Анализ современных текстовых процессоров

Microsoft Word – один из лучших текстовых редакторов. Он позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, изменять оформление абзацев и начертание шрифта, готовить документ к печати. Дополнительные модули Word позволяют выполнять такие операции, как проверка орфографии и грамматики, формирование оглавлений и указателей, слияние с базой данных.

Особенность текстовых процессоров Microsoft Word 97 и Microsoft Word 2000 состоит в том, что они ориентированы на работу с многоязычными шрифтовыми наборами (UNICODE). Выбор других шрифтовых наборов действует только до ближайшего переключения раскладки клавиатуры с основной (английской) на дополнительную (русскую), после чего происходит неконтролируемый автоматический возврат к использованию одного из шрифтов UNICODE, зарегистрированных в операционной системе.

В своей работе мы решили подробно остановится на работе с текстовыми процессорами Microsoft Word 97 и Microsoft Word 2000 в рекламном отделе и отделе менеджмента.

Рекламный отдел в выставочном центре “Экспо - Тольятти” состоит из 4 сотрудников: начальник отдела – 1 человек, дизайнер – 2 человека, менеджер по связям с общественностью – 1 человек.

В функции рекламного отдела входят:

1. Разработка и оформление эмблем выставок

2. Составление анкет и опрос посетителей выставок

3. Оформление входных билетов на выставки

4. Участие в создании рекламы в СМИ

5. Оформление территории выставок.

В основном, выставки проводятся осенью и весной, приблизительно 3 выставки в квартал. Зимой проходит только 1 выставка, поэтому сотрудники рекламного отдела для выполнения своих задач, очень часто пользуются текстовым процессором Microsoft Word.

Мы проанализировали и сравнили количество функций Word, используемых сотрудниками выставочного центра с общим числом функций Word и пришли к следующим результатам:

Из 18 возможных функций данного текстового процессора, сотрудниками рекламного отдела выставочного центра “Экспо - Тольятти” используются только 10, а 8 остаются без внимания. Это связано с тем, что, в основном, работа в рекламном отделе связана не с созданием и редактированием текстовых документов, а с разработкой эмблем и слоганов для выставок.

Хотя для сбора в единую эмблему необходим процессор, способный объединить написание текста со вставкой в него различных графических объектов, поэтому сотрудники данного отдела предпочли создание новых проектов именно в Microsoft Word.

В отделе менеджмента ситуация обстоит несколько иначе. Этот отдел состоит из 12 сотрудников: 4 руководителя проектов и 8 менеджеров. Каждый менеджер закреплен за отдельным руководителем и занимается организацией строго определенных выставок. Это делается для того, чтобы выставки не казались однообразными и скучными, а так же с целью распределения обязанностей и удобства контроля за подготовкой, проведением и результатами выставки, а так же с целью поощрения отдельно отличившихся сотрудников.

Для наглядного сравнения, мы построили такую же таблицу, которую использовали для анализа в рекламном отделе:

Результаты анализ кардинально отличаются от результатов анализа отдела рекламы. Из 18 возможных функций данного текстового процессора, сотрудниками отдела менеджмента выставочного центра “Экспо - Тольятти” используются 14, а 4 остаются без внимания. Это связано с активной работой с текстом в данном отделе.

Менеджерам постоянно приходится иметь дело со сводными таблицами, составлять план проведения выставки, разрабатывать программу выставки, делать отчеты о проделанной работе. С расширением обязанностей, необходимость использования текстового процессора несомненно возросла.

Поэтому использование текстового процессора в той или иной степени необходимо в каждой организации, в каждом отделе, каждым сотрудником.

3.      РЕКОМЕНДАЦИИ

Выставочный центр «Экспо - Тольятти» - активно действует с 1996 года. На сегодняшний день является динамично  развивающейся перспективной компанией, профессионально занимающейся организацией и проведением  специализированных выставок, конференций, семинаров в Тольятти.

Выставки и проекты «Экспо-Тольятти» направлены на развитие производства и экономики Тольятти и  всего региона Среднее Поволжье. Они всецело способствуют поддержке и развитию малого и среднего бизнеса, укреплению межрегионального делового сотрудничества.

«Экспо-Тольятти» строит свою деятельность в тесном взаимодействии с Администрацией города, Торгово-Промышленной Палатой, профессиональными союзами, объединениями и ассоциациями, что способствует формированию  насыщенной деловой программы выставок. Это делает выставки важным событием в деловой жизни города, местом встречи профессионалов, центром бизнес-активности. Именно здесь для многих российских предприятий  раскрываются широкие перспективы деятельности на рынке Тольятти и Самарской области, решаются конкретные задачи по сбыту, изучению спроса, рекламе, поиску партнеров и получению производственных заказов.

За 12 лет работы выставочным центром «Экспо-Тольятти» было проведено более 100 специализированных и универсальных выставок, в которых приняли участие 7780 предприятий и организаций из регионов России. С выставками познакомились порядка 450 тыс. посетителей из России и Зарубежья.

Высокий профессиональный уровень сотрудников «Экспо-Тольятти», многолетний опыт выставочной деятельности центра и развитая материально-техническая база делают выставочные мероприятия максимально эффективным и выгодным для всех компаний-экспонентов. Из года в год выставочный центр «Экспо-Тольятти» выполняет свою главную задачу – объединение на одной площадке производителей и потенциальных потребителей, обеспечивая их эффективное взаимодействие.

Проанализировав работу с документами и текстовыми процессорами в выставочном центре “Экспо - Тольятти”, мы выявили некоторые недостатки, которые необходимо устранить с целью совершенствования документооборота в организации:

1. Нет окончательно сформированных должностных инструкций сотрудников организации

2. Отсутствие журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции в некоторых отделах

3. Не ведется регистрация документов, переданных по электронной почте

4. Отсутствует архив

Исходя из этого, мы можем дать некоторые рекомендации, которые на наш взгляд помогут ускорить и улучшить качество выполняемой работы:

1.                  Разработку должностных инструкций необходимо возложить на юридический отдел, с целью избежания различных правовых неточностей

2.                  Завести в каждом отделе журналы регистрации входящей и исходящей документации

3.                  Начать регистрировать электронные документы, во избежание путаницы, завести для данного вида документов, отдельный регистрационный журнал

4.                  Создать архив на территории выставочного центра “Экспо - Тольятти” либо передавать документы на хранение в городской архив

5.                  В рекламном отделе рекомендуется большее внимание уделять не текстовым процессорам, так как работу в них требует только создание анкет, а графическим, так как в основном работа ведется с рисунками и прочими графическими изображениями.

6. В отделе менеджмента сотрудники активно работают с текстовыми процессорами на достаточно высоком профессиональном уровне

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Текстовый процессор — вид прикладной компьютерной программы, предназначенной для производства (включая набор, редактирование, форматирование, иногда печать) любого вида печатной информации. Иногда текстовый процессор называют текстовым редактором второго рода.

Среди мощных текстовых процессоров полностью удовлетворяют требованию корректной поддержки работы с документами на русском языке MS Word, Lotus WordPro и Corel WordPerfect. Из более простых  WordWright, «Эверест», MS Works, Cognitive Editor, «Лексикон» для Windows и PC Text.

Проведя анализ, мы пришли к выводу, что вариантов выбора три: Works, «Лексикон» для Windows и Word. К этому списку можно добавить также PC Text и WordPro.

В ходе наблюдения и опроса сотрудников выставочного центра “Экспо - Тольятти”, оказалось, что во всех подразделениях данной организации для работы с текстом, сотрудники используют текстовый процессор Microsoft Word.

Microsoft Word – один из лучших текстовых редакторов. Он позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, изменять оформление абзацев и начертание шрифта, готовить документ к печати. Дополнительные модули Word позволяют выполнять такие операции, как проверка орфографии и грамматики, формирование оглавлений и указателей, слияние с базой данных.

Использование текстового процессора в той или иной степени необходимо в каждой организации, в каждом отделе, каждым сотрудником.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.             Бернадская Ю. С. Текст в рекламе / Ю. С. Бернадская .- СПб.: Просвещение, 2008 .- 193 с.

2.             Гальперин И. Р. Текст как объект лингвистического исследования / И. Р.Гальперин .- М.: Юнити – Дана, 2009 .- 198 с.

3.             Глушаков С. В., Сурядный А. С., Струков М. А. Word 2007. Секреты и трюки / С. В. Глушаков, А. С. Сурядный, М. А. Струков .- М.: Проспект, 2007 .- 209 с.

4.             Голенищев Э. П., Клименко И. В. Информационное обеспечение систем управления /  Э.П. Голенищев, И. В. Клименко .- М.: АСТ Пресс, 2008 .- 284 с.

5.             Елисеева Т.П. Система информационного обеспечения управления: учебное пособие для Вузов / Т.П. Елисеева .- М.: Эксмо, 2009 .- 361 с.

6.             Ершов А. Д., Копанева П. С. Информационное обеспечение управления / А. Д. Ершов, П.С. Копанева .- М.: Кнорус, 2005 .- 231 с.

7.             Ирвин Кип Р. Язык ассемблера для процессоров Intel / Кип Р. Ирвин .- М.: АСТ Пресс, 2005 .- 157 с.

8.             Касавин И. Т. Текст. Дискурс. Контекст. Введение в социальную эпистемологию языка / И. Т. Касавин .- М.: Инфра – М, 2008 .- 216 с.

9.             Матрозова А. В., Циферблат Л. Ф. Текстовые процессоры: шаг за шагом / А. В. Матрозова, Л. Ф. Циферблат .- М.: АСТ Пресс, 2006 .- 106 с.

10.         Миллхоллон М., Мюррей К. Эффективная работа: Word / М. Миллхоллон, К. Мюррей .- М.: Кнорус, 2006 .- 154 с.

11.         Мироедов А.А. Информационное обеспечение механизмов управления / А. А. Мироедов .- М.: Эксмо, 2007 .- 316 с.

12.         Новиков Г. А., Новиков П. А., Орлова М. В., Пылькин А. Н. Работа с текстовым процессором MS Word: учебное пособие / Г. А. Новиков, П. А.Новиков, М. В.Орлова, А. Н. Пылькин .- М.: Юнити – Дана, 2005 .- 87 с.

13.         Прайс Джонатан, Прайс Лиза Текст для Web. Доступность и привлекательность / Джонатан Прайс, Лиза Прайс .- М.: Кнорус, 2006 .- 58 с.

14.         Ремизова М. Только текст / М. Ремизова .- М.: Юнити – Дана, 2007 .- 105 с.

15.          Симонович С. Эффективная работа MS Word 2007 / С. Симонович .- М.: Кнорус, 2008 .- 214 с.

16.         Солонина А., Улахович Д., Яковлев Л. Цифровые процессоры / А.Солонина, Д. Улахович, Л.Яковлев .- М.: Гардарики, 2005 .- 104 с.