Анализ организационной структуры

В салоне «Банзай» используется  следующая схема работы:

Рабочие места кассиров объединены в одну локально вычислительную сеть. Работа кассиров ведется в единой информационной базе, таким образом, обеспечивается учет остатков товаров в реальном времени. Обмен с бэк офисной системой осуществляется в режиме «оффлайн», т.е. периодически. Плюсом такого способа является независимость работы двух систем, например бэк офисная система может располагаться в другом месте или бэк офисная система может в данный момент настраивается, в ней могут выполняться регламентные работы, а продажи в магазине при этом не останавливаются. Как правило, каждый день перед началом рабочей смены, происходит выгрузка данных о товарах и остатках во фронт офисную систему, после окончания рабочего дня происходит выгрузка данных о продажах в бэк офисную систему. Выгрузка данных в бухгалтерскую систему происходит по мере необходимости.

На рабочих местах сотрудников стоят ПК следующих технических характеристик:

Минимальная конфигурация аппаратного обеспечения:

      тип процессора:  Intel Pentium III;

      оперативная память: не менее 256 МБ;

      свободное место на жестком диске: 20 МБ;

      видеокарта, поддерживающая режим: 800*600 точек, 16 млн. цветов;

      сетевая карта 10/100 Mbit/s;

      клавиатура;

      мышь;

      монитор, поддерживающий разрешений 800*600, 16 млн. цветов

Для обеспечения компьютерной безопасности в организации средства идентификации и авторизации пользователей (Идентификация - присвоение пользователю (объекту или субъекту ресурсов) уникальных имен и кодов (идентификаторов). Авторизация - проверка полномочий или проверка права пользователя на доступ к конкретным ресурсам и выполнение определенных операций над ними. Авторизация проводится с целью разграничения прав доступа к сетевым и компьютерным ресурсам.), а также используется антивирусная программа «Антивирус Касперского».

Задание 3. Перспективы дальнейшей автоматизация организации

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющей необходимые функции.

Информационная система представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работников различного ранга информацией для реализации функции управления. Система создается для конкретного объекта. Информационные системы организационного управления предназначены для автоматизации функций административного (управленческого) персонала. К этому классу относится информационная система управления как промышленными (предприятия), так и непромышленными объектами (банки, биржи, страховые компании, гостиницы и т.д.) и отдельными офисами (офисные системы).

Чтобы повысить эффективность деятельности была вызвана необходимость в разработке автоматизированной информационной системы конкретно для данной организации, в которой находится все необходимое для работы в одной информационной базе. Разработка данного программного продукта позволит решить множество проблем.

Программа должна обеспечивать возможность выполнения следующих функций:

      программный продукт должен удовлетворять всем требованиям пользователя, которые должны будут с ним работать;

      рабочая форма должна быть легка в обращении и удобная в использовании, пользователь не должен терять много времени на поиск  функциональных кнопок для занесения  информации в форму;

      при заполнении формы, данные должны заноситься в базу данных,  и автоматически сохранятся в ней;

      необходимо, чтобы существовала возможность исправления информации, написанной ранее (редактирование полей).

Требования к информационной и программной совместимости:

      Программный продукт должен быть программно независим.

      Программный продукт должен работать под управлением ОС семейства Windows, таких как Windows 2000/XP/Seven, так в данных  операционных системах очень хорошо продуманна политика безопасности и легкость ее администрирования, поэтому эти операционные система очень хорошо подходят к компаниям, организациям, где установлена локально-вычислительная сеть, это способствует улучшить безопасность от несанкционированного доступа злоумышленника. Данные операционные системы хороши тем, что разработчики ее продумали настолько уникально что для их установки требуются небольшие ресурсы системы, а также необходимо, чтобы  на ПК был установлен пакет Microsoft Office, так как данная программа использует стандартные приложения, такие как Microsoft Office Access (СУБД), Microsoft Office Word (Текстовый редактор) или Microsoft Office Excel(Электронные таблицы) для более удобного представления информации пользователю

Требования к составу и параметрам технических средств:

      Программа должна работать на IBM совместимых персональных компьютерах;

      Минимальные системные требования: IBM PC совместимый персональный компьютер, Intel Pentium 100 (или выше) либо аналогичные процессоры других фирм;

      32 Мб оперативной памяти;

      Видеографический адаптер, поддерживающий режим не меньше 800x600;

      Манипулятор мышь;

      Лазерный принтер.

Рекомендуемые системные требования:

      IBM PC совместимый персональный компьютер,  Intel Pentium 1000 (или выше) либо аналогичные процессоры других фирм;

      128(256) Мб оперативной памяти;

      видеографический адаптер, поддерживающий режим 1023x768 - 65536 цветов (hi-color),

      Манипулятор мышь;

      Лазерный принтер.

Требования к надёжности:

             Предусмотреть контроль вводимой информации;

             Предусмотреть отказ при вводе повторной информации.

Требования к программной документации:

      разрабатываемые программные модули должны быть самодокументированны, то есть тексты программ должны содержать все необходимые комментарии;

      в состав сопровождающей документации должны входить:

o        пояснительная записка на 25-30 листах, содержащая описание разработки;

o        руководство системного программиста;

o        руководство пользователя.

Задание 4. Шаблоны документов

Создавать собственные шаблоны документов не так уж сложно, а польза от их применения огромная. Поработав некоторое время с текстовым процессором, вы начинаете понимать, что создаваемые вами документы зачастую подобны друг другу. Прежде, чем приступить к созданию нового документа, как говорится, "с нуля", попробуйте сначала разработать новый шаблон, а потом на его базе создать документ. Все ваши стили будут сохранены в шаблоне, поэтому, создавая новый документ, вам не потребуется снова создавать стили.

Чтобы создать шаблон, выполните следующие действия.

- Выберите документ, на основе которого будете создавать шаблон.

Когда вы создаете новый документ, то должны позаботиться о том, чтобы в нем были заложены все необходимые стили, а также текст, особенно тот, который вы постоянно используете в разного рода документах. Если для создания шаблона используется уже имеющийся документ, прежде всего сделайте на диске его копию (на всякий случай!). Теперь можно вырезать из него весь текст, присутствие которого в шаблоне вам кажется неуместным, а также удалить все лишние графические элементы. Отредактируйте колонтитулы так, чтобы в них остались только те элементы, которые, по вашему мнению, должны присутствовать в шаблоне.

- Выберите команду Файл>Сохранить как.

На экране появилось диалоговое окно Сохранение документа. Это то самое диалоговое окно, которое использовалось для сохранения любых файлов.

- Введите имя документа.

Имя следует набрать в поле Имя файла. Оно должно быть кратким и описательным; слово "шаблон" в имени не используется — Word сам об этом позаботится.

В раскрывающемся списке Тип файла выберите элемент Шаблон документа.

- Щелкните на кнопке Сохранить.

Теперь ваше детище, которое стало называться шаблоном документа, надежно спрятано на диске в специально предназначенном для него месте, где Word хранит все свои шаблоны документов.

Если вы захотите создать другой шаблон, то новый шаблон можно будет построить на основе только что созданного. Например, если существует шаблон Письмо, то на его основе можно создать шаблон для писем другого типа.

- Закройте шаблон документа.

Выберите команду Файл>Закрыть или щелкните на кнопке закрытия окна. Окно с шаблоном документа будет закрыто.

С помощью средств Microsoft Office были созданы следующие шаблоны документов:

- организационные (штатное расписание)

Рисунок 3 – Шаблон штатного расписания

- распорядительные (распоряжения)

Рисунок 3 – Шаблон распоряжения

- информационно-справочные (докладная записка)

Рисунок 3 – Шаблон докладной записки

Задание 5. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать; по степени сложности освоения пользователем; по объему функциональных возможностей и по назначению для применения.

По всем этим характеристикам их можно классифицировать на три большие категории:

·          текстовые редакторы,

·          текстовые процессоры

·          настольные издательские системы.

 Редактор текстов (text editor) – это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, предназначенного для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования (т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.).

 Текстовый процессор (word processor) – система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами – разметкой и предназначена для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге. Такие программы ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

В текстовых процессорах есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде, среди которых можно выделить следующие:

·       ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

·      предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.;

·        автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

·       ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

·       объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

·       автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

 Достаточно условно эти инструментальные средства могут быть разделены на три большие группы: текстовые процессоры начального уровня, мощные профессиональные текстовые процессоры, специализированные текстовые процессоры.

 К первой группе можно отнести продукты класса WordPad из штатной поставки Windows. Наиболее известныC-WordPad, WordMagic, YeahWrite, Crypt Edit. Текстовые процессоры этой группы очень просты в использовании, работают быстрее, требуют небольшую оперативную память и стоят недорого. Однако в настоящее время эти программы крайне редко используются для подготовки и обработки текстовых документов, так как имеют небольшие возможности по обработке текстов. Прежде всего, в них обычно отсутствует двухстороннее выравнивание абзацев, как того требуют российские стандарты подготовки документов; нельзя расставлять переносы, что ухудшает внешний вид печатного документа.

 Ко второй группе можно отнести мощные профессиональные текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся MS Word, Corel WordPerfect,Lotus WordPro, StarWriter.

Самой популярной программой этой группы является Microsoft Word – приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. MS Word – одна из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая позволяет быстро и с высоким качеством подготовить любой документ – от простой записки до оригинал-макета сложного издания.

MS Word дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии: