Автоматизация документооборота на предприятии

     Вместе  с тем, в ряде случаев высоко централизованная структура может оказаться эффективнее. История, например, доказала, что применительно к крупномасштабным военным операциям такой подход является наиболее целесообразным. Минимизируя сбои в коммуникациях, максимизируя точность ответной реакции на управляющие воздействия» можно скоординировать действия многих тысяч людей. 

     В состав фирмы, предприятий, её составляющих, входят два крупных блока подразделений: производственные, а также управленческие и обслуживающие.

     Ведущую роль в составе производственных подразделений играют основные цеха и производственные участки. В них  выполняются операции по непосредственному изготовлению основной продукции, предназначенной для продажи.

     Производственные  подразделения, предназначенные для  обслуживания своей продукцией и  услугами основных цехов и участков, называются вспомогательными. К ним  относятся подразделения по обеспечению тепловой и электрической энергией, по ремонту оборудования, изготовлению инструмента, технологической оснастки и др.

     Подразделения, обеспечивающие нормальное функционирование всех основных и вспомогательных  цехов и участков, называются обслуживающими. К ним можно отнести складское хозяйство, внутрифирменный транспорт, связь.

     Состав  и взаимосвязь основных и вспомогательных  цехов, а также обслуживающих  хозяйств производственного назначения называют производственной структурой фирмы (предприятия). Она является составной частью общей структуры фирмы. Такая структура зависит от вида и объёма выпускаемой продукции, форм специфики и характера межфирменной кооперации, форм организации труда на фирме и других факторов. Производственная структура предприятия представлена на рис. 2.

     Социально-бытовые  подразделения обеспечивают соответствующие  нужды работников фирмы, а также  членов их семей (жилищно-эксплуатационные конторы, столовые, ясли и детские  сады, медсанчасти и др.). В последние  годы наблюдается тенденция освобождения фирм и предприятий от несвойственных им социально-бытовых подразделений и передача их местным муниципальным органам.

 

     Производственная  структура предприятия 

     В составе управленческих и обслуживающих  подразделений ведущую роль играет управление фирмой. Состав и взаимосвязь органов управления составляют организационную структуру фирмы..

     Структура органов  управления фирмой складывается в зависимости от размера фирмы, характера выпускаемой продукции, особенностей маркетинга и др.

     Общая структура фирмы – интегрированный  комплекс реальных условий достижения заданных целей, и поэтому её схема  должна отражать и направления хозяйственной  деятельности, и состав технического капитала, и кадровый состав, и распределение  производства между предприятиями фирмы, и целевую ориентацию сбыта продукции, и многое другое. В общей структуре фирмы должны быть отражены условия, обеспечивающие не только хозяйственную миссию, но и выработку долгосрочной стратегии достижения целей фирмы, а также создание управленческих механизмов реализации этой стратегии через систему планов.

     Эффективность действующей  общей структуры фирмы определяется результатом её работы, т. е.  прибылью, полученной от реализации товаров и  услуг.

     Подводя итоги данной главы, нужно отметить, что общая структура фирмы – это её подразделения, зависящие от специфики производства, его масштабов, желания руководства. В состав фирмы, предприятий, её составляющих, входят два крупных блока подразделений: производственные, а также управленческие и обслуживающие. К первым относятся: основные и вспомогательные цеха, производственные участки и обслуживающие хозяйства производственного назначения. Ко вторым относятся: управление фирмой, охрана и социально-бытовые подразделения. 
 
 
 

     

3. Расчет  численности службы ДОУ

     Расчет  численности работников службы ДОУ (канцелярии) произведен исходя из фактической  трудоемкости работ, выполненных в  истекшем году 

п/п	Вид выполняемой работы	Номер норматива	Единица объёма работы	Объём работ за год	Норматив времени на единицу объёма работ, чел.-ч	Сумма затрат времени, чел.-ч
	Автоматизированное  ведение номенклатуры дел организации	3.1.1.3	205 позииций	7300	40,00	1424,3
	Автоматизированная  регистрация поступающих  документов	3.1.2.9	11 документов	26000	0,40	945,5
	Автоматизированный  учет количества поступающих  документов, документов-ответов  на поступающие документы, отправляемых инициативных документов	3.1.2.15	101 документ	10000	0,05	4,9
	Автоматизированный  контроль исполнения поступающих документов	3.1.3.2	100 документов	8000	0,75	60
	Передача  дел в архив  организации из структурного подразделения	3.1.5.8	12 дел	6000	3,25	1625
	8. Проверка наличия  и состояния документов	3.2.7	10 дел	4000	0,80	320
	Обработка документов, получаемых по факсу	3.1.2	2 листа	100	0,15	87,5
	Обработка поступающих телефонограмм	3.1.2	2 телефонограммы	50	0,20	5
ИТОГО:						4472,2

 

     Тн - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности – 4919,42 чел.-ч;

     Тн.н - трудоемкость работ, не предусмотренных  сборником - 96,8 чел.-ч (определена экспертным путем);

     Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается  в среднем равным 2006 ч). 

           Ч  =      = 2,5 чел. = 3 чел.

4. Схема  потока документов

 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Документооборот – это движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

     Следует отметить, что в этом определении  упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения  или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

     Несмотря  на вторичность порядка движения документов по отношению к целям  и задачам организации, документооборот  рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

     В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

 

     Каждый  из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так  и автоматизированной технологии.

     Вследствие  того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

     При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный  документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

             Движение документов в организации   с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Цель курсовой работы была достигнута.

     Проведя анализ деятельности службы ДОУ ООО «Примера» , были сделаны следующие выводы:

     1. Оперативность и надежность управления документооборота  связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам).

     2. Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ООО «Примера» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

     3. Объем документооборота учреждения составляет 37000 тыс.  т.е от 25 тыс. до 100 тыс, следовательно предприятие относится ко второй категории.

     4. Исходя из расчета численности работников службы ДОУ который равен = 3 человека, предлагаю принять на работу еще одного сотрудника.  

     В настоящее  время  наличие  успешно  действующей  системы  автоматизации  делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного  предприятия и  его руководства.  Это  означает  полную  управляемость  подчинённых  руководству аппарата,   их   компетентность,   солидарность  и   дисциплинированность. 

     СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева  В. И. Делопроизводство: требования к  документообороту фирмы  (На основе Гостов РФ) / В. И. Андреева. – М.: Бизнес-школа. Интел Синтез, 1994. – 305с.
2. Большакова Н.И. Секретарское дело / Н.И.Большакова, Т.М. Пинигина. – Ростов н/Д: «Феникс», 2001. – 352с.
3. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере / Д. В Васильев. – М.: Приор, 1997. – 200с.
4. Веселов П. В. Современное деловое письмо и промышленности / П. В. Веселов. — М.: 1999. – 320с.
5. Головач А. С. Оформление документов. / А.С. Головач - Киев- Донецк: Вице школа, 1999-120с.
6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело .Термины и определения(утверждено постановлением Госстандарта России от  27.02.1998 №28).
7. Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно-практическое пособие). – М.: «Издательство РАГС»,2003. – 372с.
8. Демидова А. К.  Русская коммерческая корреспонденция /  А. К. Демидова, Э. Л. Смирнов. – М.: Русский язык, 1985. – 325с.
9. Иритикова В. С. Приказ по личному составу / В. С. Иритикова //Секретарское дело. – 1997. - № 1 – С. 20-27.
10. Корнеева А. П.  Машинопись и основы делопроизводства./ А. П. Корнеева, А. М. Ашелина. –  М.: Просвещение, 1999-300с.
11. Кудрявцев В. А.  и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник / В. А. Кудрявцев. – М.: ИНФРА-М, 1998. – 200с.
12. Кузнецова Т. В.. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. – 150с.
13. Курицкий Б. Я. Организация делопроизводства и управления в офисе / Б. Я. Курицкий.  – Санкт-Петербург: BVH, 1997. – 268с.
14. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в   деятельности организации, с указанием сроков хранения (утверждено   Росархивом 06.10.2000).
15. Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря» / И. В. Самыкина - М.: БИНОМ, 1995-250с.
16. Справочная правовая система «Консультант Плюс».
17. Стенюков М. В. Практическое пособие по документационному обеспечению     деятельности предприятия / М. В. Стенюков - М.:2004-300с.
18. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия / М. В. Стенюков- М.: Приор, 2000-239с.
19. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах   исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной  службы Росси от 27.11.2000. – 2000. – №68.
20. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации , информатизации и защите информации» от 20.02.1995 №24 – ФЗ (в редакции от    10.01.2003)