Автоматизация документооборота на предприятии

     Утвержденные  предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998 году, а отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, к 1997 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

     Переписка группируется за календарный год  и систематизируется в хронологической  последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.  

     

5. Подготовка документов к архивному хранению

 

     Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие  сроки и затем выделяются к  уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

     Работу  по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая  в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами работы, ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия. Примерное положение об ЭК предприятия приведено в приложении 2.

     Экспертиза  ценности документов постоянного и  временного сроков хранения должна проводиться  ежегодно. Отбор документов постоянного  хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы (см. приложения 3 и 4 )..

     Дела  включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них  срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством  в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.

     Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела (на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле (черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела; составление заверительной надписи дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).

     Внутренняя  опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается

     спецификой  данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

     На  обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации- учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение 5).

     С целью систематизации и закрепления  перечня заголовков дел внутри фонда  и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

     На  дела постоянного, долговременного  сроков хранения и по личному составу  составляются отдельные описи.

     Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

     В ведомственный архив вместе с  делами передаются регистрационные  карточки на документы по согласованию с архивом.  

     

6. СЭД

     Существуют  некоторые критерии выбора СЭД :

     1.Классификация  по критерию «Атрибут или содержание»

     Набор атрибутов:

• регистрационный номер,
• исходящий номер,
• дата документа,
• автор,
• тип,
• адресат,
• номенклатура дел

     Содержание 

• смысловая часть,
• ради неё создается документ

     2.Функциональность  системы:

• набор функций, который в совокупности составляет картину об ее реальном предназначении.
• Профайлинг
• Выписка/возврат документов
• Создание и редактирование документов.
• Версионность и управление версиями
• История работы с документом
• Поиск как по атрибутам документа
• управление группами пользователей, ролями
• маршрутизация документов
• интеграция с электронной почтой
• работа со сканированными изображениями документов
• Web-представительства

     3.Совместимость  с инфраструктурой

• Система должна быть простой в установке и конфигурировании
• Заранее определить системного администратора
• Интеграция нового продукта с базовыми сервисами операционной системы
• Возможна ли интеграция с другими технологиями обработки документов
• Если планируется развитие системы, то на кого будут возложены эти работы

     Основные  СЭД:

• из коробочных решений : "Гран-Док",  "ДЕЛО", "Евфрат-документооборот"
• из конструкторов - почти все западные разработки, а также Landocs, "БОСС-Референт", "Золушка".

     ГЛАВА 2. анализ и организации документооборота в ООО»Примера» (ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ)

 
     

1. Учет  документооборота на примере ООО «Примера»

 

     Метод установления организационной структуры  службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости  от объема документооборота был сформулирован  в Единой государственной системе  делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

• 1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;
• 2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;
• 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
• 4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

     Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10

     Уд  – учет документооборота

     S вх.- общее количество входящих документов в год

     Sисх.- общее количество исходящих документов в год

     Sвн.- общее количество внутренних документов в год 

     Уд = S вх. + Sисх. + Sвн. за 2010 год

     Уд = 20000 + 10000 + 7000 = 37000 тыс.документов в год

     Так согласно вышепредставленной классификации, объем документооборота учреждения составляет от 25 тыс. до 100 тыс, следовательно предприятие относится ко второй категории.

2. Структура организации ООО «Примера»

Типовая организационная структура фирмы 
 
 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Значение  структуры организации для ее производительности было осознано позже, чем влияние организации труда. Структура определяет взаимоотношения между руководством и подчиненными на всех уровнях организации и между основными ее структурными подразделениями. Самое непосредственное влияние структура оказывает на производительность через отношение численности административно-управленческого персонала к численности остальных работников. Административный состав представляет собой значительный затратный фактор. Если организация может  обойтись меньшим числом управляющих без ущерба для своей деятельности, ясно, что ее производительность будет выше.

     Структура организации воздействует на ее производительность и другим, не столь явным образом. Как уже отмечалось в предыдущих главах, исследования показывают, что  некоторые группы работников, например, специалисты и ученые, отрицательно реагируют на жесткие структуры с высокой степенью администрирования. В таких структурах они обычно недовольны своей работой и уровень результативности их труда ниже. К тому же организации с менее централизованной структурой быстрее реализуют необходимые изменения. В нынешней динамичной среде высоких технологий те организации, структура которых способствует развитию творческих начал, иногда могут получить значительные преимущества в конкурентной борьбе. Своевременно выйти первым на рынок, например, с современным компьютером — это значит резко увеличить доходную составляющую в формуле расчета производительности.