Анализ организационной структуры

Задание 1. Анализ организационной структуры

Розничная торговля является важнейшей отраслью хозяйственной деятельности. Услугами торговых предприятий ежедневно пользуются миллионы людей. Правильно организованная продажа товаров в магазине экономит время покупателей, что является одной из главных задач рационального использования свободного времени.

Фирма "Банзай" занимается продажей и послепродажным обслуживанием сотовых телефонов, фотоаппаратов, mp3-плееров и различных аксессуаров. Она существует на рынке около десяти лет. В городе Череповце расположена сеть магазинов этой компании. Фирма хорошо зарекомендовала себя среди покупателей, пользуется большой популярностью.

«Банзай» - одна из стабильных и динамично развивающихся компаний, работающих на рынке цифровой техники Вологодской области.

Датой основания компании считается 5 октября 2000 года.

Начав с розничной продажи компьютерных и музыкальных дисков и имея в штате всего 5 сотрудников, фирма за короткий срок превратилась в одно из крупных и динамично развивающихся предприятий.

 В настоящее время штат сотрудников «Банзай» превышает 150 человек, Компания является эксклюзивным дилером сотового оператора «МегаФон», владеет крупнейшей сетью салонов цифровой техники в городе Череповце и собственным сервисным центром.

«Банзай» является коммерческой организацией. Оно действует на основе самофинансирования и самоокупаемости, является юридическим лицом, имеет в собственности обособленное имущество, приобретает гражданские права и несёт гражданские обязанности, необходимые для осуществления своей деятельности. Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, на которое по действующему законодательству может быть обращено взыскание. Общество имеет самостоятельный баланс.

Главными целями деятельности в магазине являются: получение прибыли для дальнейшего развития организации; реализация товаров, удовлетворяющих потребности и спрос покупателей; оказание различных основных и дополнительных услуг для обслуживания покупателей; изучение нужд и потребностей потребителей; изучение поставщиков и другие.

 Компания может предложить:

      Сотовые телефоны и аксессуары;

      Ноутбуки;

      Проводные, радио телефоны, факсы;

      Цифровые фотоаппараты;

      DVD-плееры;

      CD и Mp3 плееры;

      Диктофоны;

      DVD, CD-диски;

      Подключение к сотовому оператору МегаФон;

      Приём платежей за услуги связи;

      Карты экспресс-оплаты;

      Карты доступа в Интернет.

Продажа предполагает самостоятельное ознакомление покупателей с представленными в торговом зале образцами. После осмотра продукции менеджер консультирует покупателей по способу оформления, наполнению, функциональному назначению предполагаемого изделия и т.д.

Структура штата предприятия представляет собой совокупность линейных и функциональных органов предприятия, а также систему их связей, взаимозависимостей и взаимодействия. На структуру штата предприятия оказывают влияние: численность сотрудников, подчинённых одному руководителю, объём товарооборота, специализация, количество подведомственных торговых единиц (структурных подразделений).

Структуру штата «Банзай» можно изобразить в виде схемы (рисунок 1).

Рисунок 1 – Организационная структура «Банзай»

Ознакомившись со структурой аппарата управления «Банзай» и вопросом, связанным с численностью работников, можно сказать, что организация структуры аппарата находится на должном уровне.

Структура аппарата соответствует функциональному содержанию процесса управления предприятием, обеспечивает планомерное развитие управляемой системы. Благодаря динамичной работе кадровой службы, опираясь на необходимую документацию, обеспечиваются чёткие разграничения обязанностей и ответственностей каждого работника. Строго соблюдается ритмичность, заключающаяся в равномерной работе всех отделов, и установленном режиме труда и отдыха, благодаря работе кадровой службы.

В данном салоне линейная организационная структура, благодаря которой быстро и оперативно принимаются решения и обеспечивается их выполнение. Сотрудники очень серьёзно относятся к своей работе и успешно справляются со своими обязанностями.

Заведующий отделами осуществляет общее управление, руководит планово-экономической работой, подбирает кадры, организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность.

Продавцы-консультанты готовят и убирают рабочее место, подготавливают товары к продаже, обслуживают покупателей, выполняют расчетные операции с покупателями и т.д.

Основные обязанности руководителя (заведующего):

1) Основной обязанностью заведующего является чёткая организация торгового процесса и обеспечение высокой культуры обслуживания.

2) Обеспечивает постоянное наличие в продаже товаров в широком ассортименте и надлежащего качества, ежедневно контролирует соблюдение правил торговли и розничных цен, обеспечивает применение современных методов продажи товаров и оказание покупателям дополнительных услуг, в установленном порядке несёт ответственность за соблюдение финансовой дисциплины, организует учёт и изучение спроса населения.

3) Заведующий с участием других работников после получения утверждённых вышестоящей организации плановых показателей разрабатывает и утверждает плановые показатели в зависимости от степени хозяйственной самостоятельности магазина и доводит их до отделов.

4) Обеспечивает выполнение плана товарооборота и других показателей в целом по магазину, по отделам, осуществляя при этом постоянный контроль за ходом их выполнения.

5) Предупреждает нарушения правил торговли и цен, контролирует правильность применения контрольно-кассового оборудования, соблюдения трудовой дисциплины, выполнения санитарных требований и правил личной гигиены работниками торгового зала; принимать необходимые меры по замечаниям и предложениям покупателей.

6) Заведующий обязан создать надлежащие условия для сохранности ценностей, вверенных материально ответственным лицом.

7) Заведующий в своей работе должен руководствоваться настоящими Правилами, приказами, распоряжениями и указаниями вышестоящей организации, постоянно повышать свою деловую квалификацию.

Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

Задание 2. Автоматизация организации

Автоматизация розничной торговли является многосторонней задачей кроме программного обеспечения по автоматизации учета магазина, требуется поставка и подключение торгового оборудования, настройка обмена с бэк офисной системой. Наиболее распространенным программным продуктом  по автоматизации магазинов розничной торговли, который и используется в салоне «Банзай» является программа фирмы «1С»

Обычно автоматизация магазина разделяется на две отдельные задачи: автоматизация торгового зала – система «front office» и «back-office» - управляющая учетная система. Давайте рассмотрим основные требования к системам автоматизации в сфере розничной торговли:

      Управление закупками – ведения взаиморасчетов с поставщиками, контроль заказов поставщикам, выбор поставщика по критериям

      Ценообразование – создание различных типов цен, расчет одних цен по другим, расчет продажных цен по ценам закупки, учет скидок (от объема, от суммы, от способа оплаты, сезонные и временные скидки), анализ цен

      Управление запасами – товародвижение, учет товара по факту, а не по первичным документам, учет по сериям и партиям, учет по свойствам, категориям и характеристик товара, комплектация товара

      Управление продажами – учет продаж по отделам, поддержка различных способов оплаты (наличные, безналичные), учет по дисконтным картам

      SRM – система управления взаимоотношениями с поставщиками

      Управление денежными средствами – учет безналичных и наличных денежных средств, планирование денежных средств, возможность работы с системами клиент-банк.

      Учет по нескольким магазинам или торговым точкам, сети магазинов

      Планирование продаж и закупок – планирование продаж и закупок в связке, планирование по нескольким сценарием, планирование по фактическим данным, контроль минимального остатка на складе

      Подключение торгового оборудования – кассы, сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных, весов, принтеры штрих этикеток.

      Ведение бухгалтерского учета и оперативная поддержка изменений в законодательстве

Всем требования по автоматизации розничной торговли удовлетворяют программы 1С:Предприятие 8.

В качестве фронт офисной системы для автоматизации магазина выступает универсальное решение «1С Розница», которое устанавливается на рабочие места кассиров. 

Прикладное решение «1С Розница» автоматизирует регистрацию следующих операций:

      приход товаров от контрагента на склады магазина;

      реализация товаров и услуг контрагенту;

      перемещения товаров между магазинами, внутренними складами магазинов, магазинами и складами торгового предприятия;

      торговля комплектами товаров, созданными как в момент продажи товара, так и с предпродажной подготовкой комплекта;

      возвраты товаров от покупателей, включая возврат после закрытия кассовой смены;

      инвентаризация товарных запасов;

      оформление приходных и расходных кассовых ордеров непосредственно в магазинах;

      оформление чеков продажи, и по окончании смены сводного отчета по контрольно-кассовой машине, с учетом возвращенных товаров в смену;

      перемещение денежных средств между магазинами, внутренними кассами магазинов, магазинами и кассами торгового предприятия;

      работа с эквайринговыми системами, учет оплат товаров по платежным картам, учет договоров эквайринга и условия возвращения/не возвращения торговой уступки эквайрером при возврате товаров;

      работа с банковскими кредитами. использование процентных скидок по дисконтным картам (фиксированные и накопительные скидки), скидки с разделением по магазинам, скидки контрагентам, скидки на сумму чека, скидки по времени действия, по количеству товара, по виду оплаты.

      поддержка торгового оборудования: фискальные регистраторы, терминалы сбора данных, сканеры штрихкодов, электронные весы, дисплеи покупателя, эквайринговые системы, ридеры магнитных карт.

В качестве бэк офисной системы автоматизации магазина в салоне используется конфигурация «1С Управление торговлей 8». В конфигурации существует возможность вести многофирменный учет, возможность работы с распределенными базами данных, возможность выгрузки данных в бухгалтерскую программу. Прикладное решение автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

      управление отношениями с клиентами;

      управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);

      управление закупками;

      анализ цен и управление ценовой политикой;

      управление складскими запасами;

      управление денежными средствами;

      учет коммерческих затрат;

      учет НДС;

      мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности;

      подключение торгового оборудования.

Для ведения бухгалтерского учета используется «1С Бухгалтерия 8», которая отвечает всем требованиям законодательства и является своего рода фискальной учетной системой.

«1С Бухгалтерия 8» — универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д. Кроме того, с помощью «1С Бухгалтерия 8» могут вести учет индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения или общий режим налогообложения. В конфигурации предусмотрен обмен с «1С Управление торговлей 8», как в ручном, так и в автоматическом режиме. Следует заметить, что конфигурация «1С Управление торговлей 8» позволяет как автоматизировать розничную торговлю, так  и автоматизировать оптовую торговлю.