлекать аудиторию в диалог;

- участникам собраний следует готовить вопросы заранее, подавать их в напечатанном виде.

Важно также установить четкие критерии для определения  информации, которая подлежит распространению  среди персонала. Такие сведения могут повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать производительность труда. Осведомленность о делах компании и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели компании, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководству. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе [4].

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. В одном реальном примере инженер разработал более эффективный способ раскроя листового металла для крыльев самолета, и сообщает о своей идее непосредственному начальнику. Если он врывается в его кабинет примерно с такими словами: «Как хотите, но вы должны внедрить этот новый способ раскроя», – руководитель может отреагировать отрицательно. Но если руководитель решил поддержать предложение инженера, он сообщит о нем на следующий, более высокий уровень управления. Изменение требует одобрения со стороны управляющего заводом или управляющего производственными операциями на более высоком уровне. Налицо ситуация, в которой нечто, возникшее на низшем уровне организации, должно подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления. Этот пример иллюстрирует обмен информацией, происходящий ради повышения конкурентоспособности организации за счет увеличения производительности.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях  по восходящей.

Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют  функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким  путем руководство узнает о текущих  или назревающих проблемах и  предлагает возможные варианты исправления  положения дел.

Организация состоит  из множества подразделений, поэтому  обмен информацией между ними нужен для координации задач  и действий. Поскольку организация  – это система взаимосвязанных  элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации [1].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Совершенствование коммуникаций в организациях

 

Выше рассмотрены преграды, затрудняющие обмен информацией в организациях. Рассмотрим теперь некоторые способы совершенствования информационного обмена в организации.

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

Регулирование информационного  потока – лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией.

В той же мере, в какой  обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи – перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов.

Опрос работников – еще  один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить  с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально  по сотням вопросов:

1) четко ли доведены до них цели их деятельности;

2) с какими потенциальными  или реальными проблемами они  сталкиваются или могут столкнуться; 

3) получают ли они  точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

4) открыт ли их руководитель  для предложений; 

5) информированы ли  они о грядущих переменах, которые  отразятся на их работе [5].

Системы сбора предложений  разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все  работники получают при этом возможность  генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая  система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники  фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу. Программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины принятия или отказа от их предложений. Кроме того, у работников есть шанс получить денежное вознаграждение.

Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям, а также возможных или существующих проблем, отражающихся на их работе [8].

Последние достижения в  области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта – эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо [5].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Итак, из данной работы можно  сделать следующие выводы.

Значение информации и коммуникации на современном этапе  постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться.

Знание и умение правильно  использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает менеджеру  приблизиться к решению основной задачи менеджмента – получению  прибыли.

Между организацией и  ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями  организации необходим обмен  информацией. Руководители связываются  напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы.

Следует отметить, что  существуют различия в восприятии распространенной преградой на пути обмена информацией, поскольку люди реагируют только на то, что воспринимают. Если у них разные системы ценностей и предпочтений, они, скорее всего, будут воспринимать и интерпретировать информацию по-разному.

Руководитель может  повысить эффективность межличностных  обменов, проясняя идеи для того, как  сообщать их, учитывая возможные различия – семантики и восприятия, –  представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.

Обмен информацией в  организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулирую  информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых  ветвей информационного обмена, развертывая  системы сбора предложений, печатая материал информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.

Информационные технологии имеют как положительные, так  и отрицательные стороны. Ввиду  этого в ближайшие десятилетия работа менеджера может как упроститься, так и усложниться.

Для того, чтобы стать  примерным «лицом» фирмы необходимо совершенствовать свое поведение в  коммуникационных процессах и умение анализировать информацию, использовать наиболее приемлемые методы общения. Знать все сильные и слабые стороны каждого приема используемого в коммуникационных процессах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Волкогонова О.Д., Зуб А. Т. Управленческая психология. – М.: Форум, 2008. – 352 с.

2. Занковский А.Н. Организационная психология. – М.: Флинта: МПСИ, 2006. – 648 с.

3. Карпов А.В. Психология менеджмента. – М.: Гардарики, 2007. – 584 с.

4. Островский Э.В. Психология управления. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 249 с.

5. Рамендик Д.М. Управленческая психология. – М.: Инфра-М, 2010. – 256 с.

6. Спивак В.А. Организационное поведение. – М.: Эксмо, 2010. – 320 с.

7. Столяренко Л.Д. Психология управления. – Ростов н/Д.: Феникс, 2010. – 507 с.

8. Чередниченко И.П., Тельных Н.В. Психология управления. – Ростов н/Д.: Феникс, 2009. – 608 с.