Анализ информационной системы организации. Информационные модели бизнес технологий

 

Типовая структура

Информационная система  предприятия представляет собой  ?слоеный пирог?, где каждый слой обеспечивает функционирование следующих перед ним слоев:

• Исполнительный слой — набор задач, решение которых обеспечивает эффективную работу предприятия.
• Прикладной слой — набор прикладного программного обеспечение, непосредственно применяемого для обработки деловой информации.
• Системный логический слой — системное программное обеспечение, обеспечивающее функционирование физического слоя, механизмы обмена информацией, разграничение прав доступа, и т.п.
• Физический слой — оборудование, кабельные сети, каналы передачи данных.

Для слоев 2, 3 и 4 возможно применение готовых типовых проектов, с изменениями  под конкретные требования заказчика (локальная сеть предприятия).

 

 

Этапы создания системы

Реализация системы обычно начинается с этапа проектирования исполнительного слоя, но для этого  на предприятии должна быть создана  модель документооборота и определены функции каждого исполнителя  в этой модели.

Обычно модель документооборота тесно связана со структурой предприятия. На основе модели документооборота проектируется  исполнительный слой. Определить, что  должно входить в исполнительный слой системы — это и есть основная задачи проектирования исполнительного  слоя. Исполнительный слой может формироваться  на предприятии своими силами, возможно с привлечением сторонних специалистов.

Остальные слои проектируются  последовательно друг за другом, на основе исходных данных предыдущего  слоя. И если на предприятии нет  опыта проектирования и строительства  в данной области, то для экономии средств и времени имеет смысл  обратиться к сторонним специализированным организациям, зарекомендовавшим себя в проведении подобных работ.

 

Типовой проект системного слоя системы

Основная проблема проектирования этого слоя системы состоит в  том, какую платформу выбрать  за основу. Будем рассматривать только платформы на процессоре Intel, так как другие системы не нашли у нас широкого распространения. В настоящее время из известных сетевых платформ на рынке представлены следующие:

• Microsoft Windows;
• Novell NetWare;
• Разновидности Unix.

Каждая из перечисленных  систем имеет свои достоинства и  недостатки. Остановимся в качестве примера на платформе Microsoft Windows, как наиболее распространенной. Продвигаемая на рынок серия Windows 2000 имеет в своем составе полный перечень продуктов, необходимых для построения сети любой сложности, и легко адаптируется с сетями на других платформах.

Данный типовой проект легко адаптируется под любые  требования, и перекрывает практически  все потребности в информационном обеспечении, и позволяет взаимодействовать  с другими аналогичными системами.

 

Прикладной слой системы

Фактически этот слой определяет те прикладные программные средства, при помощи которых решаются задачи по обмену и обработке информации. Обычно на предприятии используются программы автоматизации бухгалтерского учета, складского учета. Реже применяются  системы финансового планирования, кадрового учета, автоматизации  работы подразделений снабжения  и сбыта. Однако, часто бывает, что используемые программы автоматизации не совместимы между собой, и как следствие не позволяют полностью автоматизировать документооборот на предприятии.

Существуют комплексные  системы, покрывающие все потребности  предприятия. Стоимость таких систем значительно выше, чем отдельных  программ, сроки их полного внедрения  больше. К тому же стоимость внедрения  часто бывает больше стоимости самой  системы. К сожалению, часто бывает (и тому есть примеры) что затратив большие финансовые ресурсы, руководство  предприятия так и не получает ожидаемого эффекта из-за того, что  на этапе проектирования исполнительного  и прикладного слоев не были проработаны  все детали системы и не учтены все требования, которым система  должна отвечать.

Для успешного выбора и  внедрения прикладной системы необходимо четко знать ответы на следующие  вопросы:

1. Какие процессы деятельности предприятия могут быть автоматизированы.
2. Как должны взаимодействовать различные части системы.
3. Какая информация и в каком виде может быть предоставлена в качестве выходных отчетов системы.
4. Каким образом в систему может вводиться входная информация.
5. Возможно ли изменение алгоритмов обработки информации, и каким образом.
6. Возможно ли дополнение и изменение системы в случае изменения потребностей предприятия.
7. Какие аппаратные и программные средства необходимы для функционирования системы.
8. Как будет осуществляться поддержка и обновление системы.
9. Как производиться обучение персонала.

Также желательно знать, где  уже используется выбранная система и какие о ней отзывы у потребителя.

Имея ответы на эти вопросы  можно принимать решение о  приобретении конкретной системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Моделирования  бизнес-процессов

Сущность и значение моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов  позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с  внешними организациями, заказчиками  и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.

Моделирование бизнес-процессов - это описание бизнес-процессов  предприятия позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам - как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность.

Моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности предприятия.

Моделирование бизнес-процессов - это средство позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие  на различных этапах реорганизации  деятельности предприятия.

Моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать оценку текущей деятельности предприятия  по отношению к требованиям, предъявляемым  к его функционированию, управлению, эффективности, конечным результатам  деятельности и степени удовлетворенности  клиента.

Моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать стоимостную  оценку каждому процессу, взятому  в отдельности, и всем бизнес-процессам  на предприятии, взятым в совокупности.

Моделирование бизнес-процессов - это всегда верный способ выявления  текущих проблем на предприятии  и предвидения будущих.

Современные предприятия  вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это  требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения  качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более  эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.

Какие пути улучшения  деятельности предприятия выбирает современный руководитель? Прежде всего, необходимо понять, что ни один руководитель, не хочет потерять самостоятельность  в способности находить и принимать  решения в вопросах улучшения  деятельности предприятия. Потерять самостоятельность  в вопросах управления предприятием значит потерять компетентность. Поэтому  для современного руководства важнее и естественней не иметь гениев среди  своих сотрудников и не покупать передовые и зарекомендовавшие  себя во времени технологии и приемы улучшения бизнес-процессов, а обладать необходимой и достаточной информацией  о работе своего предприятия и  предпочтениях клиентов. Необходимой  и достаточной является информация, позволяющая знать не только, как  работает предприятие в целом, как  оно взаимодействует с внешними поставщиками и заказчиками, но и  как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте. Современное  предприятие это, если можно так  выразиться, корабль, который может  плыть, только если все его части  будут объединены в определенном порядке и каждая часть выполняет  только ту функцию, которая имеет  значение для остальных частей и  всего корабля в целом. Только при таком условии корабль  сможет держаться на плаву, и им можно  будет управлять. Именно потому, что  существует необходимость иметь  такого рода информацию, создается  модель.

Модель позволяет  провести всесторонний анализ, взглянуть  со всех точек зрения, увидеть то, что, возможно, не видят все работники  предприятия, в том числе и  руководство.

Идея моделирования  бизнес-процессов это уже сигнал к тому, что для современного руководителя и всех работников предприятия необходимо четкое видение всей деятельности и, главное, ее конечного результата.

Имея модель предприятия, всех его бизнес-процессов, сориентированных на конкретную цель, мы открываем возможность  его совершенствования. Анализ предприятия  как модели - это удобный способ ответа на вопрос, что необходимо и  достаточно для достижения конкретной поставленной цели.

Экспериментировать  с предприятием непозволительно, если его ресурсы ограничены, чего не скажешь о модели. В этом отношении  представляется возможность избежать лишних рисков. Моделирование бизнес-процессов с максимальной приближенностью к действительности, позволяет выбрать и проверить пути улучшения, без необходимости проведения реальных экспериментов с предприятием. Известно много примеров, когда, например, проекты по внедрению и готовых или разработанных под заказ информационных систем, направленных на оптимизацию деятельности предприятия, оканчивались неудачей. Зачем рисковать, если можно многие проекты проверить заранее - на модели?

Моделирование бизнес-процессов  предприятия открывает и другие возможности имеющие не меньшее  значение. Как уже говорилось, модель позволяет заранее дать оценку с  разных точек зрения. Для предприятия  первоочередные требования предъявляются  к его функционированию, управлению, эффективности, конечному результату деятельности и степени удовлетворенности  клиентов. Такой анализ бизнес-процессов  предприятия называется аудитом  бизнес-процессов. На промышленном предприятии  он может проводиться с периодичностью производственного цикла. Общая  цель аудита бизнес-процессов состоит  в получении оперативной информации по текущей деятельности всех бизнес-процессов  предприятия. Аудит бизнес-процесса проводится после создания и описания модели предприятия.

Каждая операция на предприятии предполагает материальные затраты и затраты на оплату труда  работников. Средства моделирования  открывают дополнительную возможность - проведение стоимостного анализа  бизнес-процессов. Стоимостной анализ представляет собою соглашение об учете, используемое для сбора затрат, связанных  с работами, с целью определить общую стоимость бизнес-процесса. С помощью стоимостного анализа  модели процесса можно решить такие  задачи как:

определение действительной стоимости производства продукта;

определение действительной стоимости поддержки клиента;

идентификация работ, которые стоят больше всего (те, которые  должны быть улучшены в первую очередь);

обеспечение менеджеров предприятия финансовой мерой предлагаемых изменений, то есть оценкой эффекта  предлагаемых изменений в бизнес-процессах  с финансовой точки зрения.

Иногда сложно определить источник внутренних противоречий, некоторую  несогласованность в функциях или  оптимальную последовательность работ  в бизнес-процессах предприятия. В этом аспекте, построенная модель позволит не только идентифицировать проблему, но наглядно показать причины  возникающих проблем. Следует также  подчеркнуть, что модель бизнес-процессов  предприятия представляет собою  систему с выделенными в ней  структурой, элементами, взятыми отдельно от внешней среды или вышестоящей системы. Такого рода полученная информация позволяет делать фундаментальный анализ, то есть идентифицировать противоречия с вышестоящей системой (для предприятия это может быть отрасль народного хозяйства, или территориальный округ и т.п.). Такого рода анализ позволяет прогнозировать перспективность деятельности предприятия, в том числе и вероятность его кризиса.

Сегодня на рынке  компьютерных технологий представлены несколько специальных программ, позволяющих обследовать предприятие  и построить модель. Выбор методологии  и инструментов, с помощью которых  проводится моделирование бизнес-процессов, основополагающего значения не имеет. Существуют стандартизированные, опробованные временем методологии и инструментальные средства, с помощью которых можно  обследовать предприятие и построить  его модель. Главное их достоинство - простата и доступность к овладению.

Наиболее известной  и распространенной методикой является методология структурного анализа SADT (Structured Analysis and Design Technique). На основе этой методологии был принят стандарт моделирования бизнес-процессов IDEF0. IDEF0 принят в качестве стандарта в нескольких международных организациях, в том числе в НАТО и МВФ. BPwin - является инструментальным средством, полностью поддерживающим стандарт IDEF0.

В заключении хочется  подчеркнуть, что главное достоинство  идеи анализа бизнес-процессов предприятия  посредством создания его модели - ее универсальность. Во-первых, моделирование  бизнес-процессов это ответ практически  на все вопросы, касающиеся совершенствования  деятельности предприятия и повышения  его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя эту методологию, будет иметь информацию, которая  позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.