Анализ современных текстовых процессоров

Недостатки. Сложность файлового обмена. Помимо собственного формата и TeX/LaTeX, можно читать и записывать только документы в форматах текст и HTML. Windows-версия LyX сложна в установке и настройке и требует наличия громоздких компонентов, таких как компилятор TeX, среды эмуляции XWindows и многих других.

“Лексикон” для Windows

Достоинства. Этот текстовый процессор занимает нишу между Works и Word, сочетая простоту первого и многие возможности второго. Например, имеется редактируемая библиотека стилей, генератор оглавления. В последней, пятой версии появилась возможность вставки редакторских помет. Имеется менеджер документов, который имеет много полезных возможностей. Например, можно сравнивать содержание двух документов.

Удобные средства оформления списков и простых таблиц. В этом «Лексикон» даже превосходит Word. Например, ячейки таблиц можно объединять не только по горизонтали, но и по вертикали. Намного удобнее создавать иерархические списки.

Параметры оформления документа по умолчанию полностью соответствуют российскому делопроизводственному ГОСТу. Отличное качество справки и сопроводительной печатной документации. Развитая и удобная система проверки орфографии, которая намного опережает штатную Word и Works. Например, незнакомое системе слово можно занести в словарь со всеми его формами.

Полностью совместим с Word 6/95/97/2000 как по чтению, так и по записи документов. При этом никаких проблем нет как со старыми шрифтами, так и с новыми стандарта Unicode.

Позволяет использовать графические фильтры MS Works и MS Office при том условии, что устанавливался после них.

Большое количество шаблонов деловых документов. При этом они представляют собой готовую «рыбу», что заметно ускоряет создание всевозможных справок, счетов, договоров.

Недостатки. С большими документами, особенно в «чужом» формате, работает медленнее, чем Word. Малое количество штатных графических конвертеров.

PC Text

Достоинства. Продукт с теми же возможностями, что и Word 97/2000, за исключением поддержки макропрограммирования и возможности хранить несколько версий документа в одном файле.

Интерфейс и особенности работы также близки к Word, что заметно облегчает изучение.

Корректная поддержка как современных шрифтов стандарта Unicode, так и старых, которые применялись еще в Windows 3.1x. Так что никаких проблем с чтением старых и новых документов нет.

Недостатки Отсутствие поддержки русского языка: проверки орфографии, автоматической расстановки переносов.

Word

Продукт хорошо известен, его достоинства и недостатки постоянно обсуждаются.

Основные достоинства. Широкое распространение, это стандарт de facto; полная лингвистическая поддержка русского языка, наличие системы проверки орфографии и грамматики, средства автоматической расстановки переносов; наличие большого числа файловых конвертеров; широкий круг возможностей, касающихся групповой работы с документами.

Недостатки. Плохая совместимость с прежними версиями. Параметры документа, установленные по умолчанию в Мастерах и шаблонах, не соответствуют отечественным делопроизводственным стандартам. Их надо настраивать вручную. Есть множество ошибок, которые чреваты аварийным завершением работы, причем некоторые из них тянутся с самых первых версий. И еще. Word, как и весь MS Office, предназначен для работы в Windows NT/2000. В Windows 9x, которые преобладают у домашних пользователей, он функционирует на порядок хуже.

Lotus WordPro

Достоинства. Отличный модуль работы с таблицами, в которых можно проводить вычисления. Поддерживается также вставка таблицы в ячейку таблицы. Читает и записывает документы в формате всех версий Word. Собственный файловый формат очень компактный.

Имеются модули лингвистической поддержки всех основных мировых языков, в том числе и русского.

Недостатки. Большой объем. Низкое быстродействие. Интерфейс только английский. Внешний вид WordPro и особенности работы с ним существенно отличаются от привычных стандартов Microsoft, что осложняет работу с программой. Не распространяется отдельно от SmartSuite. Параметры документа по умолчанию не соответствуют отечественным стандартам делопроизводства.

Corel WordPerfect

Достоинства. Великолепные возможности макетирования. WordPerfect вполне можно использовать в качестве программы для верстки полос, создавая оригинал-макеты книг и толстых журналов. От издательских систем, ориентированных на подготовку содержательных документов сложной структуры, таких как Corel Ventura или Adobe FrameMaker, WordPerfect отличается лишь отсутствием возможности проводить цветоделение. Хотелось бы отметить прежде всего корректное выравнивание текста при многоколоночной верстке. Инструмент, аналогичный «Фигурному тексту» в Word, имеет существенно большие возможности.

Отличные средства работы с вычисляемыми таблицами, которые во многих случаях позволяют обойтись без табличного процессора.

Полная лингвистическая поддержка русского языка, как, впрочем, и многих других.

Недостатки. Низкое быстродействие. Неустойчивая работа. WordPerfect. Документы Word WordPerfect только читает. При записи теряется много информации об оформлении, и документ приходится переверстывать.

Проведя анализ, мы пришли к выводу, что вариантов выбора три: Works, «Лексикон» для Windows и Word. К этому списку можно добавить также PC Text и WordPro.

Works более простой в обращении, мощный и функциональный продукт.

«Лексикон» хорошая и компактная альтернатива Word со многими возможностями. Вполне подойдет для работы с довольно сложными документами, где необходимо наличие оглавления.

Word обладает более широким спектром возможностей, таких как создание предметных указателей, хранение нескольких вариантов документа в одном файле и внесение правок при сохранении исходного текста.

2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕКСТОВЫХ ПРОЦЕССОРОВ В ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ ВЫСТАВОЧНОГО ЦЕНТРА “ЭКСПО-ТОЛЬЯТТИ”

2.1 Анализ информационного обеспечения управления выставочного центра “Экспо - Тольятти”

Основные требования к информационному обеспечению управления на предприятии - это полнота, объективность и оперативность получения и анализа информации. Рассмотрим далее, какого рода информация необходима для поддержки принятия решений на всех уровнях управления.

Информация об организационно-функциональной структуре предприятия включает:

                    перечень подразделений;

                    иерархия подразделений;

                    основные функции подразделения;

                    численность сотрудников в подразделениях;

                    функциональное назначение подразделений и должностные обязанности отдельных сотрудников.

Информация о документах, участвующих в документообороте предприятия. Причем все типы документов можно разбить на две группы:

                    типовые нормативные документы;

                    внутренние документы, существующие только в данной компании и отражающие специфику ведения бизнеса.

Для каждого типа документа должна быть определена схема движения, описывающая его жизненный цикл (кем и когда инициируется создание документа, каковы этапы коллективной работы над документом, какую хозяйственную операцию отражает, кем и как долго хранится документ).

Разнообразная аналитическая информация, представляемая обычно в виде отчетов, и подводящая итоги функционирования предприятия за определенный период.

Статистическая информация о деятельности компании необходима для проведения сравнительного анализа и прогнозирования.

Средства автоматизации управленческой деятельности

Полная автоматизация управленческой деятельности подразумевает проведение комплекса мероприятий по внедрению современных информационных технологий в компании. Условно можно выделить две группы задач, связанных с использованием технических и программных средств автоматизации:

1.                  Оснащение рабочих мест управленцев всех уровней современными средствами получения и обработки информации, а также средствами связи.

2.                  Внедрение на предприятии комплексной информационной системы (КИС).

К техническим средствам автоматизации традиционно относят: персональные компьютеры, локальные компьютерные сети, разнообразную офисную технику (ксероксы, сканеры, принтеры), современные средства связи, включающие мобильную связь, Internet и электронную почту.

Полная автоматизация управленческой деятельности подразумевает проведение комплекса мероприятий по внедрению современных информационных технологий в компании.

Проведя анализ информационного обеспечения управления, мы пришли к следующим выводам:

1. Перечень и иерархия подразделений выставочного центра “Экспо - Тольятти” отражены в Уставе организации. В связи с реорганизацией выставочного центра изменился перечень и иерархия структурных подразделений, что, в сою очередь, нашло свое отражение и в Уставе;

2. Основные функции подразделений так же прописаны в Уставе организации, функции сотрудников “Экспо - Тольятти” закреплены должностными инструкциями. Так же, в связи с реорганизацией выставочного центра, появились новые должности. В связи с этим, ведется работа по составлению и адаптации новых должностных инструкций для сотрудников выставочного центра. В старые должностные инструкции вносятся некоторые корректировки;

3. Типовые нормативные документы хранятся в кабинете генерального директора. Ксерокопии всех нормативно – правовых документов имеются в каждом отделе организации и хранятся отдельно от всех остальных рабочих документов.

4. Внутренние документы имеются в каждом отделе, но уничтожаются по мере минования надобности, кроме экономического отдела, где они хранятся постоянно с последующей передачей в архив. В некоторых отделах отсутствует журнал регистрации внутренних документов. В канцелярии регистрируются только документы с синей печатью. Документы, переданные по электронной почте не имеют юридической силы и не являются отчетным документом, поэтому в выставочном центре “Экспо - Тольятти” не хранятся и не регистрируются;

5. Рабочие места всех сотрудников выставочного центра оснащены компьютерами, телефонами. В каждом отделе имеется принтер, факс и ксерокс. На время проведения выставок сотрудникам, задействованным на выставочной территории, выдаются сотовые телефоны.

6. В организации отсутствует правильно организованный архив, что, в свою очередь, сокращает срок хранения документов.

2.2 Анализ использования текстовых процессоров в подразделениях выставочного центра “Экспо - Тольятти”

В ходе наблюдения и опроса сотрудников выставочного центра “Экспо - Тольятти”, оказалось, что во всех подразделениях данной организации для работы с текстом, сотрудники используют текстовый процессор Microsoft Word.